Você já percebeu que tudo em nossa vida se resume a processos? Basicamente, um processo pode ser compreendido de forma simplificada como um fluxo com as entradas ou inputs, a fase de transformação e as saídas, que são os outputs.

Podemos explicar um processo utilizando um exemplo da sua rotina, como escovar os dentes. O que é necessário para esse processo? Primeiramente, precisamos das entradas, que são a escova, a pasta, a água e uma pessoa para executar a tarefa. Esses são os inputs.

Depois, o processo passa por uma transformação, que é a escovação em si. E as saídas, ou outputs, são os resultados, ou seja, os dentes escovados.

Acreditamos que, depois desse exemplo, você consiga enxergar sua rotina como um fluxo contínuo de processos, certo? Com as organizações, ocorre o mesmo: elas são verdadeiras coleções de processos.

Independentemente do tipo ou do estágio em que se encontram, as empresas são formadas por processos. Sejam públicas, privadas, negócios iniciantes ou multinacionais, todas funcionam baseadas em processos.

Assim, redirecionando nosso exemplo para o ambiente organizacional, temos as entradas, que são a matéria-prima, a mão de obra, as informações e o maquinário. Isso passa por um procedimento de transformação resultando em bens e serviços.

Assim, as saídas, que são os resultados, têm impacto direto sobre os clientes, sejam eles internos ou externos. Para assegurar a qualidade desse processo, os resultados devem passar por avaliações, podendo retornar ao início do processo.

Existem três tipos de processos:

  • primários: envolvem o cliente de forma direta;

  • de apoio: garantem a execução dos processos primários;

  • de gestão: responsáveis pela coordenação dos processos primários.

No caso das organizações, esses tipos de processos são complexos e transversais, ou seja, passam por vários setores e são interdependentes.

Por isso, todos os envolvidos devem atuar de maneira sinérgica e alinhada para alcançar um resultado comum, e para isso devem ter o conhecimento de todas as etapas, ou seja, uma visão sistêmica.

Assim, é necessário conhecer o processo de ponta a ponta, o que significa enxergá-lo como um todo, e não como várias partes. Estimular a visão sistêmica é um sinal de maturidade organizacional.

Se você ocupa um nível estratégico em sua empresa e isso o leva a tomar decisões a todo instante, precisa saber mais sobre o gerenciamento de processos. Vamos lá!

O que caracteriza o gerenciamento de processos

O gerenciamento de processos, conhecido na língua inglesa como Business Process Management (BPM), pode ser caracterizado como uma forma de otimizar processos unindo a gestão de negócios e ferramentas tecnológicas.

Existem várias definições sobre o que é gerenciamento de processos. Você conhece o Guia BPM CBOK? É um guia especializado no assunto e que oferece uma das definições mais completas sobre o gerenciamento de processos.

Conforme o Guia BPM CBOK, a gestão de processos de negócio é uma abordagem que visa identificar, desenhar, executar, mensurar, monitorar e controlar processos de negócio, com o objetivo de alcançar resultados alinhados aos objetivos estratégicos da organização.

O guia destaca ainda a importância da tecnologia como forma de agregar valor, melhorias, inovações e o gerenciamento dos processos ponta a ponta, levando a uma melhoria do desempenho organizacional e dos resultados de negócios.

De forma resumida, o gerenciamento de processos é uma abordagem gerencial que, aliada à tecnologia, busca gerar melhorias nos processos, o que deve refletir sobre o resultado final.

O Guia BPM CBOK sugere que as rotinas sejam compreendidas a partir do desdobramento do processo, que ocorre na seguinte ordem: processo, subprocesso, atividade, tarefa e passo.

Isso significa dizer que os processos podem ser divididos em subprocessos, que devem ser realizados por atividades ou fluxos de trabalho.

Essas atividades podem, então, ser decompostas em tarefas e, em seguida, em passos. Isso facilita a atribuição e divisão das responsabilidades. Os processos e subprocessos fazem parte da visão lógica, e os demais desdobramentos fazem parte da visão física.

Você está querendo saber de onde surgiu essa ideia? O surgimento do gerenciamento de processos está atrelado à preocupação cada vez maior das empresas com a qualidade total. Desse modo, está inserido no contexto do modelo japonês de produção.

Assim como várias ferramentas que buscam a qualidade dos processos, a utilização da abordagem do BPM tem crescido, mas ainda é pouco difundida no Brasil. As empresas que já adotaram tal tecnologia afirmam estar satisfeitas dada a sua rapidez e utilidade.

Ficou interessado? Antes de nos aprofundarmos no assunto, é essencial que você entenda que gerenciar processos representa uma mudança na mentalidade da organização.

