A estrutura de processos utilizada em diversas empresas tem se adaptado a uma nova realidade profissional. Se antes as organizações se baseavam na divisão de tarefas e rotinas, hoje há muito mais ênfase na elaboração de projetos, em ações mais direcionadas e com objetivos específicos. Porém, várias dessas empresas também não conseguem aproveitar ao máximo seus projetos, principalmente pela falta de um Project Management Office (PMO) em sua empresa.

Talvez você ainda não conheça esse termo, mas ele já é altamente difundido em diversas empresas, especialmente naquelas de grande porte, que precisam lidar com várias pequenas mudanças regularmente. Se você está, por exemplo, com dificuldades para implementar novas práticas, adotar essa área em seu negócio pode ser uma boa solução.

Para que você entenda do que estamos falando, aprenda como colocar essas ideias em prática e consiga melhorar ainda mais o seu negócio, vamos explicar o que esse termo significa, qual é a importância desse setor e como você pode implementá-lo. Acompanhe.

Definição de Project Management Office — Escritório de projetos

Costumamos nos referir ao “Escritório de Gerenciamento de Projetos” pela sigla PMO, do inglês “Project Management Office”. Como o nome dá a entender, esse é um setor da empresa, terceirizado ou próprio, que trabalha para melhorar o desempenho de todos os projetos realizados na organização. Por meio de uma equipe capacitada e experiente, com as devidas certificações de projetos, é possível auxiliar as demais áreas do negócio para que todas tenham um melhor desempenho em seus objetivos.

As funções específicas dessa área dentro da empresa podem variar um pouco de acordo com o tipo de PMO em questão e com as demandas do seu negócio, mas falaremos disso em mais detalhes a seguir. De forma geral, essa área atua como apoio e direcionamento das outras áreas, para que seus projetos não entrem em conflito com as demais ações da empresa.

Importância do PMO

Obviamente, esse setor traz diversos benefícios para a organização da empresa e seu gerenciamento de projetos, tanto no curto quanto no longo prazo. Em muitos casos, pode ser um investimento básico para garantir a sobrevivência do negócio. Para esclarecer isso, listamos aqui alguns de seus principais benefícios:

1. Otimização dos projetos

Vale sempre lembrar que a implementação de projetos faz parte dos investimentos da empresa. E como em qualquer outro negócio, você quer obter o máximo de rentabilidade para cada centavo investido. Isso vale para a busca de novos mercados, programas de fidelização e capacitação de equipe, entre outras coisas.

Além de otimizar os custos financeiros, o PMO também pode contribuir para a otimização do tempo da equipe. Não é raro ver profissionais perdendo horas ou mesmo dias ao tentar lidar com situações para as quais não estavam devidamente preparados ou que não fazem parte de seu campo de conhecimento. O auxílio de administradores de projetos especializados pode cortar consideravelmente esse tempo desperdiçado.

2. Mais espaço para os gestores do projeto

Apesar de ter um papel muito relevante dentro da elaboração de projetos, o setor de PMO não é aquele que comanda todo o processo. Pelo contrário, eles apenas prestam seu conhecimento para facilitar sua implementação, agindo quase como uma consultoria de projetos. Isso dá aos gestores do setor específico mais tempo e energia para se dedicarem a tarefas mais produtivas em vez de se preocuparem com os pormenores desses projetos.

3. Redução de custos por falhas

Uma pesquisa da PricewaterhouseCoopers feita com mais de 1.500 organizações revelou que 30% das falhas em diversos projetos são resultado da falta de estimativas adequadas e planejamento. Outros 16% são causados pela falta de apoio da empresa, e 12%, por objetivos mal estabelecidos. Em resumo, um total de 58% dos negócios observados nessa pesquisa desperdiçam energia pela falta de gerenciamento adequado de seus projetos, o que gera grandes custos para a empresa.

Além de elevarem a taxa de sucesso, o que já contribui para a redução de custos, os profissionais do PMO também podem elaborar uma melhor gestão de riscos para cada projeto. Com um plano de contingência e critérios de atuação bem claros, cada ação dentro da sua empresa custará bem menos no médio e longo prazos.

PMO na performance dos negócios

Já mencionamos como um escritório de projetos pode beneficiar o negócio de forma geral, ajudando a organizar seus processos e melhorando o desempenho das equipes na hora de criar alguma mudança estrutural. Porém, essa área também tem um efeito direto na atuação diária da empresa, mesmo no nível mais básico.

