A gestão transparente é ótima para preservação da marca, da confiança e, em consequência, do valor de mercado da empresa. Já a compliance é uma ferramenta que contribui para atingir esses objetivos.

Segundo a Época, uma pesquisa da International Finance Corporation revelou, já em 2010, que mais da metade dos investidores aceitava pagar um prêmio de até 10% no valor de ações de empresas com elevado grau de transparência — 38% deles manifestaram que poderiam chegar até 20% adicionais.

Mas esse não o único motivo para se trabalhar esses pilares da boa gestão corporativa. No decorrer do texto, ficará claro que eles também são importantes para o clima e a cultura organizacional e, na sua aplicação, contribuem para a eficiência de forma significativa. Vamos lá?

Gestão transparente nas empresas

Vamos começar entendendo e refletindo sobre a transparência nas empresas. Como implícito no nome, a gestão transparente valoriza o compartilhamento de informações no lugar do antiquado modelo em que elas ficam limitadas a cúpula hierárquica da organização.

O primeiro impacto da transparência é o consequente aumento da decisão participativa. Ou seja, o papel do gestor se torna menos centralizador.

Em conjunto com outras medidas paralelas, que veremos no decorrer do texto, há impacto positivo na cultura organizacional. Essa nova cultura contribui para um maior engajamento, uma vez que os envolvidos se sentem mais comprometidos.

Afinal, qual a responsabilidade que tem um indivíduo nas decisões tomadas por outras pessoas?

Por maior que seja a consciência e disposição de cada um em se comprometer com o seu trabalho, no momento em que a gestão se torna mais transparente, a informação mais acessível e os colaboradores desenvolvem uma visão mais sistêmica dos processos e estratégias, o envolvimento fica mais natural e orgânico.

Além disso, os profissionais mais talentosos não se sentem realizados profissionalmente enquanto observam limites impostos, tanto da disponibilização de informações quanto na disposição de que suas opiniões sejam ouvidas. Assim, a gestão transparente contribui para a atração e a retenção de talentos.

Entretanto, isso não significa que a direção vai perder sua voz dentro da empresa. Há momentos em que se fará necessária — principalmente diante da possibilidade de conflitos em relação a decisões mais polêmicas ou difíceis. Contudo, o gestor assume um perfil mais condizente com a de um verdadeiro líder.

Para concluir este tópico, vale ressaltar que grande parte dos conflitos, dos erros e das dificuldades com os entregáveis de rotina, se dão por falta de informação. O profissional da área de atendimento está envolvido com a tarefa de vender o máximo possível, enquanto o financeiro é dedicado a proteger o fluxo de caixa.

Se eles não têm informações sobre as implicações do seu trabalho na rotina dos colegas e na estratégia do negócio, é natural a ocorrência de problemas.

Embora tenhamos usado um exemplo de conflito interdepartamental, muitos deles ocorrem na mesma área — e o compartilhamento da informação ajuda a evitá-los. Disso você já deve estar concluindo que também temos efeitos positivos na integração.

Adoção de uma gestão transparente

Embora a gestão transparente seja de fácil definição, sua adoção pode ser bem mais complexa do que o conceito.

Como envolve a cultura da organização e algumas pessoas são mais resistentes à mudança e céticas em relação a efetividade desse tipo de medida, é esperado que existam pontos de resistência e, em alguns casos, até de boicote.

Nesse sentido, uma boa consultoria em gestão de negócios pode contribuir significativamente para preparar o ambiente e a estrutura para a gestão transparente. Isso ocorre porque uma boa organização de processos é fundamental para viabilizar a iniciativa.

Além disso, a adoção de medidas burocráticas pode ser uma tentação quando se tem o objetivo de controle. Contudo, elas dificultam a gestão participativa.

Nas empresas mais tradicionais é comum que um colaborador precise marcar um horário para conversar com um diretor, por exemplo.

É desnecessário entrar em detalhes sobre como esse tipo de medida dificulta a descentralização que comentamos no tópico anterior. É preciso quebrar o isolamento da direção, comum em empresas mais conservadoras. Em resumo estamos falando de:

Facilidade de comunicação

A burocracia na comunicação não envolve apenas a agenda dos diretores. O isolamento costuma ser físico. Por isso, a gestão transparente também impacta no ambiente arquitetônico da empresa, eliminando salas privativas e divisórias.

Do mesmo modo, banheiros e refeitórios exclusivos limitam o contato com os líderes. No segundo caso, num momento que é ótimo para o processo criativo e uma aproximação autêntica, uma vez que é mais descontraído.

Importante observar que essa é uma “via de mão dupla”. Quando o ambiente favorece a comunicação e a aproximação, o decisor também recebe mais informações.

