Aplicar o Ciclo PDCA em um cenário cada vez mais competitivo é cada vez mais exigido das organizações.

Isso porque o conhecimento sobre os processos é fundamental para evitar prejuízos, reduzir custos e melhorar a produtividade, objetivos que são mais facilmente alcançados com o Método PDCA.

O seu impacto na qualidade e a eliminação de erros que proporciona também facilitam a entrega de um valor superior para o cliente, impactando a sua satisfação.

Contudo, qualidade de processos, produtos e serviços não pode mais ser considerada uma forma de diferenciação da concorrência. Antes disso, é um requisito de sobrevivência. Por isso, merece toda a sua atenção.

Siga conosco para conhecer o método e entenda como utilizá-lo na gestão da qualidade de uma empresa.

Entendendo o Ciclo PDCA

O Método PDCA é aplicado no controle de atividades das organizações. Ele garante eficácia e confiabilidade aos processos, diminui a probabilidade de erros e a padronização dos procedimentos. Por isso, é amplamente utilizado como ferramenta do controle de qualidade.

Entre seus benefícios, está a facilidade de entendimento das informações no processo de planejamento, checagem, execução e análise. O objetivo é entender como um problema surge no fluxo de um processo e como pode ser solucionado, sempre focando a causa e não as consequências — ou efeitos.

O método identifica oportunidades de melhorias e define as mudanças necessárias para que o resultado possa ser atingido com mais eficiência e qualidade. Além disso, considera que um planejamento não é inflexível, ou seja, pode sofrer mudanças contínuas de aprimoramento.

Isso significa que ele deve ser acompanhado criteriosamente de forma que permita que sejam feitos ajustes. Ou seja, é uma solução de continuidade e deve tornar-se uma constante na rotina empresarial, de forma a permitir que os processos sejam sempre melhorados.

O ciclo PDCA surgiu na década de 20. Apesar de ter sido criado por Walter A. Shewart, teve seu uso popularizado por Willian Edward Deming — ao ponto de ser conhecido como “Ciclo Deming” a partir da década de 50.

Willian foi um ícone do gerenciamento da qualidade. Ele foi reconhecido durante a Segunda Guerra Mundial por sua relevância na melhora dos processos de produção nos Estados Unidos e, no Japão, por sua atuação como consultor de executivos japoneses.

A sigla PDCA se origina das palavras “Plan”, “Do”, “Check” e “Action”. Respectivamente, elas devem ser entendidas por:

  • planejar, desenvolver (P);
  • executar, dirigir ou agir (D);
  • conferir, checar ou verificar (C); 
  • alavancar, ajustar, atuar e agir (A) — no sentido de corrigir.

Embora ele seja direcionado para o controle de qualidade, todas as áreas da empresa podem fazer uso do método PDCA.

Depois de conhecer mais detalhadamente o ciclo PDCA, você vai notar que é difícil pensar em uma metodologia — seja de gestão da inovação, de consultoria ou de implantação de projetos — que não envolva as ações de planejar, executar, verificar e corrigir em suas etapas.

Da mesma forma, cada letra do PDCA identifica uma etapa do método, que passamos a descrever para você nos tópicos abaixo. São elas:

1. (P) “Plan”— Planejar e desenvolver

No Método PDCA, o planejamento não é a simples atividade de organizar e estruturar as ações a serem seguidas.

Essa etapa inclui a identificação dos problemas e dos fatores que os geraram, ou seja, um levantamento que forneça as informações necessárias para elaboração do plano. Além disso, é preciso definir as metas e objetivos que serão considerados em todo o ciclo.

Também devem ser determinados os indicadores de desempenho que serão utilizados para verificar se os objetivos finais serão alcançados.

É importante que o ciclo utilize critérios concretos, pois a subjetividade é um dos fatores que precisam ser eliminados para garantir uma boa análise. Conseguimos isso justamente mensurando o problema e, nesse particular, uma boa definição dos indicadores é crucial para facilitar a análise.

