No contexto atual do mercado, a concorrência aumenta continuamente, a tecnologia não para de avançar e os clientes apresentam mudanças de comportamento e exigências cada vez maiores. Como, então, manter-se à frente da concorrência para conquistar a permanência na sua área de atuação e o sucesso em longo prazo? Existem fatores críticos de sucesso que são fundamentais para alcançar esses objetivos.

Antes de nos aprofundarmos no assunto, é importante entender que os fatores críticos de sucesso são, basicamente, uma série de análises do progresso do seu negócio. Eles podem ser aplicados a processos, projetos e até mesmo na empresa como um todo, a fim de que você possa avaliar o andamento das estratégias e seus possíveis resultados.

Com isso, é possível corrigir problemas de maneira preventiva, reforçar pontos positivos a tempo de que eles gerem resultados ainda mais interessantes e entender melhor a maneira com que o negócio funciona e onde ele pode chegar.

Quer descobrir tudo o que você precisa sobre os fatores críticos de sucesso e como eles podem impactar o desenvolvimento e o êxito da sua empresa? Continue a leitura e mãos à obra!

O que são fatores críticos de sucesso?

Como já adiantamos na introdução, os fatores críticos de sucesso existem para medir, acompanhar e identificar o progresso de determinado processo, projeto ou estratégia da empresa no sentido de conquistar resultados bem-sucedidos.

Os fatores críticos de sucesso podem ser divididos em dois grandes grupos: fatores do processo e fatores do projeto.

Você verá as particularidades e objetivos de cada um em detalhes mais adiante, nos tópicos exclusivos de cada grupo, mas eles também possuem muito em comum. Ambos permitem que você entenda de maneira aprofundada e atualizada a forma com que determinada ação traz ou não os resultados esperados.

Para tanto, é imprescindível saber exatamente que resultados você espera das suas ações. Nesse sentido, antes de começar a analisar os fatores críticos propriamente ditos, a empresa deve estudar detalhadamente seus objetivos — que devem ser, sempre, baseados em sua missão, visão e valores.

Esses objetivos, então, devem mostrar-se presentes em todas as empreitadas do negócio, que deve tê-los sempre como referência. Dessa maneira, você favorece a força e a união entre as áreas das empresa, já que todas as ações pontuais implementadas estarão alinhadas a esses objetivos maiores.

Assim, além de analisar os resultados e as possibilidades dos projetos e dos processos, os fatores críticos de sucesso ajudarão também a definir diretrizes para a governança de TI, para a gestão de recursos humanos, para ações cotidianas dos departamentos etc.

Isso acontece porque, quando executados com eficácia e cuidado, eles se transformam em pontos-chave dentro da organização. Com isso, a empresa poderá crescer e se desenvolver a partir do alcance de seus objetivos principais.

Por outro lado, ao ignorar os fatores críticos, você contribui fortemente para o fracasso da companhia, seja em curto, médio ou longo prazo. Afinal, no contexto mercadológico atual, é preciso estar em constante aprimoramento para sobreviver.

Cada empresa conta com uma gama diferente dos fatores críticos de sucesso que devem ser analisados. Isso varia de acordo com a área do mercado em que o negócio se situa e também com os seus objetivos.

Quais são os fatores críticos de sucesso em processos?

No ambiente de negócios, os processos podem ser classificados como as estratégias sequenciais implementadas para que a empresa possa alcançar o sucesso — o que, é claro, exige que ela primordialmente atinja seus objetivos.

Quando os processos são analisados pelo viés dos fatores críticos de sucesso, essas atividades, ferramentas e demandas, que acontecem de forma cotidiana, podem cumprir seu papel com mais eficiência e com um nível de eficiência mais elevado.

Os fatores críticos de sucesso em processos visam otimizar os gastos, aprimorar o planejamento, deixar a equipe alinhada e melhorar a execução do projeto, além de permitir que eles realmente alcancem seus objetivos.

Se houver gargalos, problemas ou obstáculos antes que isso aconteça, os fatores críticos poderão identificá-los antes que seja tarde demais.

Em comparação com os fatores críticos de sucesso em projetos, fatores de processos são consideravelmente mais variantes de empresa para empresa. Conheça os principais.

1. Produtividade

A produtividade deve ser uma das maiores preocupações da sua empresa em qualquer processo. Para tanto, é preciso analisar se o tempo investido vale a pena ser gasto comparado aos resultados que podem ser observados.

A partir daí, analise as maneiras com que a equipe e/ou as ferramentas podem otimizar seus níveis de produtividade. Com isso, os resultados desejados chegarão mais rápido e com mais eficiência, o que representa mais lucro e mais economia.

