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Planejamento na gestão pública: entenda definitivamente como fazer!

Imagine uma embarcação sendo jogada de um lado para o outro no meio de uma tempestade em pleno mar. Para piorar, o capitão não tem ideia sobre que rumo tomar para chegar à terra firme, ou seja, o barco está à deriva. Dá uma agonia só de pensar nesse cenário, não é? Porém, é isso que acontece com a falta de planejamento na gestão pública.

Mas nem tudo está perdido! Com algumas atitudes é possível acalmar essa tempestade. Para ajudar, abordaremos neste texto o conceito de planejamento estratégico, qual é a sua importância e como pode ser estruturado na gestão pública. Boa leitura!

O que é o planejamento estratégico?

Planejar significa criar um plano para atingir de modo mais rápido determinado objetivo. Sendo assim, cada etapa e ação dentro de um projeto são previamente analisadas, formando uma “linha reta” que a equipe deverá percorrer até que o final.

Normalmente, durante a construção de um planejamento estratégico, algumas perguntas precisam ser respondidas, por exemplo:

  • Qual é a realidade da empresa?
  • Quais são as metas para o longo prazo?
  • Como está o mercado em que a empresa atua?
  • O que será feito para atingir os objetivos traçados?

Diante das respostas, são definidos:

  • os recursos e ferramentas que serão utilizados;
  • as habilidades e competências que a equipe deverá possuir;
  • os setores que estarão diretamente envolvidos;
  • os meios para a mensuração de resultados;
  • o prazo para o cumprimento de cada etapa do processo.

Não importa se a instituição é de pequeno, médio ou grande porte, nem do setor público ou privado — é imprescindível que direcione o rumo do seu negócio. No entanto, é percebida uma carência maior de planejamento estratégico na gestão pública. Será que essa área precisa desse processo? Vejamos no próximo tópico.

Qual a importância de fazer o planejamento na gestão pública?

Na página 39 do livro “Planejamento estratégico”, Idalberto Chiavenato — autor renomado da área de administração de empresas e recursos humanos — ressaltou, em outras palavras, que o planejamento deve maximizar os resultados e diminuir as carências da instituição. Além disso, definiu alguns critérios para a avaliação de uma gestão. São eles:

  • eficiência;
  • eficácia;
  • efetividade.

Pensando na gestão pública, podemos perceber que esses critérios são extremamente necessários. Como assim? Analise os desafios que um gestor dessa área tem. Ele precisa ter competência técnica e responsabilidade e entender quais são os principais problemas e necessidades do âmbito em que atua.

Tomemos como exemplo um gestor municipal. Quais são as suas atribuições? Para citar apenas algumas, são: limpeza, iluminação e manutenção das vias públicas, geração de empregos, controle das receitas e despesas, desenvolvimento da cultura e esporte, entre outros.

Para que toda essa estrutura governamental funcione bem, a cada primeiro ano de mandato esses gestores devem prover um instrumento público chamado PPA (Plano Plurianual), que está regulamentado na constituição federal, artigo 165.

No PPA é definido o planejamento estratégico dos próximos quatro anos. Nele devem estar contidas as metas físicas e financeiras para que o orçamento público seja utilizado em prol da melhoria dos serviços disponibilizados à população.

Devido a esse processo, todos são beneficiados, desde a alta gestão até os usuários dos serviços da instituição pública, uma vez que toda a cadeia administrativa funciona com eficiência.

Em uma esfera menor, como um departamento de RH de uma empresa pública, o mesmo planejamento estratégico se faz necessário. Para diminuir processos manuais e morosos, os gestores podem adotar um software que automatize alguns serviços da equipe.

Pensando na qualificação dos profissionais internos, um programa de treinamento bem elaborado pode ser disponibilizado. Até mesmo uma empresa de consultoria especializada em elaboração de estratégias pode ser contratada para ajudar na construção do planejamento.

Diante dessas ações, o RH se torna um órgão ativo e relevante na empresa. O resultado disso são profissionais mais produtivos, motivados e engajados com os serviços que prestam.

Quais são as diferenças entre o planejamento no setor público e no privado?

As informações abordadas nos tópicos anteriores são aplicadas tanto na gestão pública como na privada. Afinal, ambas são responsáveis pelo fornecimento de algum tipo de serviço, que, para ser bem entregue ao consumidor, precisa estar embasado em um planejamento estratégico.

Porém, há distinções entre a forma como cada tipo de instituição aplicará seu planejamento. No caso das empresas públicas, a missão principal é cumprir a sua atribuição, ou seja, o objetivo pelo qual foi criada.

Geralmente, esse propósito é prestar serviços coletivos e complementares para uma parcela da população. Sendo assim, o planejamento estratégico de uma organização pública não será voltado para o crescimento competitivo e nem avaliado por mensurações de ganhos e perdas financeiras.

Pelo contrário: visará a melhoria do desempenho das atividades que a instituição presta. Por outro lado, uma empresa privada possui diversos alvos que envolvem metas econômicas, financeiras e de consolidação no mercado em que atuam.

Isso se faz necessário por que esse tipo de instituição vive em um ambiente corporativo muito competitivo no qual a conquista e a permanência em uma fatia de determinado público são decisivas para a sua sobrevivência.

