Atualmente, a rapidez com que as mudanças ocorrem no ambiente organizacional tem levado muitas empresas a executarem projetos no seu dia a dia. Clientes exigentes, competitividade acirrada, avanços tecnológicos constantes e margens de lucro estreitas determinam um cenário ideal para isso.

O gerenciamento de projetos (GP) em empresas, como a abertura de uma nova filial, o lançamento de um novo produto/serviço, a implantação de uma nova tecnologia ou a readequação de um processo produtivo tornou-se não somente um diferencial competitivo, mas também uma questão de sobrevivência.

Conheça, neste post, uma visão geral sobre esse tema tão importante para as corporações. Boa leitura!

A gestão de projetos nas empresas

Envolver todos os departamentos da empresa e vencer as resistências. Esta é a primeira missão. A fim de quebrar os parâmetros existentes na companhia, é preciso exibir a nova metodologia com clareza para conquistar credibilidade. Sem isso, não é possível quebrar as resistências culturais e os paradigmas da corporação.

Assim que é adotada uma metodologia de gerenciamento de projetos, algumas vantagens não monetárias podem ser obtidas, como melhor comunicação interna, maior controle dos projetos e integração de diversos tipos de negócio com objetivos em comum. Além, é claro, de garantir um bom retorno financeiro.

Buscar a valorização dos profissionais e aproximar o time de projeto é mais um dos propósitos desse tipo de gestão. Ao se sentirem valorizados, os envolvidos deixarão as relutâncias de lado, aderindo à nova metodologia.

As principais funções do GP são:

  • preparar e monitorar o plano do projeto em termos de funcionalidades, custos e prazos;

  • ser a base das decisões técnicas e gerenciais do projeto;

  • ter influência junto à alta administração no que tange à aquisição, planejamento e alocação de recursos financeiros;

  • garantir aos executivos da companhia os relatórios de desempenho do projeto, a fim de mantê-los atualizados.

Vale ressaltar que os sócios e executivos da organização precisam participar e patrocinar esse tipo de programa. No entanto, não devem interferir nas atribuições do gerenciamento do projeto, para não colocar em risco a sua efetiva realização.

Essa é uma das principais atribuições que o responsável pelo GP deve executar, garantindo que todas as partes envolvidas compreendam de maneira simples e direta o plano e suas respectivas obrigações funcionais.

A importância do gerenciamento de projetos

Ao mesmo tempo em que um negócio é uma atividade contínua e permanente, um projeto é um esforço temporário com a intenção de produzir ou melhorar um único processo, produto ou serviço.

Geralmente, os gestores têm conhecimentos e experiência na elaboração de ações para esses produtos. Além disso, podem distribuir recursos em todos os setores de uma corporação e utilizar suas habilidades de orçamento e planejamento para prevenir e solucionar problemas durante a realização de um projeto.

Frequentemente, o GP é visto como algo simples e, por isso, não tão relevante. Por isso, é muito comum encontrarmos executivos que acreditam que esse tipo de gestão é desnecessária, especialmente nas pequenas e médias empresas, o que é um grande erro. Existem, contudo, diversas razões que confirmam a sua importância. Conheça as principais.

Organização do caos

Projetos são essencialmente caóticos. A obrigação do gestor é planejar e melhorar cada processo para prever e conter o caos. É difícil pensar em um negócio complexo que obteve sucesso sem um bom planejamento e coordenação. O gerenciamento de projetos é sinônimo de disciplina, preparação e controle.

Administração de riscos/ameaças

Qualquer projeto promissor tem muitos riscos — chance de fracasso parcial ou total. Afinal, a natureza do negócio é assumi-los. Porém, eles devem ser geridos constantemente, ou seja, antes de tudo, é necessário identificar cada uma das ameaças e preveni-las da melhor forma possível.

Quando falamos em riscos desse tipo, estamos nos referindo a três pilares: qualidade, integração e gestão da mudança para possíveis impactos negativos. Compreenda a seguir cada um.

Qualidade

É o valor que o projeto pode produzir. Não há muito sentido em realizar algo que não tem valor financeiro/competitivo. Dessa forma, ao executar a gestão do projeto, é preciso garantir que tudo seja executado da melhor forma para garantir qualidade e gerar satisfação geral — tanto dos envolvidos quanto dos clientes.

Integração

Os projetos não ocorrem no vácuo. Devem ser integrados com as operações de negócio, sistemas e critérios específicos. Não é muito inteligente elaborar um sistema de vendas que não se vincula com as operações de marketing da empresa, por exemplo, pois isso não geraria valor. A integração, portanto, é um requisito imprescindível para valorizar o projeto.

Gestão da mudança

Os projetos empresariais são sempre um alvo em movimento e alteram a maneira com que os colaboradores executam as tarefas do dia a dia. Conduzir essas mudanças, ou seja, fazer com que os envolvidos as aceitem, é uma tarefa difícil, mas que deve ser feita. Nesse caso, não é opcional.