Isso quer dizer que, ao adotar essa abordagem, deve haver uma mudança no mindset, ou seja, na forma de pensar, no modelo mental de tal organização. Para ser implantado com sucesso, é necessário fazer parte da cultura da empresa.

Está curioso para saber mais informações? Vamos lá!

O gerenciamento de processos de negócio

Você já sabe que o gerenciamento de processos de negócio (BPM) permite às organizações alcançar maior eficiência se baseando no estabelecimento de princípios e práticas que buscam a melhoria dos processos.

Agora vamos abordar algumas condições para que esse gerenciamento seja eficaz.

A primeira delas se refere ao engajamento de todas as partes envolvidas — os chamados stakeholders. Isso significa que os funcionários, gestores, fornecedores e até mesmo os clientes devem direcionar seus esforços em busca da melhoria dos processos.

Você está se perguntando como um cliente pode melhorar um processo? Por meio dos canais de feedback. As reclamações, por exemplo, são fonte rica para a melhoria de processos.

Os clientes têm muito poder sobre processos. Vale lembrar que, muitas vezes, são eles que têm o maior contato com o produto final, e por isso sua opinião é muito importante.

Outra regra essencial é a definição do dono do processo. O dono do processo deve ser o responsável pelo resultado e o desempenho dele.

Esse dono, que pode ser uma pessoa ou um grupo, tem o dever de definir os indicadores de desempenho para que o processo possa ser medido. Esses indicadores servem como monitoramento. Sem eles, torna-se impossível a avaliação de qualquer processo.

O objetivo principal dos indicadores de desempenho é avaliar se as metas estão sendo cumpridas de acordo com o que foi planejado.

Quer saber quais os motivos em adotar agora mesmo a perspectiva do gerenciamento dos processos em sua empresa? Vamos falar sobre isso já!

A importância do gerenciamento de processos

Você já sabe que o gerenciamento de processos torna a organização mais eficiente. Mas como isso ocorre?

Ele valoriza a integração entre os departamentos e baseia-se na divisão de responsabilidades e na transparência de informações. Com isso, a comunicação se torna mais fluida e os stakeholders passam a conhecer todo o processo.

Somadas a essas vantagens, temos a eliminação de processos desnecessários e a redução dos desperdícios. Isso torna o todo mais ágil e controlado.

Esse modelo faz com que o conhecimento passe a ser facilmente disseminado por toda a empresa. Além disso, os processos tornam-se padronizados, garantindo ao cliente final a qualidade dos produtos e serviços.

Em suma, o que queremos dizer é que gerenciar processos representa ter um desempenho superior. As etapas do BPM facilitam a visão e o entendimento em relação ao objetivo da empresa.

Ficou curioso para saber quais são essas etapas? Vamos lhe contar!

As principais etapas do gerenciamento de processos

O gerenciamento de processos funciona como um ciclo que tem cinco etapas: mapeamento, modelagem, oportunidade de melhoria, implantação/padronização e monitoramento. É o que vamos explicar adiante.

Antes de qualquer ação, é indispensável que a empresa tenha conhecimento de seus processos. Desse modo, a primeira etapa para se gerenciar um processo é mapear as atividades.

Mapeamento

Nessa fase, ocorre a coleta dos dados. Isso pode ser feito por meio de entrevistas com os stakeholders. O objetivo é entender como ocorre o processo no estágio atual. Essas informações devem ser colhidas com os executores do mesmo estimulando a cocriação.

Mapear os processos existentes é uma forma de facilitar a compreensão em relação aos objetivos de cada atividade ou tarefa e sua contribuição para o todo, além de gerar maior controle por parte dos gestores.

Modelagem

A modelagem é a fase de desenho do fluxo dos processos. Para isso, são utilizadas ferramentas específicas para entender o caminho que as entradas percorrem até se transformarem em um produto final.

Oportunidade de melhoria

Após mapear e modelar os processos, torna-se possível identificar os gargalos, ou seja, o que está atrapalhando o processo, ou o que pode ser eliminado, o que está causando desperdício ou impactos negativos. O objetivo principal é melhorar o valor agregado de cada processo.

Essa etapa precisa ser sempre refeita, já que novas demandas surgem a todo tempo. A cada rodada no ciclo, existe uma forma de melhorar algo. Isso não significa que haja algo errado, e sim que os processos estão se tornando cada vez melhores — assim como um diamante, estão sendo lapidados.

Implantação/Padronização

Essa etapa tem o objetivo de fazer com que qualquer pessoa que necessite executar uma tarefa possa fazê-lo da mesma forma. É a fase de criar um manual para aquele processo.

