Imagine uma embarcação sendo jogada de um lado para o outro no meio de uma tempestade em pleno mar. Para piorar, o capitão não tem ideia sobre que rumo tomar para chegar à terra firme, ou seja, o barco está à deriva. Dá uma agonia só de pensar nesse cenário, não é? Porém, é isso que acontece com a falta de planejamento na gestão pública.

Mas nem tudo está perdido! Com algumas atitudes é possível acalmar essa tempestade. Para ajudar, abordaremos neste texto o conceito de planejamento estratégico, qual é a sua importância e como pode ser estruturado na gestão pública. Boa leitura!

O que é o planejamento estratégico?

Planejar significa criar um plano para atingir de modo mais rápido determinado objetivo. Sendo assim, cada etapa e ação dentro de um projeto são previamente analisadas, formando uma “linha reta” que a equipe deverá percorrer até que o final.

Normalmente, durante a construção de um planejamento estratégico, algumas perguntas precisam ser respondidas, por exemplo:

  • Qual é a realidade da empresa?
  • Quais são as metas para o longo prazo?
  • Como está o mercado em que a empresa atua?
  • O que será feito para atingir os objetivos traçados?

Diante das respostas, são definidos:

  • os recursos e ferramentas que serão utilizados;
  • as habilidades e competências que a equipe deverá possuir;
  • os setores que estarão diretamente envolvidos;
  • os meios para a mensuração de resultados;
  • o prazo para o cumprimento de cada etapa do processo.

Não importa se a instituição é de pequeno, médio ou grande porte, nem do setor público ou privado — é imprescindível que direcione o rumo do seu negócio. No entanto, é percebida uma carência maior de planejamento estratégico na gestão pública. Será que essa área precisa desse processo? Vejamos no próximo tópico.

Qual a importância de fazer o planejamento na gestão pública?

Na página 39 do livro “Planejamento estratégico”, Idalberto Chiavenato — autor renomado da área de administração de empresas e recursos humanos — ressaltou, em outras palavras, que o planejamento deve maximizar os resultados e diminuir as carências da instituição. Além disso, definiu alguns critérios para a avaliação de uma gestão. São eles:

  • eficiência;
  • eficácia;
  • efetividade.

Pensando na gestão pública, podemos perceber que esses critérios são extremamente necessários. Como assim? Analise os desafios que um gestor dessa área tem. Ele precisa ter competência técnica e responsabilidade e entender quais são os principais problemas e necessidades do âmbito em que atua.

Tomemos como exemplo um gestor municipal. Quais são as suas atribuições? Para citar apenas algumas, são: limpeza, iluminação e manutenção das vias públicas, geração de empregos, controle das receitas e despesas, desenvolvimento da cultura e esporte, entre outros.

Para que toda essa estrutura governamental funcione bem, a cada primeiro ano de mandato esses gestores devem prover um instrumento público chamado PPA (Plano Plurianual), que está regulamentado na constituição federal, artigo 165.

No PPA é definido o planejamento estratégico dos próximos quatro anos. Nele devem estar contidas as metas físicas e financeiras para que o orçamento público seja utilizado em prol da melhoria dos serviços disponibilizados à população.

Devido a esse processo, todos são beneficiados, desde a alta gestão até os usuários dos serviços da instituição pública, uma vez que toda a cadeia administrativa funciona com eficiência.

Em uma esfera menor, como um departamento de RH de uma empresa pública, o mesmo planejamento estratégico se faz necessário. Para diminuir processos manuais e morosos, os gestores podem adotar um software que automatize alguns serviços da equipe.

Pensando na qualificação dos profissionais internos, um programa de treinamento bem elaborado pode ser disponibilizado. Até mesmo uma empresa de consultoria especializada em elaboração de estratégias pode ser contratada para ajudar na construção do planejamento.

Diante dessas ações, o RH se torna um órgão ativo e relevante na empresa. O resultado disso são profissionais mais produtivos, motivados e engajados com os serviços que prestam.

Quais são as diferenças entre o planejamento no setor público e no privado?

As informações abordadas nos tópicos anteriores são aplicadas tanto na gestão pública como na privada. Afinal, ambas são responsáveis pelo fornecimento de algum tipo de serviço, que, para ser bem entregue ao consumidor, precisa estar embasado em um planejamento estratégico.

Porém, há distinções entre a forma como cada tipo de instituição aplicará seu planejamento. No caso das empresas públicas, a missão principal é cumprir a sua atribuição, ou seja, o objetivo pelo qual foi criada.

Geralmente, esse propósito é prestar serviços coletivos e complementares para uma parcela da população. Sendo assim, o planejamento estratégico de uma organização pública não será voltado para o crescimento competitivo e nem avaliado por mensurações de ganhos e perdas financeiras.