Basicamente, o que precisa ser feito nessa etapa é:

  • levantar fatos e problemas;
  • levantar dados;
  • elaborar o fluxo de processos;
  • identificar os itens que deverão ser controlados;
  • levantar dados sobre os itens a serem controlados;
  • elaborar procedimentos de análise de causa e efeito;
  • analisar os dados;
  • determinar objetivos e metas;
  • definir indicadores de controle.

É fundamental entender que é nessa fase que são identificados os fatores que influenciam os problemas e que, com base nos dados levantados, é desenhado o plano com as ações a serem desenvolvidas na continuidade do ciclo.

Em outras palavras, de forma resumida, podemos dizer que o planejamento é desenvolvido com base nas diretrizes da empresa — incluindo o propósito, missão e os valores da organização —, e que pode ser subdividido em três etapas simples.

A primeira define os objetivos, enquanto a segunda determina o caminho que levará a eles. Já a terceira detalha o método.

Um bom trabalho nesse início evita a perda de tempo, o excesso de ajustes, a necessidade de refazer procedimentos e outras falhas desnecessárias na continuidade do ciclo, começando pela execução.

2. (D) “Do”— Executar, dirigir e agir

Agora, chegou o momento de executar o plano de ação criado na etapa anterior. Quanto mais detalhada cada uma das tarefas previstas, incluindo o responsável, os prazos, metas e pormenores (ou uma boa descrição de “como” fazer), menos sujeita a erros estará a execução.

Se esse trabalho prévio foi bem executado, a maior preocupação na segunda etapa deve ser a de evitar que ocorram desvios.

Do contrário, será necessário voltar para a primeira fase e rever o planejamento, buscando identificar as causas desses problemas — algo que tende a ocorrer nas primeiras tentativas de aplicação do PDCA se você não puder contar com ajuda especializada, ao menos enquanto os responsáveis estão passando pela curva de aprendizado.

Pode parecer que essa é uma afirmação contraditória, já que informamos que o ciclo PDCA deve permitir que os processos sofram ajustes de aprimoramento de forma contínua. Acontece que esse não é o momento propício para alterações, justamente na espinha dorsal do PDCA.

O planejamento foi elaborado para determinar em detalhes a execução ótima como um objetivo a ser alcançado. Por isso, improvisos nessa etapa podem sim se caracterizar como um desvio que impede a realização do ideal. Ainda chegaremos à etapa específica para os ajustes.

Contudo, isso não significa que a observação de eventuais problemas não possa iniciar desde já. Quanto mais cedo você puder observar os indicadores de desempenho e as falhas, antes saberá se os resultados serão atingidos.

Feita essas observações, a fase de execução deve incluir o treinamento dos participantes do projeto, o que envolve colaboradores e gestores de áreas. Essa capacitação tem objetivos de instruir sobre o próprio PDCA, seu plano de execução e boas práticas de produção.

Ao mesmo tempo em que ocorre a execução propriamente dita, é preciso garantir a coleta de dados de acordo com os indicadores de desempenho que foram estipulados no plano. Do contrário, a etapa seguinte será prejudicada.

Muitos desses indicadores podem ser registrados de forma automatizada, principalmente, quando relativos a equipamentos. Essa é uma medida ótima para garantir a precisão dos dados e a produtividade da equipe.

3. (C) “Check” — Conferir, chegar e verificar

Executado o plano, é o momento de verificar aquilo que funcionou, o que poderia ter funcionado melhor e o que não deu certo. Para que isso seja possível, é necessário fazer uma comparação entre o previsto e o realizado — como fazemos ao comparar um plano orçamentário com o realizado em caixa.

Os indicadores serão fundamentais para uma comparação objetiva e a mensuração dos gaps — lacunas, intervalos, brechas ou distanciamentos entre o objetivo inicial e o patamar alcançado. Essa observação deve ocorrer em cada tarefa do plano de ação.