Para esclarecer melhor esse assunto, voltemos ao exemplo citado no tópico anterior: o RH de uma empresa pública. Como vimos, o gestor pode buscar ferramentas inovadoras, implantar um programa de treinamento ou contratar uma empresa de consultoria para otimizar as demandas da área. Seu objetivo será melhorar o desempenho do setor.

Em contrapartida, o RH de uma empresa privada talvez adote os mesmos processos, mas no uso de ferramentas inovadoras, por exemplo, incluirá um software de business intelligence (BI) para monitorar o comportamento da concorrência e do público-alvo.

Além disso, no programa de treinamento, a companhia ajudará os colaboradores a ter uma visão ampla dos negócios — e cada membro desse time será estrategicamente alocado em uma função compatível com a sua competência para que faça os resultados da empresa dispararem.

Quais são os principais desafios da gestão pública?

A gestão pública é um órgão complexo com uma infinidade de necessidades prementes. Porém, elencaremos os principais obstáculos enfrentados pelas empresas desse setor na atualidade. Vamos lá:

Falta de projetos em longo prazo

Infelizmente, o velho hábito brasileiro de deixar tarefas importantes para a última hora é muito evidente em instituições públicas. Acrescente a isso a prática de resolver apenas os problemas que aparecem, ou seja, “apagar incêndios”.

Essas situações geram o atrelamento das demandas e a falta de direção da equipe interna. Sendo assim, não há projetos a alcançar e inexiste a materialização de metas e estratégias.

Recursos financeiros mal investidos

A falta de visão futura incentiva a má distribuição de recursos financeiros. Às vezes, uma área que precisa de capital para inovar os seus equipamentos tecnológicos ou melhorar um serviço não recebe esse investimento.

Por outro lado, outro setor que exerce uma atividade menos onerosa acaba acumulando reservas monetárias que dificilmente serão utilizadas. Entretanto, mesmo que o dinheiro seja disponibilizado para o lugar certo, há ainda a dificuldade em injetá-lo em procedimentos corretos.

Por exemplo, de nada adiantaria a instituição adquirir servidores virtuais de alto poder de armazenamento e desempenho se não tem a perspectiva de usar nem 20% dessa máquina.

Escassez de indicadores

Normalmente, o único indicador existente em uma empresa pública é o orçamentário. Desse modo, a saída para a solução de qualquer problema é ter mais dinheiro. O resultado disso é o gasto crônico de recursos e o endividamento da instituição.

Podemos comparar essa situação com um piloto de avião que só tem em seu painel de comando o ponteiro que demonstra a quantidade armazenada de combustível. O que acontecerá se houver um problema de aquecimento no motor? Será um desastre.

Por outro lado, quando há mais indicadores na empresa, em vez de enxergar apenas quanto dinheiro tem para gastar, o gestor entende melhor qual é o problema e como gerenciá-lo.

Alta burocracia

A burocracia é um fantasma que assola o nosso país há várias décadas, que resulta em processos truncados, bastante difíceis de entender e praticar. Além disso, essa tendência desestimula o pessoal que trabalha nos órgãos públicos e impede que façam serviços de excelência.

Acrescente a isso o tempo perdido com a burocracia. De acordo com um artigo da revista Época, de 2017, a quantidade de horas gastas com procedimentos cheios de formalidades custa mais caro para o Brasil do que os impostos.

Inovação em ritmo lento

Não é raro observarmos em algumas instituições públicas um grande atraso em relação às novas ferramentas disponibilizadas pela tecnologia. Devido a isso, assistimos setores públicos trabalhando como há trinta anos.

Esse comportamento é o oposto da disrupção digital (evolução virtual) tão presente nas empresas privadas. Desse modo, há uma perda de produtividade, conectividade, padronização e eficiência dos serviços prestados.

Além disso, muitos gastos poderiam ser enxugados com a implantação de aplicações virtuais — o que impactaria diretamente na estrutura organizacional, pois haveria uma captação de recursos para investimentos importantes.

Pagamentos mal gerenciados

No âmbito da área de recursos humanos há uma função que é feita de maneira incorreta: a gestão da folha de pagamento. Segundo a lei de responsabilidade fiscal (LRF), também conhecida como lei complementar 101/00, o gasto com a folha de pagamento de uma entidade pública não deve ultrapassar 50% dos recursos internos.

Entretanto, a falta de atualização, de auditoria e de uma política de cargos e salários faz com que a administração dos honorários seja ineficiente e extrapole o limite de custos apontados pela legislação.

Afinal, com a folha de pagamento defasada, é fácil o RH contratar mais pessoas para trabalhar sem imaginar que a empresa não tem mais capital disponível para pagar os salários.

Todos esses obstáculos apresentados até aqui podem ser suprimidos e até extintos com a implantação do planejamento na gestão pública. Gostaria de aprender como realizá-lo? Acompanhe!

Como fazer o planejamento estratégico de forma eficiente?

Agora vamos sair da parte teórica do planejamento estratégico e ir para a prática, ou seja, “colocar a mão na massa”. Para isso, montamos um passo a passo muito prático de entender. Vejamos:

Diagnóstico

Nessa etapa é feito um levantamento e um estudo sobre a realidade atual do negócio. É um tipo de raio-x que exporá todos os aspectos importantes para um planejamento eficaz.