Pelo contrário: visará a melhoria do desempenho das atividades que a instituição presta. Por outro lado, uma empresa privada possui diversos alvos que envolvem metas econômicas, financeiras e de consolidação no mercado em que atuam.

Isso se faz necessário por que esse tipo de instituição vive em um ambiente corporativo muito competitivo no qual a conquista e a permanência em uma fatia de determinado público são decisivas para a sua sobrevivência.

Para esclarecer melhor esse assunto, voltemos ao exemplo citado no tópico anterior: o RH de uma empresa pública. Como vimos, o gestor pode buscar ferramentas inovadoras, implantar um programa de treinamento ou contratar uma empresa de consultoria para otimizar as demandas da área. Seu objetivo será melhorar o desempenho do setor.

Em contrapartida, o RH de uma empresa privada talvez adote os mesmos processos, mas no uso de ferramentas inovadoras, por exemplo, incluirá um software de business intelligence (BI) para monitorar o comportamento da concorrência e do público-alvo.

Além disso, no programa de treinamento, a companhia ajudará os colaboradores a ter uma visão ampla dos negócios — e cada membro desse time será estrategicamente alocado em uma função compatível com a sua competência para que faça os resultados da empresa dispararem.

Quais são os principais desafios da gestão pública?

A gestão pública é um órgão complexo com uma infinidade de necessidades prementes. Porém, elencaremos os principais obstáculos enfrentados pelas empresas desse setor na atualidade. Vamos lá:

Falta de projetos em longo prazo

Infelizmente, o velho hábito brasileiro de deixar tarefas importantes para a última hora é muito evidente em instituições públicas. Acrescente a isso a prática de resolver apenas os problemas que aparecem, ou seja, “apagar incêndios”.

Essas situações geram o atrelamento das demandas e a falta de direção da equipe interna. Sendo assim, não há projetos a alcançar e inexiste a materialização de metas e estratégias.

Recursos financeiros mal investidos

A falta de visão futura incentiva a má distribuição de recursos financeiros. Às vezes, uma área que precisa de capital para inovar os seus equipamentos tecnológicos ou melhorar um serviço não recebe esse investimento.

Por outro lado, outro setor que exerce uma atividade menos onerosa acaba acumulando reservas monetárias que dificilmente serão utilizadas. Entretanto, mesmo que o dinheiro seja disponibilizado para o lugar certo, há ainda a dificuldade em injetá-lo em procedimentos corretos.

Por exemplo, de nada adiantaria a instituição adquirir servidores virtuais de alto poder de armazenamento e desempenho se não tem a perspectiva de usar nem 20% dessa máquina.

Escassez de indicadores

Normalmente, o único indicador existente em uma empresa pública é o orçamentário. Desse modo, a saída para a solução de qualquer problema é ter mais dinheiro. O resultado disso é o gasto crônico de recursos e o endividamento da instituição.

Podemos comparar essa situação com um piloto de avião que só tem em seu painel de comando o ponteiro que demonstra a quantidade armazenada de combustível. O que acontecerá se houver um problema de aquecimento no motor? Será um desastre.

Por outro lado, quando há mais indicadores na empresa, em vez de enxergar apenas quanto dinheiro tem para gastar, o gestor entende melhor qual é o problema e como gerenciá-lo.

Alta burocracia

A burocracia é um fantasma que assola o nosso país há várias décadas, que resulta em processos truncados, bastante difíceis de entender e praticar. Além disso, essa tendência desestimula o pessoal que trabalha nos órgãos públicos e impede que façam serviços de excelência.

Acrescente a isso o tempo perdido com a burocracia. De acordo com um artigo da revista Época, de 2017, a quantidade de horas gastas com procedimentos cheios de formalidades custa mais caro para o Brasil do que os impostos.

Inovação em ritmo lento

Não é raro observarmos em algumas instituições públicas um grande atraso em relação às novas ferramentas disponibilizadas pela tecnologia. Devido a isso, assistimos setores públicos trabalhando como há trinta anos.

Esse comportamento é o oposto da disrupção digital (evolução virtual) tão presente nas empresas privadas. Desse modo, há uma perda de produtividade, conectividade, padronização e eficiência dos serviços prestados.

Além disso, muitos gastos poderiam ser enxugados com a implantação de aplicações virtuais — o que impactaria diretamente na estrutura organizacional, pois haveria uma captação de recursos para investimentos importantes.

Pagamentos mal gerenciados

No âmbito da área de recursos humanos há uma função que é feita de maneira incorreta: a gestão da folha de pagamento. Segundo a lei de responsabilidade fiscal (LRF), também conhecida como lei complementar 101/00, o gasto com a folha de pagamento de uma entidade pública não deve ultrapassar 50% dos recursos internos.