Esses procedimentos permitem avaliar a metodologia de trabalho adotada e, agora sim, gerar as informações que servirão de identificação das causas de problemas e desvios que merecerão ajustes na próxima etapa. Além disso, nesse estágio, também ocorre um mapeamentos dos processos.

Como adiantamos na descrição da etapa anterior, parte da checagem ocorre concomitantemente com a execução. Afinal, muitos dos dados de que você precisa são mais difíceis ou impossíveis de serem levantados posteriormente à sua ocorrência.

Além de garantir maior precisão, essa medida diminui a carga de trabalho da checagem e, em consequência, melhora a produtividade dos processos.

4. (A) “Action” — Alavancar, ajustar, atuar e agir

O termo em inglês pode gerar alguma confusão se atribuirmos o sentido de execução ao verbo agir. Nessa etapa, estamos falando de uma ação específica: a correção. Ao mesmo tempo, esse estágio deve ser entendido como o fim e o início do Método PDCA. Afinal, estamos tratando de um ciclo.

Depois de uma criteriosa avaliação dos gaps encontrados, indicadores, procedimentos, causas de problemas e avaliação da metodologia, estamos prontos para ajustar o plano e repeti-lo de forma aprimorada na nova fase do ciclo.

Portanto, a conclusão do plano implica ações corretivas em relação ao planejamento, a execução e a checagem. As causas de problemas deverão ser eliminadas e as atividades de planejamento revistas.

Como consequência, ocorre uma padronização naquilo que comprovadamente funcionou bem ou uma nova experiência do que precisa ser aprimorado com vistas a ser padronizado no futuro.

Benefícios do Método PDCA

Agora que ficou claro como funciona o ciclo PDCA e que você conhece suas etapas, já deve estar imaginando os benefícios de sua utilização.

Ainda assim, nada melhor do que relacioná-los para você, para facilitar a identificação do valor que tem o método. Alguns deles são:

  • melhora da produtividade;
  • diminuição de riscos;
  • eliminação de desperdícios;
  • diminuição do estresse da equipe causado pelos problemas;
  • aprendizado contínuo de todos os envolvidos;
  • melhora contínua da qualidade;
  • registro documentado do aprendizado em processos;
  • padronização de processos;
  • ajuda na definição dos processos;
  • capacitação continuada da equipe;
  • criação de uma cultura de qualidade;
  • evita procedimentos de baixa eficiência;
  • melhora operacional;
  • redução de prazos de produção;
  • facilita e aprimora a capacidade de identificar falhas;
  • melhora da clareza e objetividade dos processos;
  • aumenta a capacidade da organização de entregar uma experiência satisfatória para os clientes.

Obviamente, alguns desses benefícios aparecem com mais evidência em algumas organizações do que outras.

Além disso, eles — e alguns outros que não citamos — ocorrem em maior número conforme o Ciclo PDCA vai se renovando e o processo vai se aprimorando.

Ações corretivas

É provável que você já tenha passado pela situação de um disjuntor desarmar e interromper a transmissão de energia, seja na sua residência, seja fora dela.

Não são raras as vezes em que, depois de perceber a chave desligada, a solução encontrada seja a de simplesmente religá-la.

Pois bem, lembra que mencionamos que o ciclo PDCA identifica a causa e não os efeitos? Por isso, o caso do disjuntor é um belo exemplo do que não devemos fazer.

Existe um motivo para que ocorra a interrupção. Afinal, a função do equipamento é justamente a de evitar um problema por curto, aquecimento ou outra causa. Por isso, as ações corretivas só são efetivas quando identificamos o que está gerando o problema.

Corrigi-los depende essencialmente de saber fazer as perguntas certas para identificá-los por meio de indicadores e uma análise bem elaborada. É esse levantamento que vai garantir a determinação das ações corretivas que deverá tomar.

Ações preventivas

Obviamente, nada determina que precisamos esperar o problema acontecer para corrigi-lo. Também faz parte da atividade de um bom planejamento de PDCA a identificação de possíveis problemas e a tomada de medidas para evitá-los. Porém, as ações preventivas não estão limitadas a esses procedimentos.