Com isso será analisado:

  • o orçamento que será gasto com as mudanças;
  • a situação da reserva financeira;
  • a contabilidade e o patrimônio;
  • os contratos;
  • os stakeholders (funcionários, parceiros e usuários dos serviços da instituição);
  • os investimentos.

Outros pontos serão delineados, como:

  • a missão da organização, ou seja, a razão de ela existir;
  • a visão sobre aonde a instituição quer chegar;
  • os valores que servem como um guia para o comportamento e atitudes dos funcionários para atingir a estratégia da empresa.

Existe também uma avaliação muito comum feita nas empresas privadas que, com algumas adaptações, pode ser realizada em uma instituição pública. Essa análise se chama SWOT, sigla em inglês que significa: strenghts (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).

Como a SWOT funciona na prática? É bem simples: um gestor atento identificará qual é a força da instituição pública. Por exemplo, uma equipe interna altamente profissional e produtiva.

Em seguida, reconhecerá as fraquezas — talvez a falta de ferramentas virtuais que automatizem processos do cotidiano. Daí verá as oportunidades, que podem ser o fechamento de um contrato com uma empresa que forneça essas soluções tecnológicas.

E, por fim, discernirá as ameaças, como a falta de recursos financeiros ou a resistência dos funcionários mais antigos em se adaptar a mecanismos modernos de automação de tarefas.

Essa é apenas uma simulação. É obvio que esse estudo será bem mais aprofundado e direcionado para as necessidades específicas de cada companhia.

Planos de ação

Com todas as informações recolhidas, os gestores poderão criar um plano de ação, ou seja, maneiras para que as metas e estratégias sejam atingidas. A princípio esse projeto enfrentará os desafios e as ineficiências identificadas.

Feito isso, serão estruturadas as ações que levarão ao cumprimento dos objetivos do planejamento estratégico. Além disso, são definidos os prazos para o avanço do plano de ação — esses períodos serão de curto, médio e longo prazo.

Para isso, o gestor poderá usar um quadro que demonstre para a equipe a linha do tempo para o cumprimento do planejamento. Essa atitude contribuirá para a motivação de todos. É importante lembrar que a capacidade de executar um plano é mais relevante do que a própria estratégia.

Metodologia

Existem algumas metodologias indicadas para a construção de um planejamento estratégico. No entanto, abordaremos uma muito eficiente: a balanced scorecard. Ela é dividida em quatro pilares, que são:

  • perspectiva financeira — rentabilidade que o planejamento pode trazer para a instituição;
  • perspectiva de mercado — visa o estabelecimento do valor que a empresa pública quer entregar para os cidadãos, como a praticidade dos serviços online;
  • processos internos — refere-se aos indicadores que serão utilizados para reconhecer o desempenho da equipe, a redução de custos com processos e a rapidez na entrega das tarefas;
  • recursos — diz respeito ao capital humano, eficiência operacional e excelência nos serviços.

Depois dessa definição, a metodologia ainda ajuda a traçar outros quatro objetivos:

  • financeiros;
  • internos;
  • aprendizado;
  • externos.

Podemos citar ainda outro método conhecido como teoria da gestão por objetivos, ou SMART. Cada uma dessas letras significa um dos pilares desse modelo, sendo:

  • S (specific ou específico): indica que a meta deve ser específica e clara;
  • M (measurable ou mensurável): é sobre possuir indicadores que demonstrem se a equipe está indo na direção correta;
  • A (achievable ou atingível): demonstra que as metas podem ser desafiadoras, mas não impossíveis de serem alcançadas no prazo estabelecido;
  • R (relevant ou relevante): aponta que uma meta precisa estar em conformidade com a estratégia a ser alcançada — do contrário, precisa ser revisada;
  • T (time-based ou tempo estabelecido): é a necessidade de um prazo que faça com que não seja perdido o foco das ações — por isso, esse período deve ser bem gerenciado para não ser ultrapassado.

Monitoramento

Essa etapa envolve manter o controle sobre o andamento do planejamento na gestão pública. Quando isso é feito, a empresa consegue incentivar a melhoria das ações, fornecer dados que impactam as atividades e gerar informações para que os gestores tomem boas decisões.

Mas como fazer esse controle? Podemos dividi-lo assim:

  • verificar se as atividades estão dentro dos parâmetros estabelecidos — uma técnica boa é o uso de feedbacks que podem ser fornecidos em reuniões regulares com a equipe;
  • garantir que as ações estejam unificadas com os valores da empresa pública;
  • avaliar a capacidade de alcançar as metas que podem ser feitas por meio de relatórios de desempenho da equipe;
  • identificar problemas que precisem ser removidos ou que indiquem que uma tarefa precisa ser modificada.

Com respeito a esse último item, o gestor pode perceber que para que o planejamento estratégico seja mais eficiente é preciso a contratação de uma companhia especializada.

Que ferramentas usar para o planejamento estratégico na gestão pública?

A tecnologia oferece inúmeras ferramentas para o planejamento estratégico na gestão pública. O objetivo é tornar os processos mais ágeis e, assim, alcançar com máxima precisão as metas estabelecidas.