Entretanto, a falta de atualização, de auditoria e de uma política de cargos e salários faz com que a administração dos honorários seja ineficiente e extrapole o limite de custos apontados pela legislação.

Afinal, com a folha de pagamento defasada, é fácil o RH contratar mais pessoas para trabalhar sem imaginar que a empresa não tem mais capital disponível para pagar os salários.

Todos esses obstáculos apresentados até aqui podem ser suprimidos e até extintos com a implantação do planejamento na gestão pública. Gostaria de aprender como realizá-lo? Acompanhe!

Como fazer o planejamento estratégico de forma eficiente?

Agora vamos sair da parte teórica do planejamento estratégico e ir para a prática, ou seja, “colocar a mão na massa”. Para isso, montamos um passo a passo muito prático de entender. Vejamos:

Diagnóstico

Nessa etapa é feito um levantamento e um estudo sobre a realidade atual do negócio. É um tipo de raio-x que exporá todos os aspectos importantes para um planejamento eficaz.

Com isso será analisado:

  • o orçamento que será gasto com as mudanças;
  • a situação da reserva financeira;
  • a contabilidade e o patrimônio;
  • os contratos;
  • os stakeholders (funcionários, parceiros e usuários dos serviços da instituição);
  • os investimentos.

Outros pontos serão delineados, como:

  • a missão da organização, ou seja, a razão de ela existir;
  • a visão sobre aonde a instituição quer chegar;
  • os valores que servem como um guia para o comportamento e atitudes dos funcionários para atingir a estratégia da empresa.

Existe também uma avaliação muito comum feita nas empresas privadas que, com algumas adaptações, pode ser realizada em uma instituição pública. Essa análise se chama SWOT, sigla em inglês que significa: strenghts (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).

Como a SWOT funciona na prática? É bem simples: um gestor atento identificará qual é a força da instituição pública. Por exemplo, uma equipe interna altamente profissional e produtiva.

Em seguida, reconhecerá as fraquezas — talvez a falta de ferramentas virtuais que automatizem processos do cotidiano. Daí verá as oportunidades, que podem ser o fechamento de um contrato com uma empresa que forneça essas soluções tecnológicas.

E, por fim, discernirá as ameaças, como a falta de recursos financeiros ou a resistência dos funcionários mais antigos em se adaptar a mecanismos modernos de automação de tarefas.

Essa é apenas uma simulação. É obvio que esse estudo será bem mais aprofundado e direcionado para as necessidades específicas de cada companhia.

Planos de ação

Com todas as informações recolhidas, os gestores poderão criar um plano de ação, ou seja, maneiras para que as metas e estratégias sejam atingidas. A princípio esse projeto enfrentará os desafios e as ineficiências identificadas.

Feito isso, serão estruturadas as ações que levarão ao cumprimento dos objetivos do planejamento estratégico. Além disso, são definidos os prazos para o avanço do plano de ação — esses períodos serão de curto, médio e longo prazo.

Para isso, o gestor poderá usar um quadro que demonstre para a equipe a linha do tempo para o cumprimento do planejamento. Essa atitude contribuirá para a motivação de todos. É importante lembrar que a capacidade de executar um plano é mais relevante do que a própria estratégia.

Metodologia

Existem algumas metodologias indicadas para a construção de um planejamento estratégico. No entanto, abordaremos uma muito eficiente: a balanced scorecard. Ela é dividida em quatro pilares, que são:

  • perspectiva financeira — rentabilidade que o planejamento pode trazer para a instituição;
  • perspectiva de mercado — visa o estabelecimento do valor que a empresa pública quer entregar para os cidadãos, como a praticidade dos serviços online;
  • processos internos — refere-se aos indicadores que serão utilizados para reconhecer o desempenho da equipe, a redução de custos com processos e a rapidez na entrega das tarefas;
  • recursos — diz respeito ao capital humano, eficiência operacional e excelência nos serviços.

Depois dessa definição, a metodologia ainda ajuda a traçar outros quatro objetivos:

  • financeiros;
  • internos;
  • aprendizado;
  • externos.

Podemos citar ainda outro método conhecido como teoria da gestão por objetivos, ou SMART. Cada uma dessas letras significa um dos pilares desse modelo, sendo:

  • S (specific ou específico): indica que a meta deve ser específica e clara;
  • M (measurable ou mensurável): é sobre possuir indicadores que demonstrem se a equipe está indo na direção correta;
  • A (achievable ou atingível): demonstra que as metas podem ser desafiadoras, mas não impossíveis de serem alcançadas no prazo estabelecido;
  • R (relevant ou relevante): aponta que uma meta precisa estar em conformidade com a estratégia a ser alcançada — do contrário, precisa ser revisada;
  • T (time-based ou tempo estabelecido): é a necessidade de um prazo que faça com que não seja perdido o foco das ações — por isso, esse período deve ser bem gerenciado para não ser ultrapassado.