Para entender isso, basta pensar que cada processo diário da empresa pode ser compreendido como um projeto menor. Afinal, a organização integrada de diferentes rotinas sempre exige bastante conhecimento de administração, além de uma perspectiva bem específica diante do resto da empresa. Muitos profissionais têm dificuldade em entender a repercussão de suas ações em outros setores ou mesmo para o cliente final, por exemplo.

Funções de um PMO

Como já mencionamos, há várias modalidades de atuação para o escritório de projetos que contam com atribuições específicas. Porém, há várias funções gerais que são executadas independentemente do contexto específico. Na realidade, sua atuação já é bem abrangente em qualquer empresa. Veja aqui algumas dessas funções:

1. Gestão estratégica

Fazer o monitoramento estratégico de projetos é uma das partes mais importantes do processo. Mesmo que o planejamento seja feito com todo o cuidado, sempre haverá momentos em que você deve intervir e mudar o rumo do projeto, ou ele não atingirá seu objetivo final. E graças à sua perspectiva abrangente em relação aos vários projetos da empresa, esse setor tem a melhor estrutura para observar, auxiliar e mesmo assumir responsabilidades nesses momentos.

É importante lembrar que essa área não toma todas as decisões pela alta gestão. Esses profissionais apenas administram a parte prática e repassam relatórios para os superiores, que decidem quais projetos devem ou não ser continuados.

2. Monitoramento de desempenho

Mesmo com tudo seguindo de acordo com o plano, isso não significa que o resultado final será o esperado. Por isso a maioria das empresas dá tanta ênfase ao uso de métricas e ferramentas de análise para tomar boas decisões e descobrir quais ações geram melhores resultados. Da mesma forma, o PMO precisa acompanhar o desempenho dos projetos com os quais ele atua, evitando investir mais do que o ideal em qualquer procedimento.

3. Administração de recursos

Falando em investimentos, este setor também trabalha para aplicar corretamente os recursos humanos, financeiros e de tempo que serão utilizados em cada projeto. Afinal, a forma como o dinheiro da empresa é aplicado é o que define sua capacidade de manter a própria estrutura, pagar salários e continuar atendendo corretamente seus clientes. Seja para monitoramento de projetos na administração pública ou gerenciamento de projetos em empresas, aplicar seus recursos corretamente é imperativo.

4. Comunicação entre setores

Por fim, mas não menos importante, esse setor também é o principal responsável por facilitar a troca de informações entre outras áreas da empresa no que diz respeito à implementação de projetos. Como você já sabe, esse setor trabalha com a estruturação de projetos para toda a empresa, tendo a melhor perspectiva para dizer quais ações afetam quais áreas e como. Ao atuar como ponte entre as demais equipes, é possível facilitar o entendimento de todos, além de manter o foco no benefício geral do negócio.

Tipos de PMO

Como mencionamos no começo, pode haver mais de um tipo de escritório de projetos dentro da empresa. Ao longo de seu trabalho com esse setor e suas ideias, você certamente encontrará diversas subcategorias, mas há pelo menos 3 delas que se destacam. Estes setores são:

1. Organizacional ou Departamental

Tudo começa com a administração correta do dia a dia da empresa e seus setores. Afinal, os problemas de atuação em uma área sempre repercutem em todas as outras que são diretamente dependentes delas, chegando até o cliente final em algum momento. Para isso servem os PMOs departamentais ou organizacionais.

Essa é a modalidade mais simples, atuando diretamente com uma área específica da empresa, com TI, jurídico, atendimento etc. Suas funções são mais próximas do operacional, criando os esquemas a serem seguidos, mensurando resultados e facilitando a administração do setor como um todo. É a partir desses pequenos ajustes que o desempenho do negócio tende a crescer.

2. Corporativo

Em comparação com o anterior, este é um modelo de PMO bem mais abrangente. Se o organizacional atua diretamente com uma área da empresa, o corporativo desenvolve os padrões gerais a serem seguidos por todos os setores da empresa. Aqui são estabelecidos os padrões gerais de desenvolvimento de projetos que ajudarão as demais equipes a se manterem no caminho certo.

Em geral, esse tipo de PMO é subordinado direto da alta gestão da empresa, como a presidência. Dessa forma, seus integrantes podem se reportar diretamente aos principais tomadores de decisão do negócio, oferecendo as informações mais importantes imediatamente e sempre mantendo um canal aberto para o resto da empresa.

3. De fins especiais

Em qualquer organização, sempre há tarefas específicas demais para serem encaixadas em qualquer categoria. Porém, elas ainda precisam de um nome para diferenciá-las do resto dos procedimentos. Nesses casos, o setor é categorizado apenas como de “fins especiais”.