Há também os meios de comunicação internos, como newsletter e mural de avisos. Eles devem trazer informações relevantes e livres de filtro.

Em muitos casos, esses recursos são utilizados como peças publicitárias — buscam “vender” uma imagem favorável da empresa mais do que estabelecer um bom fluxo de informações.

Isso não significa que esses filtros não tenham uma origem justificada. Porém, quando isso acontece, revela uma falta de confiança na equipe, que é resultado de outro problema: falhas na formação do corpo de colaboradores.

Formação da equipe

Essencialmente, estamos falando da criação de um ambiente e um modelo de gestão que favorece a liderança, mas que também depende da equipe. Por isso, a confiança precisa ser “plantada” desde o momento da contratação.

É preferível desenvolver um processo mais criterioso, que considere a contratação de profissionais alinhados ao propósito e à cultura da organização, do que tratar os novos colaboradores com desconfiança até que provem merecer o contrário.

Essa postura cria um ciclo vicioso, em que um fica aguardando a prova do outro para depositar sua confiança.

Incorporação tecnológica

Pode até parecer estranho mencionarmos a tecnologia como um fator de importância na gestão transparente. Muitas vezes, ela é adotada com objetivos aparentemente mais concretos, como aumento de produtividade e lucratividade. Contudo, a disseminação da informação é muito difícil sem o uso dos recursos tecnológicos.

Principalmente nos dias de hoje, em que a quantidade de informação é imensa e precisa ser organizada em apresentações gráficas que facilitem a interpretação, é fundamental o investimento em tecnologia e consultoria em gestão de TI.

Além disso, o conteúdo de interesse dos vários colaboradores precisa estar disponível em tempo real ou pode acabar perdendo o seu valor.

Da simples consulta do total de compras de um colaborador ou da receita de uma unidade, por exemplo, até relatórios mais elaborados de Business Intelligence, tudo pode ser levantado de forma autônoma com o uso adequado da tecnologia.

Importância da gestão transparente no clima e cultura organizacional

Já mencionamos superficialmente o impacto da gestão transparente no clima organizacional. No entanto, é razoável que nos aprofundemos mais nesse tema. Esperamos que tenhamos conseguido esclarecer que é natural que exista certo nível de resistência a um modelo mais participativo.

De um lado, os gestores mais conservadores tendem a assumir uma postura mais cética. De outro, os colaboradores podem assumir que, ao menos na prática, a transparência não tenha muitas chances de avanço.

Obviamente, essa cultura precisa ser trabalhada para que o modelo tenha aplicação efetiva.

A boa notícia é que isso pode ocorrer de forma natural se o processo for bem conduzido. Pois bem, existem alguns motivos principais para que as pessoas aceitem e se engajem na mudança. São eles:

  • uma parcela dos envolvidos é apaixonada pelas transformações e odeia a rotina;
  • quando há um incentivo estimulando a mudança, como um oásis que encoraja a caminhada no meio do deserto;
  • quando existe uma ameaça que força a mudança, como quando uma barbatana de tubarão aparece ao seu lado no mar.

Acontece que a gestão transparente consegue esse efeito do oásis por meio de demonstrações dosadas dos benefícios que traz.

Com informação disponível o trabalho de todos fica mais fácil. Além disso, principalmente para os profissionais mais criativos, interessados e comprometidos, é difícil cumprir uma ordem sem entender o sentido de ela ter sido solicitada.

Alguém que recebe a atribuição de apertar um parafuso que ele não sabe para que serve, jamais terá a mesma satisfação de quem sabe que um bom aperto vai garantir a sustentação de uma estrutura fundamental — muito menos do que aquele que, sabendo disso, desenvolveu uma técnica mais fácil e segura de garantir a sustentação.

Por isso, depois de superadas as eventuais resistências iniciais, o impacto no clima é significativo.

Isso é potencializado ainda mais com a melhora dos processos e a percepção dos resultados, culminando com uma mudança expressiva também na cultura da empresa, que, além de mais participativa, em consequência assume uma postura mais colaborativa, dinâmica e descentralizada.

Compliance na governança corporativa

É difícil imaginar que os problemas de desvios financeiros e práticas questionáveis possam ser combatidos com aumento da burocracia na gestão moderna. A dinâmica empresarial na atualidade exige uma agilidade incompatível com modelos mais rígidos e inflexíveis.

Do mesmo modo, não é razoável esperar que as pessoas cumpram seus deveres morais por simples consciência de que isso é um dever. Por isso, a única solução é desenvolver processos mais transparentes e soluções concretas para o problema.

A compliance assume esse papel com extrema competência e eficácia. Uma das formas de entregar esse resultado é por meio do processo de decisão.