É o que conhecemos como POP (Procedimento Operacional Padrão), um documento que mostra como o processo deve ser executado por qualquer pessoa que esteja apta a executá-lo.

Monitoramento

A fase de monitoramento é uma forma de evitar grandes lacunas entre o planejado e o executado. Deve ser contínuo para assegurar que o processo esteja sempre de acordo com o que já foi mapeado, modelado, melhorado e padronizado.

Caso ocorram desvios, com o monitoramento contínuo, é possível recorrer a medidas corretivas antes que um impacto maior sobre todo o processo seja causado.

Melhor que medidas corretivas é adotar medidas preventivas para evitar problemas durante os processos, por isso, o controle ideal é aquele feito em todas as etapas do processo.

Uma das formas mais comuns de fazer esse monitoramento é por meio de indicadores de desempenho estabelecidos pelo dono do processo.

Esses indicadores, chamados de KPIs (Key Performance Indicators), são métricas que avaliam a evolução do planejamento por meio de um monitoramento das atividades realizadas.

Os KPIs são fundamentais para que o processo flua de forma alinhada e alcance os resultados pretendidos. Eles apontam o quanto já foi cumprido e o que falta para que cada meta seja realizada.

Por meio deles, os stakeholders acompanham o desenvolvimento dos processos.

Algumas das ferramentas envolvidas em gerenciamento de processos são:

  • Business Process Management Suite (BPMS): possibilita a operacionalização digital dos processos;

  • Service Oriented Architecture/Enterprise Application Integration (SOA/EAI): permite a integração com sistemas especialistas e flexibilidade em se adequar a mudanças gerenciais e operacionais;

  • Business Activity Monitoring (BAM): essa ferramenta permite monitorar processos em tempo real;

  • Business Intelligence (BI): detecta falhas estratégicas e apresenta painéis de desempenho, mostrando os resultados de cada atividade em tempo real.

Para que esse ciclo funcione, é muito importante que os envolvidos estejam alinhados com a estratégia e as mudanças feitas pela empresa.

O bom funcionamento dessas etapas acarreta o aumento da confiabilidade e segurança nos processos; redução de custos; redução de estoques; aumento da capacidade de produção; redução da burocracia, entre outros benefícios.

Se você é um líder, é importante saber que é seu papel estimular uma cultura do gerenciamento de processos dentro de uma empresa e incentivar os funcionários a se certificarem nessa área.

Conheça agora as principais certificações em processos e como elas podem acelerar seu crescimento profissional.

As certificações de gerenciamento de processos

A eficiência de um processo depende das pessoas que o executam.

Se você está apreensivo com sua carreira e não sabe como se destacar perante milhares de pessoas com a mesma formação, a certificação em projetos e processos é uma forma de conseguir alcançar seu objetivo e inserir um diferencial em seu currículo.

Um dos motivos para a certificação ser vista como um diferencial é que, no Brasil, essa é uma área que ainda não se encontra saturada. Ou seja, é algo raro e, por isso, muito valorizado pelo mercado de trabalho.

As certificações em processos servem para validar os conhecimentos, experiências, habilidades e práticas dos profissionais da área.

Além disso, uma pessoa capacitada em gerenciar projetos e processos pode ser o que uma organização precisa para alcançar um desempenho superior.

Vamos abordar basicamente três tipos de certificação, a começar pela CBPP (Certified Business Process Professional), que é a mais conhecida no Brasil.

1. Certified Business Process Professional (CBPP)

A CBPP é uma certificação de validade e reconhecimento internacional. O profissional que adquire essa certificação passa a ter um status diferenciado perante o mercado de trabalho, ou seja, funciona como um selo de qualidade.

Quem faz o registro é a ABPMP Internacional, uma associação sem fins lucrativos.

A CBPP é única e renovável a cada três anos. O motivo para ser renovada periodicamente é atestar que o profissional certificado está atualizado e acompanhando as práticas e tendências de BPM.

A prova é feita em português e, como prerrequisito, o profissional interessado deve comprovar experiência na área. O objetivo de passar por essa prova é validar o conhecimento e a prática do especialista em processos.

O conteúdo da prova é baseado no Guia BPM CBOK. Outro prerrequisito para fazer o exame é participar de um evento chamado BPM Boot Camp durante três dias. Nesse evento, são discutidos vários conteúdos que são cobrados na prova.

2. OMG Certified Expert in BPM (OCEB 2)

A outra certificação é chamada OCEB 2. Ela é concedida pela Object Management Group, a OMG. A OCEB 2 é uma atualização da OCEB e serve para verificar conhecimentos sobre a BPMN 2.0.

