Problemas de qualidade, altos custos, falhas na otimização, necessidade de retrabalho — mais que um pesadelo para gestores, todas essas situações são sintomas de que chegou o momento de realizar um redesenho organizacional. 

Mas e você, sabe como conduzir esse redesenho? Conhece as vantagens dessa ação, os sinais que apontam para sua necessidade e a melhor forma de realizá-la? Então não perca este blog post, que vai tirar essas dúvidas e trazer esclarecimentos sobre o processo. 

Qual a importância do redesenho organizacional?

São os processos que fazem uma empresa funcionar. Eles definem o fluxo de atividades e determinam o que será feito e como será realizado pela equipe para atingir os objetivos da companhia. 

No entanto, são poucas as empresas que desenham esse fluxo formalmente. Em grande parte das vezes, as tarefas são realizadas do modo como sempre aconteceram, sem que se pare e pense em como tornar o processo mais eficiente.

O resultado aparece na forma de inúmeros problemas: gargalos nos processos, a produção (ou prestação do serviço) consome mais tempo e recursos que o necessário, a organização precisa de mais gente para realizar as atividades e ocorrem atrasos.

Para essas situações, o mercado tem uma sentença cruel. Todos esses problemas causam um impacto tremendo na qualidade e preço dos produtos, tornando a empresa pouco competitiva e levando à perda de clientes e fracasso financeiro.

Algumas companhias até conseguem ser operacionalmente bem-sucedidas. Porém, não se pode negar que seus recursos — tempo, dinheiro, pessoas, matéria-prima — estão sendo empregados de forma pouco eficiente, o que reduz sua lucratividade. 

Portanto, eficiência e produtividade são fundamentais. Para as garantir, é preciso realizar o redesenho de processos organizacionais e assegurar o gerenciamento adequado. 

Quando redesenhar os processos? 

Começamos o texto falando de alguns sintomas que denunciam essa necessidade de mudança. Vamos tratá-los de forma mais detalhada a partir deste ponto. 

Problemas com a qualidade

Hoje, o mercado apresenta uma série de opções ao consumidor. O cliente acostumou-se a procurar produtos e serviços de boa qualidade e os obter a um preço razoável, o que garante uma relação custo-benefício favorável.

Quando o consumidor tem a percepção de que a qualidade do seu produto é inferior à de seus concorrentes, é preciso preparar-se para enfrentar grandes problemas. A insatisfação e reclamações sucessivas podem levar a uma crise de branding capaz de causar um impacto financeiro considerável. 

Portanto, diante dos primeiros sinais de insatisfação dos clientes, é fundamental rever os processos. Queixas repetidas são ainda mais preocupantes e não podem ser desconsideradas, sob o risco de prejudicar terrivelmente o negócio. 

Retrabalhos

O retrabalho pode ser considerado uma consequência direta da falta de qualidade. Ele mostra que, se várias execuções são necessárias até alcançar o resultado desejado, é preciso rever os processos com urgência. 

O retrabalho gera um grande desgaste junto ao seu público-alvo, que passa a ter a percepção de que sua empresa é ineficiente. Além disso, ele acarreta custos decorrentes da extensão do prazo para a entrega, perda de matéria-prima e até mesmo de negócios. 

Portanto, o retrabalho frequente é um sinal claro de que a empresa deve providenciar o redesenho de seus processos organizacionais para eliminar erros, reduzir falhas, acelerar a produção e garantir a satisfação imediata do cliente. 

Falhas na otimização

Otimização é, neste momento, um dos conceitos mais importantes no mundo dos negócios. Fala-se em otimizar tempo e recursos, fazendo com que a organização consiga o máximo de resultados.

O problema é que muitas organizações chegaram a uma espécie de zona de conforto. Elas realizam os procedimentos da forma que sempre fizeram, sem se preocupar em rever o que pode ser aperfeiçoado para melhorar a qualidade ou poupar recursos.  

Mas o mundo dos negócios não permite essa mentalidade de “em time que está ganhando, não se mexe”. A concorrência acirrada exige que a empresa busque sempre formas mais eficientes de realizar o trabalho, tornando seus processos ágeis e enxutos e entregando produtos competitivos ao mercado. 

Altos custos

Os três sinais que abordamos nos tópicos anteriores levam ao alto custo operacional. Ele inviabiliza a oferta de produtos com preço atrativo no mercado, reduzindo as chances na disputa pelo cliente e comprometendo a saúde financeira da empresa.  

Como fazer o redesenho de processos? 

Depois de constatada a necessidade de redesenho, é preciso planejá-lo. Para isso, a organização vai precisar: 

1. Analisar seus próprios objetivos

Dificilmente uma empresa consegue “colocar toda a casa em ordem” de uma única vez. Ela precisa fazer isso de forma gradual, priorizando os aspectos essenciais para o sucesso do negócio. 

Para isso, ela precisará analisar seus próprios objetivos estratégicos. Eles devem ajudar a cumprir o próximo passo: a priorização de processos para redesenho.

2. Definir os processos prioritários

Usando a visão estratégica, a empresa define quais são os processos que passarão por esse redesenho em primeiro lugar. Para isso, ela deverá avaliar o impacto de cada um deles no cumprimento de seus objetivos e selecionar os que constituem fatores críticos.

3. Elaborar o redesenho

Essa etapa envolve a elaboração de um projeto (escopo, método, responsabilidades, produtos e cronograma), a coleta de dados estatísticos atuais e a definição de parâmetros para avaliação do desempenho após o redesenho. 

A partir daí, é preciso mapear os processos atuais, identificar a missão de cada um deles e os caracterizar, estabelecendo seus limites. Também deve-se registrar o projeto por meio de uma representação gráfica que facilitará sua análise posterior.  

A análise crítica do processo, feita com a participação de stakeholders, deve levar à proposta de melhorias. É necessário avaliar diversas possibilidades: supressão da atividade, fusão ou desmembramento, alteração na ordem, realização paralela ou sucessiva de etapas e assim por diante. 

4. Projetar um novo processo

É importante que o processo redesenhado seja documentado, o que facilitará uma implementação precisa e o monitoramento de resultados. Esse projeto deve estabelecer diretrizes, objetivos e indicadores de desempenho. 

Quanto mais exato for o projeto ao descrever entradas, as atividades de processamento, saídas e recursos, maiores são as chances de ser implantado corretamente e de obter dados para avaliar seu sucesso ou propor melhorias. 

Quais são os resultados do redesenho de processos? 

O redesenho adequado de processos pode trazer melhorias que vão desde a redução de erros e custos até o aumento da qualidade, agilidade nas entregas e satisfação dos clientes.

Também podemos destacar que o redesenho ajuda a organização a identificar a melhor estrutura de subordinação para seus quadros. 

Com processos conhecidos e bem definidos, os gestores conseguem mensurar a quantidade ideal de pessoas necessárias para cada área ou atividade, além do perfil para cada ocupante de posições críticas. 

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