Algumas empresas optam pela criação de comitês de assessoramento que dão suporte à diretoria e ao conselho de administração, outras preferem estruturas de compliance totalmente independentes, que operam com alta influência e em todos os departamentos da empresa.

Seja qual for a opção, o fundamental é estruturar processos que permitam a decisão participativa, na qual os gestores sejam apoiados por comitês híbridos, ou seja, compostos por funcionários e pessoas de fora da empresa.

A independência de comitês e conselhos é essencial para a governança e para a estrutura de compliance, o que não ocorre quando, por exemplo, o diretor executivo assume a presidência do conselho, algo bastante comum no caso brasileiro.

A Petrobrás é um ótimo exemplo de adoção de um bom modelo depois da exposição que sofreu. A empresa recuperou muito do seu prestigio, ao menos no mercado, criando comitês e estabelecendo competências claras para os diretores executivos e membros do Conselho — e tudo isso sobre influência da administração pública.

Desde 2016, há também uma nova política para indicação dos diretores. A escolha começa com uma análise de integridade e competência técnica. Todas as designações e afastamentos precisam da aprovação do Conselho de administração.

Além disso, o processo abrange as funções executivas, membros de diretoria executiva, do conselho fiscal, do conselho de administração e dos comitês de assessoramento.

Compliance e a gestão de riscos

A atividade de compliance surgiu em resposta a fraudes contábeis cometidas por grandes empresas. Nos estados Unidos, esses delitos motivaram a Lei Sarbannes-Oxley, aprovada pelo Congresso estadunidense ainda em 2002. No Brasil, iniciativa parecida ocorreu em 2013.

Entre as mudanças estabelecidas, representantes de conselhos das organizações empresariais passam a responder civil e criminalmente pelo descumprimento da legislação. Essas medidas geraram motivação para controles de risco nas empresas.

Ao mesmo tempo, essa resposta positiva às normas legais gera segurança, confiança dos investidores e diminuição do custo de capital, além de estimular investimentos, projetando maior solidez.

Por isso, as empresas têm se esforçado para mapear seus riscos operacionais, financeiros, ambientais, legais e tantos outros, assumindo uma análise cada vez mais abrangente das variáveis. Essa identificação serve de base para definir políticas de monitoramento e controle de riscos e com aplicação da compliance.

A adoção dessas medidas contribui para melhora ou recuperação de imagem com reflexos no valor de suas ações na bolsa.

Dentre elas, são desenvolvidos programas corporativos de ações continuadas de prevenção, identificação e correção de atos fraudulentos. No último tópico, relacionaremos os pilares da compliance que descrevem essas ações.

Mais uma vez, um bom exemplo no caso Brasileiro é o da Petrobrás que, depois dos escândalos recentes, desenvolveu ações contínuas que resultaram em melhora da lucratividade e alta na Bolsa de Valores.

Nesse caso, uma das medidas mais significativas foi a assinatura de um acordo de ressarcimento com o governo do EUA, mas incluindo medidas práticas de compliance que permitem uma gestão dos riscos envolvendo ações de grande impacto.

Essa relação da compliance com a gestão de riscos fica ainda mais evidente ao ser relacionada como sinônimo de conformidade.

Os vários mecanismos de controle garantem a realização dos mais diversos processos respeitando as exigências legais alinhados aos princípios do código de conduta da empresa, contribuindo significativamente para a diminuição de riscos.

Compliance para conter fraudes corporativas

A complicance é uma alternativa moderna para a antiga prática de burocratizar os procedimentos e contratar mais auditores — em suma, aumentar controles. Fraudes são combatidas de fato por eliminação dos seus estímulos.

Quanto maiores forem as facilidades, maior será a incidência de delitos, desvios e inconsistências. Assim, a compliance combate fraudes estabelecendo códigos, políticas, normas e procedimentos que desestimulam a pratica.

Dentre as mais marcantes estão a formação de um comitê de ética e a criação de um canal de denúncias. O comitê terá a atribuição de gerir o plano de compliance e monitorar os resultados. Contudo, sua atuação ocorre de forma racionalizada e produtiva, pois é focado nos objetivos do plano.

Obviamente, isso não significa que se deve ignorar os objetivos estratégicos, mas o foco nas atividades de compliance faz enorme diferença no resultado. É uma situação semelhante, o que ressaltamos que não significa idêntica, à atividade de um consultor.

Por estar dedicado ao projeto de consultoria, ele não se envolve com tarefas de rotina que poderiam desviá-lo dos objetivos de melhora dos resultados.

Já o canal de denúncias é um instrumento que permite a qualquer pessoa que se relacione com a empresa, colaborador ou não, fazer denúncias sem se sentir ameaçado de alguma maneira.

Por isso, é um mecanismo fundamental para identificar fraudes e, desse modo, desestimula que ocorram.

