Contar com uma boa gestão de processos no setor público é fundamental para a população — que pode receber serviços mais eficientes — e para o próprio governo, que pode otimizar custos e melhorar sua eficiência. No entanto, o enfoque em gerenciamento eficaz de processos, rotinas e práticas nem sempre é algo que encontramos em entidades e órgãos governamentais.

Por conta disso, costumamos observar atendimentos ineficientes, fluxos de trabalho burocráticos e lentos, além de estruturas internas pouco otimizadas, que não contribuem para a circulação eficaz de recursos e informações.

Neste post, você verá o que é a gestão de processos, quais são seus principais desafios e como ela pode ser aprimorada para gerar benefícios para a administração pública. Confira!

No que consiste a gestão de processos no setor público?

Uma gestão de processos eficiente na área pública envolve a identificação, monitoramento e melhora dos fluxos de trabalho existentes no meio público.

Esse tipo de gerenciamento tem o intuito de modificar e otimizar processos de uma organização governamental para que fluam de forma rápida, eficiente, produtiva e em sintonia com os seus objetivos. Também busca excluir ou “arrumar” etapas nos processos que sejam lentas, desnecessárias ou muito burocráticas.

Quais são os seus maiores desafios?

A gestão de processos, tanto na administração pública como na privada, tem desafios similares, entre eles a necessidade de alinhamento a uma cultura organizacional positiva e a busca de investimentos, recursos financeiros e mão de obra.

Além disso, há ainda na área pública a questão das legislações e etapas obrigatórias que atuam 100% nos processos, impedindo que melhorias sejam implementadas ou fazendo com que transcorram de maneira mais demorada. Também é preciso mencionar as limitações políticas, outro desafio particular desse campo.

Como está o cenário da gestão de processos no setor público?

A gestão de processos se encontra em crescimento constante nas empresas, porém, particularmente no campo público, ainda está bem no início, embora tenha uma demanda ampla.

Ela também não é tão comum no âmbito da administração pública devido, em certa medida, aos desafios já citados. Isso também se deve à falta de visão estratégica em relação à necessidade de deixar os processos mais ágeis para o cidadão e menos onerosos para o próprio Estado, possibilitando fluxos de melhor qualidade.

Contudo, é preciso destacar que existem iniciativas do Governo para alcançar a modernização dos processos da gestão pública. Tal fato pode ser observado em Prefeituras, Detran e órgãos federais, como a PRF, que contam com projetos de automação e melhoria de processos.

Que recursos são utilizados para qualificar essa gestão?

Existem muitos recursos e instrumentos empregados para qualificar a gestão de processos, aperfeiçoando-a no setor público. A primeira delas parte do reconhecimento do valor agregado obtido pelas implantações de projetos de melhorias de processos, salientando o progresso desse tipo de gerenciamento na área pública. Além disso, a qualificação é obtida:

Desenvolvendo estratégias e adotando metodologias especializadas

O desenvolvimento de estratégias de adoção e implementação de processos mais eficientes é fundamental, uma vez que é preciso alinhar o que já existe com o desejado. Para tanto, deve-se lançar mão de ações que minimizem o maior número de riscos e problemas possíveis devido às mudanças ou migração de processos lentos e ineficazes para os mais ágeis e eficientes.

A adoção de metodologias especializadas também colabora para aprimorar a gestão de processos no setor público, sendo que alguns são usados para padronização dos procedimentos e normas desejados. Além disso, a absorção dessas metodologias por parte dos colaboradores ajuda a reforçar as boas práticas no gerenciamento de processos.

Adotando suporte tecnológico para automação de processos

O uso de tecnologia para dar suporte à gestão de processos no âmbito público também é necessário, uma vez que automatiza atividades burocráticas, repetitivas e manuais, tornando-as mais ágeis e eficientes. Para tanto, o comum é empregar um sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, conhecido como BPM (Business Process Management).

Essa ferramenta tem o intuito de aperfeiçoar os resultados organizacionais por meio da otimização dos processos. Além de aumentar a rapidez de execução do fluxo das atividades, ela alia um bom custo-benefício à modernização do gerenciamento público.

O BPM possibilita definir diretrizes e metodologias que objetivam a integração de procedimentos internos, deixando mais fácil a tomada de decisão e a visualização dos resultados.

Implantando o Escritório de Processos

O chamado Escritório de Processos é responsável por promover a harmonia entre a automação e a gestão de processos de forma aprimorada. Ele é coordenado por um comitê de gerenciamento de processos e utiliza o BPM.

Esse comitê atua no planejamento das ações de cada serviço a ser feito, na coordenação de sua realização e na avaliação crítica dos resultados gerados em cada ciclo. Também age de forma ampla na implementação dos processos de negócio, sejam eles novos, sejam eles modificados.

O Escritório de Processos tende a ser o elo entre as diretrizes estratégicas e o ambiente operacional, fazendo com que as iniciativas tecnológicas fiquem alinhadas com as necessidades de expansão da organização pública.

Investindo em capacitação

É importante investir em capacitação, o que envolve treinamentos de gestão de processos que abordam conceitos e técnicas. Graças a eles, será possível fazer com que todos os profissionais da organização pública consigam se adaptar aos processos otimizados e, além disso, contribuam para que eles sejam melhorados.

Contratando consultorias e buscando parcerias

Buscar consultorias e formar parcerias que colaborem para o aperfeiçoamento da gestão de processos no setor público também é necessário. Muitas vezes, por mais que desejem aprimorar os fluxos dentro de um ou mais órgãos governamentais, os gestores não sabem por onde começar ou o que fazer primeiro.

Nesses casos, é essencial procurar os serviços de uma consultoria em gerenciamento de negócios, que também atue com capacitação em gestão de projetos (PMO) e processos.

Ela poderá apontar os caminhos a seguir, além de contribuir com experiência e conhecimento específico da área para melhorar e acelerar a adoção/implantação de uma gestão de processos eficiente.

Como o aperfeiçoamento desses processos impacta na gestão pública?

Uma boa gestão de processos envolve a organização e coordenação de um tripé importante para qualquer entidade: os processos, as pessoas e a tecnologia. Esses atuam em diversas áreas dentro do ambiente organizacional, de modo que os resultados da gestão dependem da interação entre eles.

Nesse contexto, é preciso destacar que o aperfeiçoamento gerado pelo gerenciamento de processos pode impactar diretamente na parte operacional e no âmbito estratégico. Isso permite que se repense esses dois lados da organização com vistas ao aprimoramento de ambos.

Quais os benefícios da otimização desses processos?

De certo modo, há o aumento da agilidade e da qualidade dos serviços prestados à população. Além disso, existe a chance de reduzir significativamente o custo para o Estado e para os servidores, devido ao aproveitamento mais eficiente de suas atividades.

É preciso, sobretudo, que o conhecimento seja compartilhado e que as ferramentas e parcerias gratuitas sejam divulgadas para que tenhamos uma administração pública eficiente e transparente, não apenas no papel e sim na realidade cotidiana das instituições.

Como visto, contar com uma boa gestão de processos no setor público pode trazer benefícios não só para o público, como também para o governo e para os gestores/colaboradores da organização que investe nisso.

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