Cada início de um novo ciclo PDCA é uma oportunidade para tomar precauções que evitem a ocorrência de problemas iminentes.

Mesmo que eles tenham sido evitados na última hora no ciclo anterior, se você identificou a possibilidade de ocorrerem, tem um dado importante para trabalhar.

A proatividade é uma das atitudes mais importantes no comportamento corporativo.

Método PDCA na prática

Uma grande vantagem do ciclo PDCA é que ele é intuitivo. Por isso, ele é tão disseminado e, apesar de ter sido elaborado há muito tempo, continua a ser utilizado em inúmeras organizações.

Dizemos que ele é intuitivo porque suas etapas seguem uma sequência lógica e natural de desenvolvimento do plano, aplicação dos procedimentos, checagem do resultado com base na coleta de dados e correção dos pontos falhos.

Por esse motivo, também mencionamos que a sua utilização contínua favorece o aprendizado por meio da experiência e, desse modo, aprimora o próprio método. Para colher ao máximo os seus benefícios, algumas dicas práticas serão muito uteis.

Importância do treinamento para a boa execução do planejamento

A primeira delas envolve o treinamento. Conforme vimos, essa é a primeira ação da etapa de execução. Porém, ela deve começar com a equipe de gestão e se estender a todos os envolvidos nos processos.

Como o modelo depende de uma cultura de qualidade, é fundamental que os gestores exerçam uma liderança estimulante e facilitadora, ou o resultado pode ser comprometido.

Tenha em mente que são as pessoas que farão as coisas acontecerem. Além disso, não podemos esperar que alguém execute um procedimento da forma planejada sem saber exatamente o que é esperado dele.

Você certamente lembra que mencionamos a importância de executar o planejamento à risca. Pois bem, essa necessidade evidencia o valor do treinamento. Inclusive, ele não deve estar limitado ao processo em si e aos resultados esperados.

Quanto maior for a compreensão de uma visão holística sobre os processos, maior será o entendimento das implicações de cada detalhe no resultado final.

Isso ajuda a justificar que o Ciclo PDCA seja obrigatório nos processos que ocorrem na empresa. É evidente e natural que algumas pessoas sejam mais resistentes a mudanças e toda nova iniciativa precisa de insistência até ser perfeitamente incorporada pela equipe.

As pessoas aceitam as mudanças por dois motivos principais: quando existe uma ameaça diante delas que exige uma resposta, ou quando há um estimulo para a inovação.

Contudo, o ideal, obviamente, é trabalhar a motivação e usar de uma abordagem positiva, pois a busca pela qualidade é mais facilmente alcançada quando é um objetivo comum para a equipe, o que não ocorre quando é algo imposto.

Repetição do ciclo e documentação dos resultados

Também chegamos a mencionar que não é por acaso que o método é chamado de ciclo. Lembre-se disso como uma referência para todas as decisões relativas ao modelo — do planejamento à correção. É óbvio que você pode conquistar muitos avanços já na primeira vez que utilizar o método.

Porém, a maioria dos aprimoramentos e, principalmente, aqueles mais significativos são observados depois de algumas repetições do ciclo.

Juntando essa dica com a anterior, é razoável reconhecer que todos percebam essa característica no Ciclo PDCA. Além de facilitar a compreensão sobre o funcionamento do método, isso também ajuda a estimular a aceitação de que ele precisa ser incorporado na rotina do time.

Documentar cada passagem do ciclo e os resultados alcançados expressos em indicadores é outra dica prática importante para o sucesso da iniciativa. Esse registro vai permitir uma análise comparativa ao longo do tempo e a identificação cada vez mais precisa das causas de problemas nos processos.