Essa implementação de aparatos virtuais se chama governança eletrônica e abrange todas as áreas de uma empresa pública, como: a tramitação de documentos, a recolocação de servidores públicos em funções estratégicas, a segurança da informação, entre outras funcionalidades.

Existe um tipo de aplicação virtual chamado software de gestão de processos que automatiza todas essas tarefas, pois utiliza técnicas BPM (Business Process Management). Vamos entender mais a fundo os recursos dessa tecnologia.

Gestão de ações e projetos prioritários

Esse módulo auxilia a empresa pública na gestão de investimentos e controle dos gastos. Além disso, administra a execução das ações e programas orçamentários anuais.

Outra função desse recurso é programar e acompanhar o financeiro. Desse modo, o gestor consegue monitorar, controlar e focar na transparência dos resultados por meio do georreferenciamento das ações e projetos relevantes.

Gestão orçamentária

Essa funcionalidade garante a elaboração dos instrumentos legais: Plano Plurianual (PPA), Lei Orçamentária Anual (LOA) e Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO), além do acompanhamento de todas as legalidades previstas em lei federal, portarias do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, Secretaria do Tesouro Nacional e a Lei da Responsabilidade Fiscal.

Gestão de contratos e convênios

Administra e gerencia todos os contratos e convênios celebrados pelo órgão público e fornecedores ou conveniados. Sendo assim, esse módulo registra o valor do contrato, acompanha o saldo dos aditivos, das liquidações, dos empenhos e dos pagamentos, entre outras tarefas.

Gestão de compras e licitações

Essa funcionalidade foi elaborada visando oferecer maior eficiência e reduzir o período para a realização de um processo licitatório. Respeitando a legislação, esse recurso disponibiliza um grupo de licitações.

Ademais, para os órgãos públicos há uma ferramenta que integra as etapas do processo licitatório. Desse modo, a empresa consegue acompanhar todas as fases e ter o histórico e localização do processo.

Gestão de frotas

Caso a instituição pública possua veículos, esse recurso ajudará no sistema de utilização e manutenção deles. Com isso, consegue-se um uso eficiente desse meio de transporte.

Outro benefício é a identificação das viagens, das rotas mais utilizadas, da quilometragem do veículo e dos setores que mais solicitam esse transporte.

Sistema de protocolo único

Cada processo recebido pela entidade pública é digitalizado e tramitado por meio do sistema digital. Essa função otimiza o tempo de prosseguimento e de resposta da instituição.

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

Essa tecnologia fornece as técnicas necessárias para o gerenciamento, o compartilhamento e a organização dos documentos da empresa. Além disso, qualquer formato de arquivo pode ser gerenciado pelo sistema documental.

Diante de todas as orientações apresentadas neste artigo, uma instituição pública não precisa mais ficar perdida como uma embarcação sem rumo. Pelo contrário: com a implantação de um planejamento estratégico, é possível alcançar a excelência nas demandas internas.

Dessa forma, uma empresa pública pode se tornar referência nos serviços que presta trazendo muito orgulho para gestores, funcionários e cidadãos do país, deixando para trás o conceito negativo que a sociedade tem sobre esse setor.

Gostou de nosso conteúdo? Entendeu como o planejamento na gestão pública é um algo que precisa ser feito? Aproveite e compreenda a importância do monitoramento de projetos na administração pública. Você vai gostar dessa informação!

Metodologia OKR: o que é e como implementá-la em sua gestão?

Elaborar boas metas para a empresa é sempre um desafio, não concorda? Se fosse algo fácil, não haveria tantos métodos e teorias sobre o tema. No meio de tanta informação, qual seria uma das técnicas mais eficientes? A metodologia OKR.

Você já ouviu falar nela? Gostaria de descobrir os benefícios que essa metodologia pode trazer para os processos internos de sua empresa? Então, você está no lugar certo. Acompanhe nosso artigo!

O que é a metodologia OKR?

Uma gestora queria muito tornar o seu trabalho mais estratégico. Para isso, lia muitos artigos na internet buscando se qualificar e tentava aplicar esse conhecimento na empresa. No entanto, ela encontrava muitos percalços pelo caminho, como:

  • processos mal estruturados;
  • projetos sem rumo definido;
  • falta de colaboração dos funcionários;
  • insatisfação dos clientes.

Em vista disso, ela fica desanimada e sem esperança. Por que estamos contando essa história? Queremos mostrar como essa situação comum pode ser revertida com o uso do OKR.

Em inglês, a sigla OKR significa Objectives and Key Results — o que em português seria algo parecido com “objetivos principais de uma empresa”. Resumindo, a metodologia garante que todos os colaboradores caminhem na mesma direção, com prioridades bem definidas e em um ritmo progressivo.

Destrinchando esse conceito, percebemos que são dois os componentes principais:

  • objectives (ou objetivos), que são detalhamentos qualitativos de uma meta que o negócio deseja alcançar;
  • key results (ou resultados), envolvendo um conjunto de métricas que mensuram a evolução do projeto em direção ao seu alvo.

Conseguiu entender? Bem, um exemplo pode ajudar. Digamos que a gestora já citada tenha em mente um propósito incrível: encantar os seus clientes. Isso é maravilhoso, mas, como atingir essa finalidade?