Essa entidade é especializada na padronização de várias normas técnicas relacionadas à qualidade nos processos de negócio, como Business Motivation Model (BMM), Business Process Model and Notation (BPMN) e a metodologia Seis Sigma.

O objetivo dessa certificação é verificar o conhecimento técnico e conceitual do profissional em conceitos e padrões. Para realizar a prova, que é em inglês, não há prerrequisitos.

Ela se divide em cinco títulos distribuídos em três níveis: OCEB fundamental, conhecimentos técnicos e de negócio: Business Intermediate e Technical Intermediate e, então, Business Advanced e Technical Advanced.

O profissional que deseja essa certificação tem a opção de passar pelos cinco exames que contemplam desde o nível básico até o avançado ou escolher uma linha específica entre os conhecimentos técnicos ou de negócio e, assim, passar por três exames para obter o nível avançado.

Existem também as certificações de projetos, como a Project Management Professional (PMP), que atesta que o profissional está apto a conduzir projetos, e a Seis Sigma.

3. Seis Sigma

A Seis Sigma é uma certificação voltada tanto a processos quanto a projetos. Seu objetivo é melhorar processos e estabelecer boas práticas e gerenciamento da qualidade em projetos.

Essa é uma abordagem muito reconhecida por sua capacidade em reduzir custos, melhorar a qualidade e otimizar processos.

Você já ouviu alguém dizendo que é um Green Belt, Black Belt e Master Black Belt? Essas são algumas das nomeações que recebem os especialistas certificados em diferentes níveis de acordo com essa metodologia.

Ainda está com dúvida sobre como se capacitar em gerenciamento de processos? Vamos falar mais sobre isso adiante.

Como se tornar um profissional mais capacitado a gerenciar processos

Um profissional de alta performance está sempre ligado às novas tecnologias e buscando aprimoramento profissional. O mercado de trabalho valoriza aqueles que buscam se especializar em métodos específicos.

Se você quer se diferenciar e alavancar sua carreira, uma dica é buscar a especialização na área de processos.

Com ela, você terá domínio de ferramentas específicas que serão utilizadas para substituir a atual gestão na empresa em que atua por uma gestão mais moderna e eficiente, baseada em processos.

Além de ser reconhecido por portar uma certificação internacional, o profissional certificado em gestão de processos é um especialista em analisar os fluxos da organização.

Ele é capaz de identificar pontos a serem melhorados, buscando alinhar cada vez mais os processos à estratégia da organização em que atua.

Se você é um gestor e não está interessado em se capacitar, mas quer que a empresa adote o BPM, vamos lhe contar como isso é possível.

Como fazer com que a organização tenha um desempenho superior

Você é o responsável pela gestão estratégica na sua empresa e está preocupado com alguns problemas em relação ao não cumprimento de metas e objetivos? Além disso, os prazos dos projetos não estão sendo suficientes mesmo com a equipe fazendo hora extra?

Você ainda quer ter mais controle em seus processos no dia a dia, acha que está gastando muito dinheiro e tempo onde não deveria?

Se estiver difícil agir perante essa situação, podemos te ajudar. Você precisa buscar uma consultoria de processos!

Diferentemente de uma consultoria de projetos, a consultoria de processos tem como objetivo analisar a situação atual da empresa e identificar pontos de melhoria para que as entregas, ou outputs, dos processos sejam os melhores possíveis.

Esses consultores são especialistas no ciclo de gerenciamento de processos e vão prestar todo o auxílio necessário para mapear, modelar, melhorar, padronizar e monitorar os processos organizacionais.

Com a consultoria em processos, é possível que você se concentre no core business de sua organização enquanto consultores especialistas monitoram os processos, mitigando riscos e eliminando desperdícios oriundos de processos mal desenhados.

Com isso, a melhoria será vista no resultado final tanto pela empresa quanto pelo consumidor. Isso significa eficiência operacional e ganhos financeiros.

Concluindo, o BPM é imprescindível para a empresa que quer se manter competitiva e ainda alcançar um diferencial que a leve a um desempenho superior.

Se você é um profissional que quer se destacar, buscar a certificação é uma grande oportunidade.

Além de ser reconhecido pelo mercado pelo selo internacional, você ainda se tornará um especialista apto a gerir processos de acordo com a estratégia organizacional de qualquer empresa. Lembre-se de que conhecimento não ocupa espaço e é para toda a vida!

Entendeu o que é gerenciamento de processos e por que é importante se capacitar para exercer essa função estratégica?

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