Desvios comuns na aplicação do método

Além dessas dicas, é preciso manter a atenção na equipe em relação aos fundamentos do Método PDCA. Confira os desvios mais comuns encontrados na prática de aplicação do modelo. São eles:

  • planeje antes de fazer: por mais que esse seja um estágio perfeitamente definido, é comum a tentação de “sair fazendo”, mas o tempo que você economiza com isso será gasto em dobro na execução;
  • defina detalhadamente o método para chegar às metas: as metas e os objetivos são apenas um “lugar” em que deseja chegar, mas não servem de nada sem um caminho;
  • colete dados desde a execução: outra tendência comum em alguns casos é a de não dar muita importância para a checagem e acabar repetindo o plano indefinidamente. Evite isso e mantenha a vigilância em relação a esse atalho por parte da equipe;
  • garanta a correção: corrigir o problema é a parte que pode dar mais trabalho. Ao mesmo tempo, nada justifica todo o processo sem que essa etapa seja valorizada pela equipe. Estimule como puder para que ela vibre com a possibilidade de melhora e com suas conquistas de desempenho;
  • encoraje a continuidade do ciclo: por mais que o treinamento deixe claro que esse é um método cíclico, alguns colaboradores podem sentir uma sensação de que o projeto acabou depois da fase de correção.

Comunicação contínua e reforço de pontos importantes junto à equipe

Ao enfatizar a importância de estimular cada etapa do ciclo, fica mais evidente a necessidade de um bom treinamento. Porém, ele não é o único meio de informar o grupo. Procure estabelecer canais de comunicação contínua com a equipe de forma a reforçar cada ponto importante. Exatamente da mesma forma que fizemos neste texto.

Boa parte do que aprendemos em uma capacitação é esquecida na semana seguinte. Além disso, ninguém assimila 100% do conteúdo de um treinamento na primeira vez.

Contudo, quando começa a aplicar os ensinamentos e é lembrado sobre eles, a absorção e memorização ocorrem naturalmente.

Para ajudar na identificação dos problemas, uma ótima ferramenta é o diagrama de Ishikawa, que talvez você conheça pelo apelido: “Diagrama Espinha de Peixe”. Ele identifica 6 classificações de possíveis causas de problemas bem simples de entender. São elas:

  • o método: um método aplicado com a função errada pode ser desastroso em qualquer processo. É comparável a tentar tomar sopa com um garfo;
  • o material: defeitos, problemas de qualidade de materiais e desconformidade são causas evidentes de baixa qualidade;
  • equipe de trabalho: o processo de seleção talvez seja uma boa opção para utilizar o PDCA, mas o problema da equipe também envolve a quantidade de colaboradores, o treinamento e a motivação;
  • equipamentos: máquinas obsoletas, com funcionamento inadequado e falta de manutenção constituem a quarta classificação de Ishikawa;
  • medição: o erro na seleção de indicadores pode facilmente camuflar os problemas, assim como a complexidade de cálculo pode facilitar erros;
  • ambiente de trabalho: o ambiente adequado, seguro e salubre é fundamental para o resultado.

Além disso, você pode facilmente identificar pistas de inconsistências no seu Método PDCA quando encontra alguns tipos específicos de problemas.

Por exemplo, se ocorrerem muitas repetições de trabalho desnecessárias, existe uma boa chance de haver alguma deficiência de planejamento. Se for o caso, não insista repetindo o mesmo procedimento. Nada muda se continuarmos fazendo algo exatamente como sempre fizemos.

Outras causas de problema comuns que você deve evitar são:

  • análise parcial, dando uma ideia limitada do problema;
  • falta de eficiência no treinamento, causando incompreensão do PDCA;
  • dados parciais e imprecisos.

Como procuramos insistir no decorrer do texto, o Ciclo PDCA não é apenas uma ferramenta de aprimoramento constante, mas ele mesmo melhora a cada início e término de ciclo com a experiência de utilização.

Além disso, o Método PDCA funciona muito melhor quando aplicado com base em uma cultura de qualidade. Métodos são apenas ferramentas que dependem de pessoas, e um dos conhecimentos necessários na gestão de empresas.

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