De forma geral, essas equipes existem por um período específico na empresa, já que muitas de suas tarefas são pontuais. Por um lado, isso facilita a redistribuição do time de acordo com a necessidade e permite que o grupo se foque em um objetivo de cada vez. Há dificuldades, no entanto, de motivação da equipe, pois não há uma rotina à qual recorrer.

Construindo um PMO

Depois de entender as vantagens da implementação desse setor, é hora de começar a sua criação. Porém, esse estágio pode ser um pouco mais complicado do que aparenta à primeira vista, especialmente se você ainda não tem muita experiência para lidar com essa área. Para ajudar, listamos aqui alguns passos que podem facilitar o seu trabalho. Confira:

1. Definir os objetivos iniciais

Tente pensar na criação desse setor como um projeto em si. Quanto mais claro for o objetivo da equipe no decorrer do processo, maior tende a ser seu foco e capacidade de atingi-lo. Como em qualquer área de atuação, o PMO precisa ter um objetivo claro para conseguir entregar algum valor para a empresa e para o cliente final.

A forma como esses objetivos são criados pode variar bastante, tanto de acordo com a categoria do PMO em questão quanto com as metas gerais da empresa. Pode haver um foco maior em redução de custos, otimização de tempo, adaptação a novas ferramentas, entre outras coisas. E, claro, sempre é possível mudar a sua ordem de prioridades à medida que novas condições surgem.

2. Estabelecer funções e responsabilidades

Com um objetivo em mente, já é possível listar as principais tarefas envolvidas em sua concretização. Nesse momento, você precisa avaliar quais funções serão necessárias ao seu escritório de projetos, desde o mais operacional até o mais estratégico e conceitual. Sem a combinação correta de todos os componentes, será bem mais difícil cumprir suas metas.

Além de distribuir tarefas e funções diárias, você também deve estabelecer quais são as responsabilidades do setor, de seus componentes e de todas as demais áreas que trabalham em conjunto: quem deve prestar contas a quais superiores, quem emitirá os relatórios, quais indivíduos têm poder de decisão final sobre os demais etc. Se necessário, documente tudo isso antes de começar.

3. Adotar estratégias que atendam à maior parte das demandas

Um erro comum em diversas empresas é criar estratégias de atuação voltadas para a perspectiva de apenas um setor, sem refletir como elas impactam as demais funções do negócio no médio e longo prazos. Alguns setores podem ter prioridade devido ao seu impacto no resultado final, mas o ideal é que todas as áreas possam progredir no mesmo ritmo.

Diante disso, a estratégia adotada pelo seu PMO deve sempre ser voltada para o benefício geral da empresa, sem se restringir a apenas um pequeno grupo. Essa é uma mudança filosófica na forma como seus profissionais devem atuar, não apenas uma alteração de procedimentos. É vital que você passe essa mensagem adiante e capacite sua equipe para pensar sempre no bem da maior parte da empresa.

4. Definir os KPIs a serem medidos

Como também já mencionamos diversas vezes, para ter certeza do sucesso ou não de um investimento, você precisa tomar nota de diversas variáveis que indiquem seu desempenho. Para isso servem os KPIs, “Key Performance Indicators” ou “Indicadores Chave de Performance”. Como o nome indica, essas são as variáveis que melhor representam a qualidade do trabalho realizado pelo setor em questão.

É importante lembrar que os KPIs de um setor não são necessariamente o seu faturamento e custos. Claro, todas as atitudes devem impactar essas duas variáveis de alguma forma, mas elas nem sempre são o foco. Elementos como o tempo de espera por um documento ou o índice de satisfação da equipe também são indicadores de performance em diversos contextos.

5. Buscar apoio dos clientes internos

Por fim, mas não menos importante, os profissionais do PMO só podem atuar plenamente em qualquer área quando contam com o devido apoio de seus clientes internos. Em outras palavras, os outros setores da empresa precisam reconhecer e apoiar as funções do escritório de projetos no dia a dia, oferecendo o apoio necessário, acatando algumas de suas sugestões e respeitando sua autoridade.

Uma forma simples de conseguir esse apoio é envolver os profissionais que serão coordenados na elaboração do PMO e dos projetos em si. De forma ideal, suas sugestões podem ajudar a encontrar diversas falhas nos procedimentos diários, oferecendo o material necessário para desenvolver um projeto eficaz. Sem a cooperação desses grupos, será muito mais difícil atingir qualquer resultado significativo.

