Infelizmente, quando os brasileiros ouvem algo a respeito do poder público logo pensam em desorganização e falta de planejamento. De fato, é triste encarar essa realidade, mas não podemos generalizar. Afinal, algumas instituições são bem-sucedidas com a gestão de projetos no setor público.

Mas o que significa esse processo? Como ele é elaborado? Quais metodologias são utilizadas? Acompanhe nosso artigo e descubra!

Qual é o cenário da gestão de projetos no setor público do Brasil?

A gestão de projetos do setor público ainda é algo bem tímido e que está apenas iniciando. Sendo assim, há um longo caminho pela frente. No entanto, alguns fatores impedem o crescimento rápido desse tipo de gerenciamento, como:

  • a falta de visão estratégica;
  • a morosidade dos processos;
  • a burocracia e os altos custos dela;
  • as limitações políticas etc.

No entanto, já se percebe um esforço do Governo em melhorar a administração dos projetos em órgãos públicos do âmbito legislativo, judiciário e executivo. Dessa forma, aos poucos os resultados positivos estão aumentando e as carências diminuindo.

O que levar em consideração na elaboração desse tipo de gestão?

Para estruturar uma gestão de projetos eficiente no setor público é necessário seguir alguns passos fundamentais. Vejamos alguns deles.

1. Diagnóstico

A princípio é preciso fazer um estudo sobre o cenário real da instituição pública. Seria como um levantamento das necessidades e aspectos importantes para a construção de uma gestão de projetos eficiente.

Entre os dados que comporão essa pesquisa, estão:

  • os setores que têm deficiência na gestão de projetos;
  • os tipos de carências a serem sanadas;
  • as ferramentas que serão utilizadas;
  • os recursos financeiros necessários;
  • as metas a serem alcançadas.

2. Plano de ação

Com base nas informações recolhidas no diagnóstico será criado o plano de ação, ou seja, o planejamento para que as metas sejam atingidas. Por exemplo, digamos que o objetivo é o estabelecimento de um cronograma para o cumprimento de prazos dos projetos.

Então, uma ação seria a construção desse calendário, certo? Para ajudar, talvez seja decidido que a instituição adotará uma ferramenta de automação que ajude a equipe desse setor a acompanhar o andamento das tarefas.

Quais desafios e cuidados é preciso ter?

Alguns empecilhos, se não forem identificados, resolvidos ou evitados, podem colocar em xeque a efetivação do processo de gestão de projetos do setor público. Um deles é a inexistência de prazos.

Voltando ao exemplo citado no tópico anterior, o que aconteceria se, depois do diagnóstico e do plano de ação, a empresa pública não definisse um período limite para a entrega do cronograma? O resultado seria o antigo hábito brasileiro de empurrar para frente as tarefas que aparentemente não são urgentes. Dessa forma, esse projeto terminaria arquivado.

Outro desafio é o mau investimento de recursos financeiros. Isso pode acontecer quando o capital é injetado em algo que não será bem aproveitado.

No caso da ferramenta de automação, imagine que seja implantada no setor e a equipe não receba nenhum treinamento de como usá-la. Com isso, essa aplicação será descartada ou utilizada incorretamente. Podemos citar ainda outro problema: a falta de indicadores (KPI’s) de desempenho. Não ter essa prática é como andar no escuro com medo de tropeçar. Infelizmente, no setor público o único indicador é o financeiro.

Mas como saber, por exemplo, se um departamento está indo bem com as novas práticas adotadas na gestão de projetos sem um tipo de mensuração? Além disso, os KPI’s demonstram falhas que precisam ser resolvidas ou detalhes que devem ser modificados ou melhorados.

Acrescente à lista de dificuldades a velha conhecida burocracia que assombra o setor público travando projetos e desestimulando qualquer tipo de gestão de excelência. Devido a isso, a inovação, algo fundamental para um bom gerenciamento, avança a passos lentos.

Qual é a diferença entre a gestão de projetos do setor público e privado?

A finalidade é a principal diferença entre a gestão de projetos de empresas públicas e privadas. Em uma instituição pública, o objetivo de implementar e melhorar essa gestão é cumprir a atribuição pela qual foi criada. Por exemplo, uma entidade que presta serviços de limpeza para a população direcionará os seus projetos para esse fim.

Por outro lado, uma organização privada enxerga esse gerenciamento de outro ângulo. Nesse caso, envolve metas financeiras, econômicas, consolidação no mercado e outros aspectos que garantirão a sobrevivência do negócio.

Que metodologias podem ser aplicadas?

Existem várias metodologias que são usadas por organizações privadas que facilitam as tarefas das equipes, aumentam o nível da eficiência, da organização e oferecem excelentes resultados. Esses métodos podem ser adaptados para o setor público. Quer conhecer alguns deles? Acompanhe!

Caminho crítico

Esse método envolve a interligação de tarefas que dependem uma da outra dentro de um projeto. Sendo assim, algumas só iniciam após o término de outra formando um caminho crítico. Diante disso, as tarefas mais importantes devem ser priorizadas para que desbloqueiem o fluxo para outras tarefas.

Scrum

Quando a gestão de projetos precisa ser ágil, adaptar-se a mudanças repentinas e urgentes a metodologia scrum é a mais indicada. Ela é dividida em pequenas etapas (sprints) que duram até quatro semanas. Ao fim de cada uma delas, é feita uma reunião para conversar sobre o andamento, os objetivos e as melhorias que precisam ser feitas. Nesses encontros, ocorre um processo de retroalimentação positiva e feedbacks constantes.

Gestão de qualidade

Um padrão internacional de projetos, conhecido como ISO 10006:1997, é uma metodologia que garante a padronização e a qualidade da gestão de projetos. Para conseguir esse resultado, essa norma descreve as etapas que precisam ser seguidas, como:

  • liderança;
  • envolvimento do time;
  • gerenciamento dos processos;
  • constante aprimoramento;
  • reunião para tomada de decisão etc.

Canvas

Conhecida como Project Model Canvas, essa metodologia é muito simples de implementar. Para isso, é preciso criar um quadro com colunas que indiquem o andamento das tarefas. Quando uma etapa é finalizada, a tarefa muda de coluna. Já existem aplicativos e plataformas virtuais com o método Canvas que facilitam a utilização na gestão de projetos.

Ainda há muitos desafios para o setor público na questão de gerenciamento de projetos. Porém, com um pouco de esforço das autoridades governamentais e dos gestores dos órgãos haverá um grande progresso pela frente.

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