Em uma reunião com os gestores, ela apresenta um relatório do Net Promoter Score (indicador de satisfação e lealdade de clientes) e da taxa de recompra. Essa informação revelou que os consumidores são fiéis à marca.

Todos ficam animados e começam a pensar em maneiras de adquirir novos clientes e surpreender os atuais para engajá-los ainda mais. Contudo, a empresa não pode gastar muito do seu orçamento com esse processo.

Pronto! Está estabelecido o OKR, que fica assim:

  • objetivo: encantar os clientes por meio de uma experiência de compra incrível;
  • resultado: melhorar o Net Promoter Score, aumentar a taxa de recompra e conservar o custo de aquisição e retenção de clientes em até determinado valor.

Como implantá-la na empresa?

Todos no mundo corporativo admiram a empresa Google — e não é à toa, afinal, ela é um exemplo de sucesso. Mas, sabia que um dos segredos para esse êxito é a metodologia OKR?

Pois é, essa técnica foi implantada na empresa desde 1999 e, até hoje, vem produzindo frutos saudáveis para a marca. A seguir, vamos ver alguns passos para que você também implante o OKR e tenha bons resultados na sua empresa:

Envolva os funcionários

Normalmente, a formação de metas de uma organização é feita em reuniões da classe executiva e depois apresentada para o restante dos colaboradores. Nesse modelo tradicional, somente um grupo tem poder de opinião. Será que essa prática funciona?

Pode até ter um bom resultado, mas não atingirá a excelência. Isso porque, quanto mais pessoas expressarem seu ponto de vista sobre um projeto, maior será a sua eficiência.

Sendo assim, a metodologia OKR é feita utilizando a técnica top-down e bottom-up, ou seja, os líderes e gestores contribuem com 40% da elaboração dos objetivos e os outros membros da equipe com 60%.

Essa amplitude de opiniões faz com que todos se sintam parte de um projeto. Como resultado, os colaboradores se tornam mais engajados e motivados para que a meta seja alcançada.

Pense nos clientes

O público-alvo da empresa também pode ajudar na implantação do OKR. Como assim? Voltemos ao exemplo citado no tópico anterior. Vimos que o objetivo dos gestores é surpreender os seus clientes, certo?

Não acha que uma boa maneira de conseguir isso é descobrindo dos próprios consumidores o que agrada a eles? Certamente. Para isso, esses gestores podem usar as práticas do marketing de relacionamento, como:

  • pesquisas de opinião;
  • produção de conteúdo para mídias digitais;
  • personalização do relacionamento com o cliente.

Imagine a alegria dos consumidores ao notarem que a empresa está preocupada com as suas necessidades e que está falando diretamente com eles. A consequência é o encantamento.

Acompanhe os resultados

É imprescindível mensurar os resultados para garantir a consistência e o ritmo do avanço do projeto. Essa prática pode ser feita semanalmente para que as deficiências sejam identificadas e ajustadas com rapidez.

Mas, quais KPIs (indicadores de desempenho) utilizar? É claro que isso vai variar de acordo com a meta. No exemplo que estamos abordando, encantar clientes, os ponteiros para medir resultados serão:

  • número de vendas;
  • taxa de leads;
  • taxa de conversão;
  • taxa de churn;
  • Net Promoter Score.

Estabeleça prazos

O que acontece quando você tem uma tarefa a realizar, mas não possui um prazo para entregá-la? Geralmente, ocorre a procrastinação ou o abandono do trabalho. De modo similar, para ter sucesso com a metodologia OKR, é preciso estabelecer um prazo para atingir uma meta.

Esse limite não deve ser curto demais, senão os envolvidos ficarão estressados, nem longo demais, o que acarretará perda do foco do projeto. Quer uma dica? Faça um benchmarking, ou seja, procure saber como outras empresas de sucesso estabelecem os seus prazos.

Então, “espie a grama do vizinho”, mas não o copie. Ao contrário, você deve adaptar essas boas atitudes nos moldes de sua organização.

Seja transparente

A transparência é crucial para que a estratégia OKR seja bem-sucedida. Como vimos, todos os membros de uma equipe opinam sobre uma meta, então, ninguém deve ficar desinformado sobre o andamento do projeto.

Dessa forma, o time inteiro continuará moldando o objetivo, aparando as suas arestas soltas e amarrando as práticas mais eficientes.

Enfim, cada método sugerido apresenta benefícios para uma empresa, porém, o OKR tornou-se o mais querido pelas organizações modernas. Tente inseri-lo no seu negócio. Temos certeza de que terá muitas razões para comemorar!

O que achou do nosso artigo? Gostou de conhecer a metodologia OKR? Então, deixe que os seus amigos leiam esse conteúdo também. Compartilhe o post com eles nas redes sociais!

Governança corporativa de TI: um fator importante no favorecimento de negócios

Quais são as metas da sua empresa? Aumentar os lucros, ter maior controle dos processos internos e automatizá-los? Não importa qual seja o objetivo a alcançar, sem uma governança corporativa de TI o caminho a percorrer será mais difícil.

E o que é a governança corporativa de TI? Como ela influencia a gestão de uma empresa? Que benefícios traz e como implantá-la na companhia? Essas perguntas serão respondidas neste artigo. Acompanhe o texto!