A estrutura do gerenciamento de projetos

Para alcançar o sucesso, não basta se concentrar na atribuição de atividades e na definição de metas e objetivos. Mais do que isso, o gerente de projetos deve ter — ou mesmo desenvolver — as habilidades certas para a maximização dos resultados.

Confira as principais competências para um bom gerenciamento de projetos.

Metodologia

A metodologia nada mais é que a elaboração dos procedimentos que deverão ser seguidos. Trata-se de um passo a passo que otimiza o gerenciamento de projetos da empresa, fornecendo orientações e templates. Também é preciso considerar as características da organização, a fim de se adaptar e atender às suas demandas.

Definir uma metodologia é fundamental para empresas que desejam obter maturidade no GP. A padronização serve para estruturar e nortear as tarefas de gerenciamento, utilizando processos, etapas e ferramentas aplicáveis ao negócio como um todo.

Agilidade

O foco principal do gerenciamento deve ser a obtenção de resultados. Portanto, não basta haver somente metodologia, padrões e procedimentos: o gestor deve intensificar seus esforços no que foi proposto a ele.

Ou melhor, é preciso se atentar para que nada prejudique a produtividade e a rapidez das operações. Caso seja identificado algum gargalo/obstáculo, seja interno ou externo, é importante excluí-lo o mais rápido possível a fim de que ele não gere grandes problemas aos processos.

Gestão de expectativas

Comandar projetos é lidar com diversas partes interessadas, e a atitude esperada de um gerente de projetos demanda temperança e equilíbrio. Em outras palavras, quando existe um determinado tipo de demanda, o gestor não deve concentrar esforços para atender o pedido, mas sim verificar, com prudência, qual a necessidade do que foi solicitado — se é viável ou não.

Nesse caso, a origem pouco importa, independentemente se partiu do investidor, do cliente ou de um integrante da equipe. Portanto, ser realista nessas ocasiões é fundamental para desempenhar uma boa gestão de expectativas.

Gestão de conflitos

É comum que ocorram situações conflituosas no ambiente de projetos, pois existe um grande número de interfaces envolvidas. Sabendo disso, o gerente deve chamar para si a tarefa de solucionar os problemas de forma inteligente, sem gerar ainda mais desgaste emocional entre as partes.

A comunicação em gerenciamento de projetos

A comunicação é uma das atribuições mais relevantes para o GP. Ela representa quase 100% do tempo do gerenciamento de projetos e é o que une as pessoas, as informações e as ideias. Além disso, muitos dos problemas dos projetos vêm da falha na comunicação e existe uma forte correlação entre a capacidade do gestor em coordenar as comunicações e o desempenho do projeto como um todo.

Esse tipo de prática inclui os procedimentos necessários a fim de garantir que os dados/informações do projeto sejam elaborados, coletados, disseminados, armazenados, restaurados e organizados de maneira apropriada e efetiva.

Os principais objetivos da comunicação são:

  • unir as diversas partes interessadas, apesar das suas diferentes culturas e interesses, para atingir as metas e objetivos do projeto;

  • facilitar as ligações críticas entre pessoas e informações;

  • permitir a geração e a divulgação de noções do projeto;

  • manter as partes envolvidas “alinhadas”.

Os tipos de comunicação mais usados são:

  • verbal: é a mais comum de todas; deve-se usar a tonalidade, velocidade e inflexões na voz para atrair a atenção do receptor;

  • não verbal: é feita por meio de expressões faciais, gestos, aparência e linguagem corporal, entre outras;

  • escrita ou gráfica: atualmente, é uma das comuns no ambiente de trabalho, principalmente, por meio do e-mail.

Gestores usam muito o correio eletrônico para gerar seus status report e criar seus planos. Para tanto, é aconselhável um estilo de escrita eficiente — voz ativa ou passiva, dependendo da situação, bem como estrutura e vocabulário correto — para chamar a atenção do receptor.

Os papéis relacionados com a comunicação em gerenciamento de projetos são:

  • alinhar os objetivos do projeto e divulgá-los, garantindo engajamento/comprometimento da equipe;

  • tomar decisões;

  • autorizar trabalhos;

  • delegar atividades;

  • negociar;

  • reportar;

  • comandar reuniões;

  • controlar o projeto como um todo;

  • gerir registros como atas, cartas, especificações, relatórios e documentos de aquisição, entre outros.

Metodologias ágeis de gerenciamento de projetos

Atualmente, não faltam ferramentas de gestão elaboradas justamente com o intuito de simplificar as tarefas das equipes, ao mesmo tempo em que elevam o nível de organização, alcance e eficácia de resultados em todo e qualquer tipo de projeto. Conheça a seguir 6 técnicas de gerenciamento de projetos mais usadas pelas empresas, bem como as características e benefícios de cada uma delas!