Consolidação do PMO

Após estabelecer os critérios básicos para a implementação do escritório de projetos na sua empresa, é hora de consolidá-lo como um setor. Não basta ter um cargo formal para isso. Você precisará de coisas mais palpáveis, especialmente se pretende envolver outras áreas já ativas. Veja aqui alguns dos procedimentos que podem ajudar:

1. Estabelecer uma estrutura

Nenhum setor é realmente visível na empresa antes de receber uma sala, alguns equipamentos e material. Apesar de sua natureza mais distante, os profissionais dessa área também precisam de uma estrutura para executar suas funções, desde as mais operacionais até as puramente administrativas. Computadores, papel, documentos, entre outras coisas importantes.

O tamanho adequado do local também pode variar bastante, principalmente de acordo com o tipo de PMO e com o tamanho da sua empresa. Em alguns casos, é possível mesclar esses profissionais dentro de um setor, caso sejam vinculados a um departamento. Porém, se for um grupo de atuação geral, é provável que eles tenham a própria sala, próxima ao escritório da alta gestão. Aqueles que atuam com demandas especiais, por outro lado, podem utilizar instalações temporárias, caso seja necessário.

2. Capacitar os envolvidos

Claro, nenhuma equipe está realmente consolidada sem o preparo básico para atuar em sua área específica. Mesmo os profissionais mais renomados precisam aprender a lidar com uma dinâmica única de trabalho quando chegam a uma nova empresa, adotam novas ferramentas e encontram novos colegas. Para isso serve o treinamento inicial na criação de qualquer área dentro da empresa.

Primeiramente, você deve ter certeza de listar todos os conhecimentos exigidos para atuar no PMO em questão. Aqueles que forem específicos da sua empresa, como capacidade de operar com determinado software, devem ser transmitidos pela própria organização. Não pense nisso como um gasto, mas sim como um investimento de médio e longo prazo. Afinal, quanto mais capacitada for sua equipe, mais valor eles tendem a entregar no futuro.

3. Definir os procedimentos de atuação

Um planejamento rígido pode ser extremamente frágil nos dias atuais. O mercado muda constantemente, e as empresas precisam se adaptar cada vez mais rápido. Porém, isso não significa que um protocolo tenha menos valor do que costumava ter antes. Afinal, quando as alterações são quase constantes, é melhor ter algo em que se apegar, para evitar instabilidade e desperdício de energia.

Sendo assim, da mesma foram que você distribuiu as responsabilidades dentro do PMO, você agora deve criar um procedimento de atuação regrado para a implementação dos projetos. Isso pode envolver desde o padrão para sua elaboração até seus critérios de aceitação. Dessa forma, todos terão um ponto de partida quando quiserem implementar mudanças, além de orientações para evitar investimentos ruins.

4. Aplicar a metodologia a projetos-piloto

Não há melhor maneira de começar um novo procedimento do que fazendo testes. Em um ambiente seguro e controlado, é muito mais fácil cometer e identificar erros sem alarme, desenvolvendo procedimentos mais eficazes para serem colocados em prática oficialmente. Para isso servem os projetos-piloto.

Como o nome indica, esses são projetos sem uma aplicabilidade de larga escala na empresa. Eles servem como ponto de partida para realização de experimentos, confirmação de hipóteses e, claro, avaliação da capacitação da equipe. Claro que isso consumirá alguns recursos inicialmente, mas o risco de perda envolvido aqui é consideravelmente menor do que em um projeto efetivo.

Metodologia PMO Value Ring

Para finalizar, vamos falar sobre um método de atuação de escritório de projetos que pode ser um bom ponto de partida para você e sua empresa: o Value Ring, ou “Anel de Valor”. Trata-se de um modelo ideal de atuação de PMO para a maioria das empresas, mas que em que ainda há flexibilidade para diferentes negócios. Ele se baseia em 8 passos para melhor implementação desse método, seguido de sua repetição:

  • definir funções;

  • equilibrar expectativas;

  • definir processos;

  • definir KPIs;

  • definir competências;

  • elaborar um plano de evolução;

  • calcular o ROI;

  • acompanhar o desempenho estratégico.

Seguindo esse procedimento, você terá um caminho mais bem estruturado para começar a desenvolver seu escritório de projetos de forma eficaz.

Com todas essas informações, você já deve estar um pouco mais preparado para adotar um Project Management Office (ou PMO) em sua empresa e usufruir de todas as vantagens que ele pode oferecer.

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