2. Custo-benefício

Aquela máxima de que “o barato sai caro” se encaixa muito bem também no mundo empresarial. Portanto, especialmente quando o assunto é corte de custos, é essencial entender que simplesmente reduzir as despesas nem sempre é uma boa opção para o seu negócio.

O que deve ser avaliado, no lugar disso, é o custo-benefício do processo em questão. De que maneira o processo traduz o valor investido em resultados concretos? Ao analisar esse fator crítico de sucesso, você compreenderá melhor o que está sendo alcançado a partir do dinheiro gasto ali — e poderá, então, decidir se vale ou não a pena.

3. Adequação aos objetivos gerais da empresa

Isso deve ser mantido em mente antes de tirar qualquer projeto do papel, mas é especialmente relevante quando se trata dos fatores críticos de sucesso. Como esse processo em específico vai ajudar a sua empresa a vender melhor, fidelizar um cliente e cumprir uma missão com sucesso de acordo com seu objetivo principal?

As metas maiores da empresa, pelas quais as equipes trabalham em conjunto, jamais podem ser ignoradas. Caso contrário, seu negócio corre o risco de dedicar tempo, dinheiro e conhecimento a algo que pode até parecer eficiente, mas que, em médio e longo prazo, se mostrará pouco relevante para o sucesso do negócio como um todo.

4. Tecnologia

Vamos supor que você e os demais gestores desenharam um processo que tem tudo para conquistar resultados incríveis para a organização. Entretanto, ele exige tecnologia de ponta pra ser executado da maneira como deve ser — tecnologia à qual vocês, no presente momento, não têm acesso na empresa.

Será que esse processo desempenhará todo o seu potencial caso vocês decidam seguir em frente sem providenciar a tecnologia de que ele precisa?

Seja para tentar reduzir as despesas ou por receio de investir em novas tecnologias (o que exige instalações, planejamento, treinamentos etc.), tomar esse caminho seria um erro. Em uma realidade em que a tecnologia não para de evoluir, não é aconselhável tentar cumprir demandas com máquinas ou sistemas ultrapassados.

Além do impacto nos resultados, na produtividade e na própria modernização da companhia, lembre-se também de que seus colaboradores terão que lidar com essa tecnologia ineficiente (ou menos eficiente) em seu dia a dia. Isso pode gerar frustração e descontentamento, o que diminui a motivação da sua equipe.

Retomando o que citamos sobre o custo-benefício, qualquer processo que exija uma tecnologia mais avançada do que você já tem deve ser estudado com cuidado. Ao estudar suas reais necessidades, você poderá decidir se vale a pena ou não investir em tecnologias superiores nesse momento.

No entanto, antes da decisão final, lembre-se de que a tecnologia dificilmente será utilizada para apenas um processo. Ou seja, na grande maioria dos casos, o investimento vale, sim, muito a pena em curto, médio e longo prazo.

5. Automação dos processos

A automação de processos está diretamente relacionada ao fator crítico anterior, mas sua importância faz com que ele mereça um espaço exclusivo. Ser automatizado, afinal, diz respeito não somente ao uso da tecnologia em si, mas em como essas ferramentas e sistemas são utilizados de maneira conjunta em prol da eficiência e dos resultados.

Quando os processos da sua empresa tornam-se automatizados, tudo passa a acontecer de forma mais eficaz, ágil e dinâmica dentro da organização.

Isso é percebido porque a automação proporciona uma maior integração entre cada departamento envolvido com determinado projeto, que poderá ficar sabendo de tudo o que for necessário de maneira instantânea.

Além disso, a automação de processos diminui a chance de erros humanos e aproveita ao máximo o trabalho da equipe, que poderá dedicar seus esforços àquilo que realmente importa. Logo, implementar essa tecnologia na empresa renderá excelentes resultados.

6. Gerenciamento de processos

gerenciamento de processos é outro dos fatores críticos de sucesso mais importantes entre os que fazem parte desse grupo. Independentemente da tecnologia disponível, do talento e dedicação da equipe e do potencial da empresa para atingir seu público-alvo e conquistar o sucesso, tudo isso pode ser mal aproveitado caso a gerência não esteja devidamente alinhada aos processos que tomam parte ali dentro.

Gestores, gerentes e demais superiores precisam entender a fundo a forma com que cada processo funciona, quais são seus objetivos para contribuir para o progresso da empresa e de que maneira o processo alcançará isso.

Mantenha um diálogo aberto com os colaboradores envolvidos diretamente em cada um dos processos. Isso cria um espaço em que eles se sentirão à vontade para conversar com a gerência sobre os problemas, gargalos e dificuldades que possam vir a enfrentar — conversar sobre eles com sua equipe pode permitir que sejam solucionados com ainda mais rapidez.

