Os modelos de negócios vêm evoluindo e novas formas de organização têm surgido para melhorar o desempenho das empresas. Nesse sentido, com o intuito de maximizarem os resultados, muitas companhias estão investindo na estruturação da arquitetura de processos.

Neste post, vamos mostrar para você como inserir esse contexto na sua empresa, conceituando o que significa o termo e como efetivar sua implementação por meio de um passo a passo. Boa leitura!

O que é a arquitetura de processos

Esse conceito remete a uma atividade que define todos os processos primários de gerenciamento e de suporte, bem como a conexão entre cada um deles e os fluxos existentes para que a entrega de um produto ou serviço ocorra. É por meio da arquitetura de processos que são desenvolvidas todas as atividades internas da empresa, de modo que estejam interligadas para prover o melhor desempenho possível, maximizando os resultados.

A essa cadeia de atividades que se conectam com um objetivo específico chamamos de “cadeia de valor”, em que cada um dos processos envolvidos em seu fluxo agrega um determinado valor ao resultado final de toda a tarefa. Ao determinar a arquitetura de processos, a empresa fará a ligação entre os colaboradores e os recursos tecnológicos disponíveis, facilitando o alcance dos objetivos estratégicos de forma efetiva.

Objetivos

Entre os principais objetivos da arquitetura de processos, está o de formalizar a visão sistêmica da empresa por meio de um mapa estruturado, contendo todas as atividades e relações da cadeia de valor. Ainda existem os esforços para priorizar determinados processos críticos dentro da empresa, os quais demandam uma maior atenção devido a uma sensibilidade ou importância dentro dessa cadeia.

Outro objetivo da estruturação da arquitetura de processos é identificar todas as atividades da organização, verificando duplicidades, mau aproveitamento de recursos e falhas que podem ser corrigidas. Processos que não estão gerando valor dentro da cadeia são descartáveis.

Como efetivar a estruturação da arquitetura de processos

Vamos demostrar quais são os principais passos para a implementação de uma arquitetura de processos de forma eficaz, demostrando cada um dos itens descritos a seguir.

1. Entendimento do negócio

O primeiro passo na hora de implementar uma arquitetura de processos é ter total entendimento do negócio. Não é possível a alguém estranho às atividades da empresa realizar o mapeamento correto de todas as tarefas necessárias na cadeia de valor.

Por isso, a implementação é geralmente realizada por profissionais contratados ou por meio de consultorias com especialistas. É necessário que o negócio seja apresentado como um todo para que os responsáveis pelo projeto possam desenvolver um bom trabalho.

2. Identificação dos objetivos estratégicos

Um dos objetivos da implementação da arquitetura de processos é alinhar todas as atividades mapeadas aos objetivos estratégicos da empresa e, para isso, é necessário conhecer tais metas. Antes mesmo de realizar o mapeamento de todas as tarefas da organização e suas conexões, é preciso definir quais são os objetivos estratégicos dela e o que será necessário para alcançá-los.

3. Levantamento dos macroprocessos

O mapeamento dos processos começa pelas grandes atividades: aquelas que são compostas por diversas outras pequenas ações que interligadas culminam em sua realização. Por exemplo, em uma empresa farmacêutica, podemos dizer que a produção de um determinado item é um macroprocesso. O objetivo, portanto, é identificar primeiro todas as grandes atividades existentes na companhia.

4. Construção da cadeia de valor

Com a visão macro sobre os grandes processos da empresa, é possível começar a identificar a cadeia de valor e quais são seus principais itens. Não é possível controlar o que não se vê e, por isso, é tão importante visualizar o fluxo de cada processo.

A construção e visualização da cadeia de valor é fundamental para identificar quais são os processos que mais agregam para o resultado final e quais não estão cumprindo com seu papel.

5. Levantamento de processos de negócio

Os processos de suporte e gerenciamento são essenciais para o bom funcionamento da empresa e para que as atividades de produção possam obter o máximo de resultado. Daí vem a necessidade de também serem mapeados os processos de negócio, verificando se estão cumprindo com seus objetivos e quais podem ser automatizados ou repensados.

6. Definição de funções

A definição de funções foi colocada neste ponto, porém, os papéis devem ser distribuídos conforme a necessidade for surgindo. Vamos listar as principais responsabilidades:

  • dono do processo: é o colaborador responsável direto por uma determinada atividade;
  • gestor de projeto: é quem deve realizar o gerenciamento de um determinado processo;
  • analista de processo: colaborador que realiza constantes análises das atividades para verificar sua eficácia;
  • arquiteto de processos: é quem define os padrões a serem utilizados na criação ou alteração de qualquer atividade;
  • analista de negócio: colaborador que busca novas tecnologias de acordo com as demandas da empresa para emprego nas atividades;
  • especialista: profissional responsável pelas melhorias e novas metodologias a serem aplicadas na evolução dos processos.

7. Consolidação da arquitetura de negócios

Ao finalizar todo o levantamento de atividades dentro da empresa, é preciso criar o mapa de processos, o documento que demostra todas as tarefas, assim como as suas conexão e graus de importância de acordo com o valor gerado.

É por meio desse documento que se pode realizar a gestão dos processos, visualizando dentro da estrutura quais são os pontos fortes e fracos e quais as oportunidades de melhoria.

8. Priorização de processos críticos

Alguns processos são mais importantes do que outros, e isso é identificado pelo valor que eles agregam ao produto e serviço, ou pela sensibilidade a falhas que apresentam. É preciso realizar a priorização dos processos críticos para evitar que ocorram interrupções nas atividades da empresa devido a falhas ou má operação durante a sua realização.

Efetivar a estruturação da arquitetura de processos dentro de uma empresa é uma tarefa complexa que pode muitas vezes demandar o auxílio de profissionais especializados, como uma consultoria. No entanto, ao finalizar essa implantação, o custo-benefício da visão geral dos processos da empresa compensará todo o esforço.

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