O que é governança corporativa de TI?

A governança corporativa de TI é um processo que engloba as estratégias de utilização atual e futura da TI.

Sendo assim, a empresa dirige, controla e avalia a melhor maneira de operar a TI para que dê o suporte necessário a fim de atingir as metas do negócio.

Além disso, a governança envolve monitorar a estrutura de TI para prever possíveis ajustes que precisam ser feitos a curto, médio e longo prazo.

Quais são os objetivos e pilares da governança corporativa de TI?

Para conhecer melhor o propósito da governança corporativa de TI, é essencial analisar os principais frameworks (conjunto de orientações que indicam as boas práticas nos processos de TI), pois eles são os pilares para a construção de uma estratégia eficiente desse processo.

Atualmente, o ITIL v3 e o Cobit v5 são os mais utilizados. O segundo apresenta o que a empresa deve fazer, enquanto o primeiro ensina como realizar a governança, ou seja, tem aplicação mais prática.

No caso do Cobit v5, os seus princípios essenciais para uma boa governança de TI são:

  • satisfazer as necessidades das pessoas que utilizam a TI;
  • atingir todos os setores de uma organização;
  • utilizar um framework integrado e único;
  • permitir uma visão holística; 
  • separar governança de gerenciamento.

Os dois primeiros princípios têm como foco o alinhamento estratégico da TI com a governança corporativa da empresa. Nesse caso, é avaliado como a TI pode fornecer um valor real para a organização e, assim, todos os processos serem orientados para a mesma finalidade.

Já o ITIL v3, pode ser usado como um complemento do Cobit v5, pois orientará a aplicação desses princípios na governança de TI.

Por que é importante alinhar a governança corporativa com a de TI?

Todas as organizações se preocupam em elaborar boas estratégias para o seu negócio. Entretanto, essas metas precisam dar as mãos à TI, pois esse é o caminho para chegar ao alvo estabelecido.

Por exemplo, a boa governança de TI atinge áreas da empresa que não têm a ver com tecnologia, mas que necessitam dela em seus processos. Para entender melhor, digamos que o setor de RH necessite melhorar o seu recrutamento e seleção.

Para isso, a organização adota um software. No entanto, essa ferramenta não atingiria o seu objetivo se a estrutura de TI não fornecesse o ambiente ideal para que o software use todo o seu desempenho.

Em resumo, com esse alinhamento a instituição recebe alguns benefícios, como:

  • deixar a empresa atualizada com as inovações tecnológicas;
  • direcionar os investimentos com relação à estrutura virtual;
  • mudar os processos de TI, tirando esse setor do ângulo apenas operacional para o estratégico;
  • garantir compliance que formalize os processos de controle e auditoria;
  • aumentar a segurança da informação, que, atualmente, afeta diretamente a imagem da organização.

Quais os benefícios em longo prazo da governança corporativa de TI para a empresa?

Empresas bem-sucedidas olham para o futuro com o objetivo de se preparar para chegar bem nele.

Para elas, a governança corporativa de TI é essencial e apresenta diversas vantagens que possibilitam dias posteriores mais tranquilos. Analisando por esse foco, vejamos alguns proveitos desse processo.

Avaliação dos recursos

Não importa se a organização é de pequeno, médio ou grande porte, ela precisa fazer uma boa gestão dos seus investimentos financeiros. Do contrário, o capital pode acabar ou ser insuficiente para investir em uma melhoria necessária na estrutura de TI.

Por outro lado, quando há a governança corporativa de TI, a empresa consegue avaliar melhor os recursos que tem disponível e, assim, utilizá-los de forma estratégica, planejando a sua aplicação nas necessidades reais da empresa.

Maior segurança das informações

Dentro do processo de governança de TI, há o gerenciamento de riscos. Esse aspecto é fundamental para manter a proteção dos dados da instituição. Ainda mais no atual cenário virtual, no qual circulam criminosos ávidos por informações sigilosas de organizações.

Ademais, o gerenciamento de riscos ajuda a empresa a ter controle maior sobre as vulnerabilidades do sistema e até prever alguns possíveis riscos que podem atrapalhar o desenvolvimento do negócio.

Além disso, é possível manter-se atualizado com os novos programas de proteção de informações que impedem o vazamento dos dados armazenados.

Acompanhamento das métricas

Embora seja importante acompanhar as métricas financeiras da organização, existem outros indicadores que também precisam ser mensurados, como produtividade, identificação de falhas e necessidade de melhorias em processos.

Todas essas métricas são feitas pela governança corporativa de TI. Desse modo, a organização consegue implantar melhoramentos que visam otimizar o desempenho de todos os membros da sua equipe interna.

Bom posicionamento no mundo corporativo

As organizações que desejam continuar competitivas e com boa reputação no mundo corporativo precisam fazer a governança corporativa de TI. Afinal, ela será a base para criar boas oportunidades de negócios e dará os meios para conquistá-las.

Ademais, uma empresa que se preocupa com esse processo é vista como inovadora. Essa característica é muito valorizada por profissionais talentosos e por outras instituições que querem formar parcerias de negócios.

Atualmente, companhias assim têm boa employer branding (marca empregadora), fator que influencia até mesmo na aquisição de investidores e acionistas para a marca.