Esse diálogo com seu time também permite que você tenha relatos em primeira mão da eficácia de um processo e perceba a forma com que os colaboradores seguem suas orientações. Tudo isso contribui para uma melhoria não apenas em relação a um processo em específico, mas em todos.

7. Business Intelligence

Nunca se produziu tanta informação quanto hoje. Mas o que fazemos com tudo isso? A informação pela informação não tem tanta relevância quando não possuímos formas de organizá-las, consultá-las e utilizá-las para a evolução crescente do negócio.

Foi nesse contexto que surgiu o Business Intelligence (BI), que é formado por uma série de práticas e ferramentas para a gestão e utilização de toda a informação produzida pela sua organização — seja diária, semanal, mensal ou anualmente, por exemplo.

Essa informação, tratada pelo BI no formato de dados, poderá então ser utilizada para a otimização dos processos. Essa metodologia também atua no sentido de deixar os processos, a equipe e a tecnologia melhor alinhados, garantindo assim resultados mais eficientes e uma maior produtividade.

O conceito também influencia no todo. Isso acontece por que o Business Intelligence compreende que gerir informação tem a ver com a identificação de padrões. Quando isso de fato acontece, a empresa pode compreender melhor a maneira com que trabalha, suas forças e fraquezas. Tudo isso contribui para processos mais eficazes.

Quais são os fatores críticos de sucesso em projetos?

Ao lado dos processos, os projetos também são parte integrante de qualquer empresa dedicada ao aprimoramento e ao crescimento constante. Mas como garantir que eles sejam colocados em prática com eficiência e que consigam cumprir os objetivos propostos? Por meio da análise dos fatores críticos de sucesso em projetos.

Muitas das metas dos fatores críticos em projetos são comuns àquelas aplicadas aos processos, como otimização dos recursos e alinhamento da equipe aos objetivos da empresa. Enquanto isso, há, também, fatores específicos de projetos, como cumprimento de prazos, elaboração de um plano e definição de patrocinadores.

Conheça agora quais são os fatores críticos de sucesso que devem ser levados em consideração antes, durante e após um projeto acontecer dentro da sua empresa.

1. Objetivos, resultados e benefícios bem definidos

Muitas vezes pode acontecer de você, outro gestor ou mesmo um colaborador da empresa ter uma ideia promissora sobre um projeto que parece incrível para a organização. Ao divagar sobre ele e até mesmo desenhar seu esboço, o potencial para o sucesso é enorme. Mas o que exatamente o projeto conquistará para a empresa?

Antes de qualquer projeto sair do papel e ser posto em prática, deve acontecer um estudo aprofundado de seus objetivos (de curto, médio e longo prazo), dos possíveis resultados, do que espera-se atingir com ele e dos seus benefícios para a organização.

Dessa maneira, você garante que todas as empreitadas da empresa estejam alinhadas aos objetivos maiores do negócio, sobre os quais já discutimos anteriormente. Com isso, os colaboradores e gestores não desperdiçam tempo se dedicando a projetos que terão poucos ou nenhum resultado concreto para a empresa.

Esse fator crítico de sucesso também diminui os gastos com projetos de baixo potencial ou cujos objetivos estejam longe daqueles que mais importam para a empresa. Por outro lado, manter esses pontos em mente contribui para a elaboração de projetos mais alinhados à gestão, já que você logo identificará o quanto ele pode fazer a diferença para seu negócio.

2. Patrocínio confiável

Trabalhar ao lado de patrocinadores é comum e muito importante quando falamos de projetos. Afinal, essas parcerias podem ser extremamente benéficas para a sua empresa tanto em projeto pontuais como junto à organização como um todo.

Para que isso realmente aconteça, é fundamental que você possa confiar no patrocinador. Ele deve ser alguém (uma pessoa física ou outra empresa) que você saiba que vai manter seu patrocínio, apoio e compromisso, e que realmente cumpra o que foi combinado entre cada uma das partes.

O patrocinador também deve estar alinhado aos objetivos, à missão e aos valores da sua empresa. Caso contrário, ambos os lados certamente apresentarão gargalos e dificuldades durante o tempo em que o projeto acontece.

Devido às exigências crescentes do consumidor, contar com o patrocínio de uma organização ou de um profissional contrário à mensagem que você transmite pode trazer complicações à imagem da sua empresa diante dos clientes já fidelizados e do seu público-alvo. E hoje, mais do que nunca, você tem a obrigação de prezar por essa imagem.

3. Equipe eficaz

Para que o projeto possa ser desenvolvido e executado com sucesso, a qualidade da equipe responsável por ele é fundamental.