Quando denúncias são feitas, devem ser criteriosamente investigadas sob critérios previamente definidos e que possam garantir a integridade de todos os envolvidos — principalmente enquanto não ocorrer uma apuração confiável do que de fato ocorreu.

Comunicação em compliance

Não é possível pensar em compliance sem garantir o comprometimento dos envolvidos. Os processos, os códigos de conduta e as instruções sobre os processos e políticas de governança precisam ser disseminados entre as equipes.

Mas esse também é um caminho com mais de um sentido. Considerando o papel da governança e o fato de que envolve todos os interessados no sucesso da empresa, de colaboradores a acionistas, a comunicação dos resultados também tem papel importante para o negócio.

Nesse sentido, vale destacar a relação entre a transparência e a compliance. Grande parte do esforço de comunicação é assumido pela disponibilização da informação.

Desse modo, a estratégia de comunicação pode se concentrar em transmitir mensagens especificas e direcionadas.

A natureza dessa mensagem também é um ponto relevante. A conduta ética pode ser objeto de profundas reflexões filosóficas. Contudo, é uma abordagem que se dedica muito mais em fazer perguntas cada vez mais aprofundadas, mas que não pretende dar respostas concretas.

Não é o caso de criticar esse método. Grande parte de nossa consciência moral e de nossa legislação tem origem nessa profunda avaliação das interações humanas.

Contudo, não é possível comunicar esse conhecimento de forma objetiva e determinada. A comunicação em compliance precisa entregar uma mensagem de fácil compreensão e aplicação, sem posicionamentos relativos.

Pilares do compliance

Por isso, é preciso existir um conjunto de regras que evitem interpretações distintas e flexibilizações banais.  Esse regramento se dá, principalmente, por meio do primeiro dos pilares da compliance que vamos relacionar para você, que são:

Código de conduta

Basicamente, o código de conduta é um conjunto de regras que definem, orientam e disciplinam o comportamento dos envolvidos na atividade da organização. Apesar de aparentemente elementar, esse documento é a base estruturante de todo o projeto de compliance.

Um código bem elaborado vai contribuir com a facilidade de aplicação da estratégia ao entregar parâmetros objetivos e claros sobre a conduta esperada de cada colaborador.

Comitê de ética

Com base no código de conduta, é atribuição do comitê de ética gerir, liderar e reciclar o programa de compliance. Além disso, ainda é o principal responsável por disseminar o regramento para os colaboradores.

E, como fazem os comitês, avaliar e tomar decisões sobre questões novas, não previstas ou controversas relativas à compliance.

Gestão de terceiros

É a atividade voltada a garantir que todos os agentes que atuem em nome da empresa, ou mesmo nela própria, balizem o seu comportamento de acordo com o código de conduta estabelecido.

Portanto, a gestão envolve treinamentos sobre as regras que devem ser seguidas, inclusão contratual de cláusulas de compliance, o monitoramento constante e auditorias periódicas das atividades realizadas por terceiros.

Essa é uma atividade de grande importância considerando que é mais difícil trabalhar a cultura organizacional de fora da empresa.

De outro lado, uma boa gestão de terceiros coloca uma barreira e um aviso em relação às práticas que não são admitidas. Por si só, essa limitação já gera um desestímulo a fraudes e atitudes indesejadas.

Políticas e procedimentos

É como um manual de compliance. Nele, são incluídos procedimentos anticorrupção, regras sobre recebimento e envio de brindes e presentes, doações, contribuições para viagens e entretenimento, por exemplo.

Todos os colaboradores e terceiros que se relacionem com o Poder Público devem receber esse conteúdo, que precisa abordar questões e situações concretas de forma didática e que não permita interpretações dúbias.

Treinamentos

Como em qualquer procedimento corporativo, os treinamentos são uma ferramenta essencial para trabalhar a cultura e aprimorar os procedimentos e as políticas adotadas pela equipe. Cada colaborador precisa saber os detalhes do plano de compliance e ser instruído sobre suas ações.

Canal de denúncias

Já citamos o canal de denúncias, que é mais do que um simples meio de comunicação. Ele deve garantir e preservar a identidade dos denunciantes permitindo a confidencialidade das informações.

Além de receber e registrar denúncias de colaboradores e de terceiros, o canal deve privilegiar uma resposta efetiva e fiscalizar o andamento dos procedimentos administrativos definidos no plano de compliance — de forma similar à que ocorre no monitoramento de projetos.

Para concluir nossa postagem sobre gestão transparente e aplicação de compliance, vale ressaltar a importância da liderança na sua aplicação.

Empresas são formadas por pessoas muito mais do que por equipamentos e processos.

No caso do tema desta publicação, essa máxima é reforçada, uma vez que, essencialmente, estamos falando de conduta humana.

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