Monitoramento

Essa etapa envolve manter o controle sobre o andamento do planejamento na gestão pública. Quando isso é feito, a empresa consegue incentivar a melhoria das ações, fornecer dados que impactam as atividades e gerar informações para que os gestores tomem boas decisões.

Mas como fazer esse controle? Podemos dividi-lo assim:

  • verificar se as atividades estão dentro dos parâmetros estabelecidos — uma técnica boa é o uso de feedbacks que podem ser fornecidos em reuniões regulares com a equipe;
  • garantir que as ações estejam unificadas com os valores da empresa pública;
  • avaliar a capacidade de alcançar as metas que podem ser feitas por meio de relatórios de desempenho da equipe;
  • identificar problemas que precisem ser removidos ou que indiquem que uma tarefa precisa ser modificada.

Com respeito a esse último item, o gestor pode perceber que para que o planejamento estratégico seja mais eficiente é preciso a contratação de uma companhia especializada.

Que ferramentas usar para o planejamento estratégico na gestão pública?

A tecnologia oferece inúmeras ferramentas para o planejamento estratégico na gestão pública. O objetivo é tornar os processos mais ágeis e, assim, alcançar com máxima precisão as metas estabelecidas.

Essa implementação de aparatos virtuais se chama governança eletrônica e abrange todas as áreas de uma empresa pública, como: a tramitação de documentos, a recolocação de servidores públicos em funções estratégicas, a segurança da informação, entre outras funcionalidades.

Existe um tipo de aplicação virtual chamado software de gestão de processos que automatiza todas essas tarefas, pois utiliza técnicas BPM (Business Process Management). Vamos entender mais a fundo os recursos dessa tecnologia.

Gestão de ações e projetos prioritários

Esse módulo auxilia a empresa pública na gestão de investimentos e controle dos gastos. Além disso, administra a execução das ações e programas orçamentários anuais.

Outra função desse recurso é programar e acompanhar o financeiro. Desse modo, o gestor consegue monitorar, controlar e focar na transparência dos resultados por meio do georreferenciamento das ações e projetos relevantes.

Gestão orçamentária

Essa funcionalidade garante a elaboração dos instrumentos legais: Plano Plurianual (PPA), Lei Orçamentária Anual (LOA) e Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO), além do acompanhamento de todas as legalidades previstas em lei federal, portarias do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Secretaria do Tesouro Nacional e a Lei da Responsabilidade Fiscal.

Gestão de contratos e convênios

Administra e gerencia todos os contratos e convênios celebrados pelo órgão público e fornecedores ou conveniados. Sendo assim, esse módulo registra o valor do contrato, acompanha o saldo dos aditivos, das liquidações, dos empenhos e dos pagamentos, entre outras tarefas.

Gestão de compras e licitações

Essa funcionalidade foi elaborada visando oferecer maior eficiência e reduzir o período para a realização de um processo licitatório. Respeitando a legislação, esse recurso disponibiliza um grupo de licitações.

Ademais, para os órgãos públicos há uma ferramenta que integra as etapas do processo licitatório. Desse modo, a empresa consegue acompanhar todas as fases e ter o histórico e localização do processo.

Gestão de frotas

Caso a instituição pública possua veículos, esse recurso ajudará no sistema de utilização e manutenção deles. Com isso, consegue-se um uso eficiente desse meio de transporte.

Outro benefício é a identificação das viagens, das rotas mais utilizadas, da quilometragem do veículo e dos setores que mais solicitam esse transporte.

Sistema de protocolo único

Cada processo recebido pela entidade pública é digitalizado e tramitado por meio do sistema digital. Essa função otimiza o tempo de prosseguimento e de resposta da instituição.

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

Essa tecnologia fornece as técnicas necessárias para o gerenciamento, o compartilhamento e a organização dos documentos da empresa. Além disso, qualquer formato de arquivo pode ser gerenciado pelo sistema documental.

Diante de todas as orientações apresentadas neste artigo, uma instituição pública não precisa mais ficar perdida como uma embarcação sem rumo. Pelo contrário: com a implantação de um planejamento estratégico, é possível alcançar a excelência nas demandas internas.

Dessa forma, uma empresa pública pode se tornar referência nos serviços que presta trazendo muito orgulho para gestores, funcionários e cidadãos do país, deixando para trás o conceito negativo que a sociedade tem sobre esse setor.

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