Isso diz respeito à dedicação dos colaboradores envolvidos e também à forma com que os conhecimentos de cada um deles são colocados em prática. Por isso, forme times cujas habilidades e experiências sejam complementares.

Por consequência, cada um poderá contribuir de forma concreta para o sucesso do projeto e você ainda criará uma oportunidade para que os colaboradores aprendam uns com os outros, algo bastante valioso para a qualidade do trabalho em equipe.

4. Plano cuidadosamente elaborado

Desde o início, o projeto precisa de um plano cuidadosamente elaborado para que todas as suas fases possam ser compreendidas com clareza e objetividade. Assim, você e sua equipe entenderão como cada etapa contribui para as seguintes e, de forma mais ampla, para os objetivos finais do projeto.

Sem isso, o projeto vai se desenrolar de forma bagunçada e sem planejamento. Isso leva ao desperdício de recursos, contribui para a diminuição da produtividade e abre espaço para que problemas e lacunas sejam descobertos apenas quando for tarde demais.

Usado de maneira consciente, um plano bem estruturado permite que você entenda os os riscos possíveis e calcule se eles valem a pena ou não de acordo com os benefícios que podem ser conquistados.

5. Consultoria em gestão de negócios

A consultoria em gestão de negócios é uma excelente maneira de colocar esses fatores críticos de sucesso e diversos outros pontos em prática no que diz respeito aos projetos da sua empresa.

Ao oferecer uma visão externa e sem vícios, ela é capaz de analisar a fundo a forma com que todos os recursos — humanos, financeiros e de tempo, por exemplo — estão sendo ou serão utilizados em cada projeto. Com isso, a gestão de negócios poderá otimizar esses recursos e aproveitá-los ao máximo para que os projetos apresentem os melhores resultados possíveis.

Outra preocupação da consultoria em gestão de negócios é a forma com que o projeto está inserido na empresa como um todo e como cada equipe, ferramenta e processo envolvido encontra-se ou não alinhado para maior produtividade e eficiência.

De acordo com o volume e a intensidade dos projetos da sua empresa, pode valer a pena formar uma parceria com um fornecedor especializado em gestão de negócios ou, até mesmo, formar uma equipe de consultoria dentro da sua própria organização. O ideal é contar com profissionais prontos e capacitados para ajudar sua empresa a crescer.

Quais são os fatores críticos de sucesso em uma empresa?

Há, ainda, alguns fatores críticos de sucesso que não se encaixam nas categorias tradicionais de projetos e processos.

Eles são mais diretamente relacionados aos produtos, serviços e demandas da sua empresa e, por isso, dependem de uma análise aprofundada de tudo o que acontece nesses ambientes. Considere, também, os objetivos e o funcionamento de cada produto/serviço, as exigências e dúvidas dos clientes e as metas da empresa como um todo.

Em seguida, traduza esses fatores críticos em indicadores que possam ser acompanhados de forma concreta. Ao acompanhá-los constantemente, você se sentirá capaz de interferir com otimizações visando o crescimento da sua empresa.

Quais são os exemplos genéricos desses fatores?

Há preocupações comuns a toda empresa. Alguns fatores críticos de sucesso a qualquer negócio são:

  • equipamentos e tecnologias disponíveis;
  • reputação de solidez financeira;
  • imagem perante o público;
  • imagem perante os stakeholders;
  • potencial competitivo;
  • qualificação da administração e da gestão;
  • expertise no controle de custos;
  • localização do ponto e/ou da sede;
  • relacionamento com os fornecedores;
  • qualidade e expertise das campanhas promocionais.

Quais são os exemplos específicos desses mesmos fatores?

Diferentes áreas do mercado possuem diferentes exigências. Veja alguns exemplos específicos de fatores críticos de sucesso:

  • treinamento e recursos humanos: qualidade e reconhecimento dos instrutores, eficiência do time de vendas, qualidade dos materiais de apoio;
  • indústria alimentícia: eficácia na distribuição e armazenamento, capacidade de inovação, higiene e limpeza;
  • indústria automobilística: economia de combustível, investimento na inovação e na tecnologia, custo-benefício, segurança dos produtos, estilo dos veículos.

Viu só? Os fatores críticos de sucesso têm tudo para revolucionar a sua gestão e garantir o sucesso contínuo da sua empresa. Com isso, a organização conseguirá manter-se competitiva e chegar cada vez mais longe.

Quer ter acesso a mais conteúdos como esse? Assine nossa newsletter e receba novidades em gestão de negócios e projetos diretamente no seu e-mail!

Escreva um comentário

Share This