1. PMBOK

Mesmo que não seja considerado uma metodologia de GP propriamente dita, mas sim uma operação de otimização que identifica e nomeia etapas, áreas e regras do conhecimento, o PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge ou, em português, Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos) é visto como a ferramenta mais relevante do mundo.

Adotado por inúmeras empresas e indústrias nos mais diversos países, esse método foi criado pelo PMI (Project Managment Institute) — organização sem fins lucrativos que pretende disseminar as melhores ações de gestão e controle de projetos em todo o mundo — e tem como objetivo considerar os principais pontos que devem ser considerados em um gerenciamento de projetos.

Ao expor de forma bastante abrangente (e universal) os conhecimentos necessários para uma gestão de projetos competente, o PMBOK tornou-se um padrão. Atualmente, partem dele quase todas as técnicas de GP existentes. Segundo essa padronização, os projetos precisam abordar e tornar compreensível 10 áreas do conhecimento. São elas:

  • gerenciamento das aquisições;

  • gerenciamento de comunicações;

  • gerenciamento de custos;

  • gerenciamento do escopo;

  • gerenciamento de integração;

  • gerenciamento da qualidade;

  • gerenciamento de recursos humanos;

  • gerenciamento de riscos;

  • gerenciamento do tempo;

  • stakeholders — indivíduo ou grupo que tem interesse em uma empresa ou indústria, podendo ou não ter realizado um investimento nelas.

2. Scrum

Classificado como uma metodologia de gestão de projetos ágil, o Scrum foi criado para setor de software, mas, por ser bastante flexível, pode ser implantado em qualquer tipo de projeto. É extremamente útil aos que sofrem alterações repentinas e urgentes — como no caso daqueles em que o gestor, no início da empreitada, ainda não tem uma certeza muito clara de onde quer chegar.

O foco central do Scrum está em definir pequenos passos. Dessa forma, em vez de concentrar no resultado final, a meta principal é fracionada em pequenos passos/procedimentos, que podem durar até 4 semanas. Esses passos são chamados de sprints.

Após a conclusão de cada sprint, há uma reunião do time para elaborar uma retrospectiva. Assim, os resultados são expostos e discutidos, apontando se os objetivos foram ou não atingidos, quais mudanças foram necessárias durante a operação e o que deve ser reprogramado para o próximo sprint, prezando sempre pela melhoria constante. A essa incessante busca pela evolução dá-se o nome de kaizen.

O kaizen também se emprega dentro de cada sprint, por meio de discussões diárias entre os integrantes da equipe. A metodologia presume que essas reuniões não podem passar de 15 minutos de duração, sendo seu único objetivo fiscalizar o procedimento do dia anterior e elaborar listas de metas prioritárias para o dia que se inicia, definindo um processo de retroalimentação efetiva e feedbacks constantes.

3. Gestão da qualidade (GQ)

Criada pela ISO, a norma 10000:1997 (GQ) é um parâmetro internacional de gestão de projetos. Trata-se, na realidade, de critérios que garantem a padronização, resultando na qualidade dos projetos inerentes a qualquer escopo/finalidade.

Enquanto o PMBOK se concentra na atividade de desenvolvimento de produtos e serviços, a gestão da qualidade aborda os procedimentos que levam ao resultado final. Para isso, essa ferramenta especifica os passos para um gerenciamento de projetos estratégico, que são:

  • foco no consumidor;

  • liderança;

  • envolvimento dos colaboradores;

  • conformidade dos processos;

  • técnicas de aproximação com a gerência;

  • melhoria contínua;

  • coleta de dados para a tomada de decisão;

  • relacionamento mutuamente positivo com fornecedores e parceiros.

4. PRINCE 2

O PRINCE 2 (Project In a Controlled Environment ou, em português, Projeto em Ambiente Controlado) é uma metodologia britânica adotada em mais de uma centena de países. Sua base de informações é conhecida como framework, que mantém o foco na mercadoria e nas entregas durante a execução do projeto.

Entre os procedimentos de um projeto conduzido com essa ferramenta estão:

  • organização e controle das etapas;

  • revisão de operações segundo as análises de planejamento e business case (caso de negócio), captando o raciocínio para a iniciação de um projeto ou atividade;

  • elaboração de pontos de decisão flexíveis;

  • controle eficaz de qualquer desvio;

  • engajamento da gerência e dos stakeholders em etapas cruciais;

  • disponibilização de canais de comunicação úteis entre o time desenvolvedor do projeto e o restante da corporação.

5. IPMA

Elaborada por inúmeros grupos internacionais de gestão de projetos, a IPMA (International Project Management Association) nada mais é do que uma organização sem fins lucrativos que busca disseminar ideias e ações de gestão de projetos implantados em diversas empresas do mundo inteiro. Por meio de uma rede que define instruções e técnicas de gestão, ela anuncia e dissemina conhecimentos sobre a área sem, no entanto, deixar de considerar as características e a cultura de cada país.