Como montar uma estratégia de governança corporativa?

Em virtude de sua larga experiência, João Carvalho, consultor do Grupo Portfolio, dá algumas sugestões para uma boa estratégia de governança corporativa de TI. Ele resume em cinco os aspectos principais:

  • iniciar o processo com um framework como base de conhecimento;
  • avaliar a maturidade da empresa na sua governança de TI;
  • realizar um diagnóstico sobre as principais dificuldades e gaps existentes entre o negócio e a TI;
  • mapear processos para serem implementados de acordo com o resultado obtido no diagnóstico preliminar; 
  • fazer o PDCA (ferramenta de qualidade com foco em soluções de problemas).

Sem dúvida, realizar esse processo com o apoio de uma empresa especializada potencializa os seus resultados. No entanto, é importante implantá-lo o mais rápido possível para que a instituição continue saudável em seu negócio.

O que achou do nosso artigo? Conseguiu perceber como a governança corporativa de TI pode ajudar na gestão da sua empresa? Então, não perca os próximos conteúdos assinando a nossa newsletter.

Quando realizar um redesenho de processos organizacionais?

Problemas de qualidade, altos custos, falhas na otimização, necessidade de retrabalho — mais que um pesadelo para gestores, todas essas situações são sintomas de que chegou o momento de realizar um redesenho organizacional. 

Mas e você, sabe como conduzir esse redesenho? Conhece as vantagens dessa ação, os sinais que apontam para sua necessidade e a melhor forma de realizá-la? Então não perca este blog post, que vai tirar essas dúvidas e trazer esclarecimentos sobre o processo. 

Qual a importância do redesenho organizacional?

São os processos que fazem uma empresa funcionar. Eles definem o fluxo de atividades e determinam o que será feito e como será realizado pela equipe para atingir os objetivos da companhia. 

No entanto, são poucas as empresas que desenham esse fluxo formalmente. Em grande parte das vezes, as tarefas são realizadas do modo como sempre aconteceram, sem que se pare e pense em como tornar o processo mais eficiente.

O resultado aparece na forma de inúmeros problemas: gargalos nos processos, a produção (ou prestação do serviço) consome mais tempo e recursos que o necessário, a organização precisa de mais gente para realizar as atividades e ocorrem atrasos.

Para essas situações, o mercado tem uma sentença cruel. Todos esses problemas causam um impacto tremendo na qualidade e preço dos produtos, tornando a empresa pouco competitiva e levando à perda de clientes e fracasso financeiro.

Algumas companhias até conseguem ser operacionalmente bem-sucedidas. Porém, não se pode negar que seus recursos — tempo, dinheiro, pessoas, matéria-prima — estão sendo empregados de forma pouco eficiente, o que reduz sua lucratividade. 

Portanto, eficiência e produtividade são fundamentais. Para as garantir, é preciso realizar o redesenho de processos organizacionais e assegurar o gerenciamento adequado. 

Quando redesenhar os processos? 

Começamos o texto falando de alguns sintomas que denunciam essa necessidade de mudança. Vamos tratá-los de forma mais detalhada a partir deste ponto. 

Problemas com a qualidade

Hoje, o mercado apresenta uma série de opções ao consumidor. O cliente acostumou-se a procurar produtos e serviços de boa qualidade e os obter a um preço razoável, o que garante uma relação custo-benefício favorável.

Quando o consumidor tem a percepção de que a qualidade do seu produto é inferior à de seus concorrentes, é preciso preparar-se para enfrentar grandes problemas. A insatisfação e reclamações sucessivas podem levar a uma crise de branding capaz de causar um impacto financeiro considerável. 

Portanto, diante dos primeiros sinais de insatisfação dos clientes, é fundamental rever os processos. Queixas repetidas são ainda mais preocupantes e não podem ser desconsideradas, sob o risco de prejudicar terrivelmente o negócio. 

Retrabalhos

O retrabalho pode ser considerado uma consequência direta da falta de qualidade. Ele mostra que, se várias execuções são necessárias até alcançar o resultado desejado, é preciso rever os processos com urgência. 

O retrabalho gera um grande desgaste junto ao seu público-alvo, que passa a ter a percepção de que sua empresa é ineficiente. Além disso, ele acarreta custos decorrentes da extensão do prazo para a entrega, perda de matéria-prima e até mesmo de negócios. 

Portanto, o retrabalho frequente é um sinal claro de que a empresa deve providenciar o redesenho de seus processos organizacionais para eliminar erros, reduzir falhas, acelerar a produção e garantir a satisfação imediata do cliente. 

Falhas na otimização

Otimização é, neste momento, um dos conceitos mais importantes no mundo dos negócios. Fala-se em otimizar tempo e recursos, fazendo com que a organização consiga o máximo de resultados.

O problema é que muitas organizações chegaram a uma espécie de zona de conforto. Elas realizam os procedimentos da forma que sempre fizeram, sem se preocupar em rever o que pode ser aperfeiçoado para melhorar a qualidade ou poupar recursos.  

Mas o mundo dos negócios não permite essa mentalidade de “em time que está ganhando, não se mexe”. A concorrência acirrada exige que a empresa busque sempre formas mais eficientes de realizar o trabalho, tornando seus processos ágeis e enxutos e entregando produtos competitivos ao mercado. 