Tomando como base o argumento de que as competências (associação entre conhecimento, experiência e habilidades) são os pilares do GP, a IPMA elaborou o chamado olho das competências, dividindo-o em ideias/ações contextuais, comportamentais e técnicas.

Os benefícios de um bom gerenciamento de projetos

Até este ponto da leitura, você já deve ter percebido muitos pontos positivos do gerenciamento de projetos. Veja a seguir os principais.

Um roteiro único para execução

Com o GP, todos os envolvidos sabem o que deve ser feito e como. Além de assegurar o posicionamento da equipe, o que diminui o número de discussões e eleva as chances do projeto ter êxito.

Cumprimento de prazos

Não há como garantir que um projeto será entregue no prazo, pois ao longo da sua realização ocorrem mudanças, situações atípicas e incontroláveis. Porém, o gerenciamento de projetos oferece mecanismos para antever, reduzir e evitar atrasos ou, na pior das hipóteses, avisar com antecedência que um determinado prazo não será cumprido.

Flexibilidade

O projeto pode ser mudado a qualquer hora. Essa é uma das maiores vantagens que podem favorecer um gerente de projetos. Mas, antes de alterá-lo, deve-se examinar e discutir sobre suas consequências (impactos) e se a mudança é compatível com o objetivo do projeto. O GP oferece mecanismos para gerir mudanças com segurança, evitando que uma simples “solicitação do cliente”, gere um problema irreversível.

Mais controle do retorno sobre investimentos (ROI)

Ao saber o valor cada passo do projeto, é possível controlar sua lucratividade e, desse modo, antecipar receitas, evitar gastos desnecessários, negociar preços com fornecedores e postergar despesas. A corporação passa a ter mais segurança sobre os lucros de cada projeto e, portanto, do ROI.

Melhora a percepção de valor do cliente

Quando se gerencia as expectativas dos consumidores, considerando suas demandas, eles se sentem mais satisfeitos, o que pode elevar a percepção de valor da empresa e, consequentemente, gerar mais vendas.

Antecipa problemas

Com o levantamento das possíveis situações que podem dar errado, torna-se mais fácil tomar atitudes para impedir que problemas aconteçam com frequência. Isso potencializa a eficiência da companhia, garantindo que ela realize mais ou menos projetos ou, pelo menos, estratégias com maior potencial de lucro.

Gerenciamento de projetos como um diferencial competitivo

Com a implantação de um GP de qualidade, é possível obter diversos diferenciais competitivos que incluem tanto benefícios internos quanto externos. Conheça os mais importantes.

Produtos chegam ao cliente mais rapidamente

Esse diferencial permite entregar mercadorias ou serviços com maior rapidez e eficiência do que a concorrência, tornando o empreendimento capaz de lidar melhor com as demandas do mercado. Isso pode ser sentido mais significativamente em períodos sazonais, nos quais a agilidade é um fator crucial para muitos clientes.

O processo contínuo de utilização dos mecanismos de gerenciamento de projetos com foco no público-alvo gera um nível superior de sucesso às iniciativas, o que aumenta as chances da marca conquistar um lugar de destaque em seu setor.

Redução dos custos gerais de entrega

O GP eleva as chances de a empresa economizar com o transporte de produtos e serviços, graças ao prosseguimento de uma metodologia mais estruturada e por garantir que não haverá custos excessivos sem a devida consideração. Se aplicado com prudência, o gerenciamento de projetos certamente ajudará a diminuir os custos logísticos.

Aumento na qualidade dos produtos

A implantação de métodos de GP em um negócio melhora a qualidade dos produtos e serviços, logo de início. Isso porque esse tipo de gerenciamento garante que tudo seja realizado da maneira correta. Afinal, um projeto eficiente e maduro inclui um estágio de testes e um controle de qualidade, a fim de assegurar que a melhor mercadoria possível será entregue para o cliente.

Capacidade para atender solicitações específicas dos consumidores

Na prática, esse tipo de projeto prioriza as necessidades do público-alvo e os produtos, em vez de focar somente em soluções que tragam o resultado esperado pela companhia. Ações estruturadas e eficientes de GP permitem que a empresa esteja pronta para servir a seus clientes da melhor forma possível, principalmente quando solicitarem itens de alta qualidade.

Esperamos que os conhecimentos contidos neste panorama sobre gerenciamento de projetos possam ser úteis para seu empreendimento. Afinal, com os muitos pontos positivos levantados ao longo deste post, você certamente está tentado em investir nesse tipo gestão, ou até mesmo contratar uma consultoria especializada no assunto para tornar sua marca mais competitiva, não é mesmo?

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