Altos custos

Os três sinais que abordamos nos tópicos anteriores levam ao alto custo operacional. Ele inviabiliza a oferta de produtos com preço atrativo no mercado, reduzindo as chances na disputa pelo cliente e comprometendo a saúde financeira da empresa.  

Como fazer o redesenho de processos? 

Depois de constatada a necessidade de redesenho, é preciso planejá-lo. Para isso, a organização vai precisar: 

1. Analisar seus próprios objetivos

Dificilmente uma empresa consegue “colocar toda a casa em ordem” de uma única vez. Ela precisa fazer isso de forma gradual, priorizando os aspectos essenciais para o sucesso do negócio. 

Para isso, ela precisará analisar seus próprios objetivos estratégicos. Eles devem ajudar a cumprir o próximo passo: a priorização de processos para redesenho.

2. Definir os processos prioritários

Usando a visão estratégica, a empresa define quais são os processos que passarão por esse redesenho em primeiro lugar. Para isso, ela deverá avaliar o impacto de cada um deles no cumprimento de seus objetivos e selecionar os que constituem fatores críticos.

3. Elaborar o redesenho

Essa etapa envolve a elaboração de um projeto (escopo, método, responsabilidades, produtos e cronograma), a coleta de dados estatísticos atuais e a definição de parâmetros para avaliação do desempenho após o redesenho. 

A partir daí, é preciso mapear os processos atuais, identificar a missão de cada um deles e os caracterizar, estabelecendo seus limites. Também deve-se registrar o projeto por meio de uma representação gráfica que facilitará sua análise posterior.  

A análise crítica do processo, feita com a participação de stakeholders, deve levar à proposta de melhorias. É necessário avaliar diversas possibilidades: supressão da atividade, fusão ou desmembramento, alteração na ordem, realização paralela ou sucessiva de etapas e assim por diante. 

4. Projetar um novo processo

É importante que o processo redesenhado seja documentado, o que facilitará uma implementação precisa e o monitoramento de resultados. Esse projeto deve estabelecer diretrizes, objetivos e indicadores de desempenho. 

Quanto mais exato for o projeto ao descrever entradas, as atividades de processamento, saídas e recursos, maiores são as chances de ser implantado corretamente e de obter dados para avaliar seu sucesso ou propor melhorias. 

Quais são os resultados do redesenho de processos? 

O redesenho adequado de processos pode trazer melhorias que vão desde a redução de erros e custos até o aumento da qualidade, agilidade nas entregas e satisfação dos clientes.

Também podemos destacar que o redesenho ajuda a organização a identificar a melhor estrutura de subordinação para seus quadros. 

Com processos conhecidos e bem definidos, os gestores conseguem mensurar a quantidade ideal de pessoas necessárias para cada área ou atividade, além do perfil para cada ocupante de posições críticas. 

Entendeu o que é o redesenho organizacional e por que ele é importante para uma empresa? Gostou do post e quer receber outros conteúdos úteis para a gestão do negócio

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Conheça exemplos de fatores críticos de sucesso de um negócio

No contexto atual do mercado, a concorrência aumenta continuamente, a tecnologia não para de avançar e os clientes apresentam mudanças de comportamento e exigências cada vez maiores. Como, então, manter-se à frente da concorrência para conquistar a permanência na sua área de atuação e o sucesso em longo prazo? Existem fatores críticos de sucesso que são fundamentais para alcançar esses objetivos.

Antes de nos aprofundarmos no assunto, é importante entender que os fatores críticos de sucesso são, basicamente, uma série de análises do progresso do seu negócio. Eles podem ser aplicados a processos, projetos e até mesmo na empresa como um todo, a fim de que você possa avaliar o andamento das estratégias e seus possíveis resultados.

Com isso, é possível corrigir problemas de maneira preventiva, reforçar pontos positivos a tempo de que eles gerem resultados ainda mais interessantes e entender melhor a maneira com que o negócio funciona e onde ele pode chegar.

Quer descobrir tudo o que você precisa sobre os fatores críticos de sucesso e como eles podem impactar o desenvolvimento e o êxito da sua empresa? Continue a leitura e mãos à obra!

O que são fatores críticos de sucesso?

Como já adiantamos na introdução, os fatores críticos de sucesso existem para medir, acompanhar e identificar o progresso de determinado processo, projeto ou estratégia da empresa no sentido de conquistar resultados bem-sucedidos.

Os fatores críticos de sucesso podem ser divididos em dois grandes grupos: fatores do processo e fatores do projeto.

Você verá as particularidades e objetivos de cada um em detalhes mais adiante, nos tópicos exclusivos de cada grupo, mas eles também possuem muito em comum. Ambos permitem que você entenda de maneira aprofundada e atualizada a forma com que determinada ação traz ou não os resultados esperados.

Para tanto, é imprescindível saber exatamente que resultados você espera das suas ações. Nesse sentido, antes de começar a analisar os fatores críticos propriamente ditos, a empresa deve estudar detalhadamente seus objetivos — que devem ser, sempre, baseados em sua missão, visão e valores.

Esses objetivos, então, devem mostrar-se presentes em todas as empreitadas do negócio, que deve tê-los sempre como referência. Dessa maneira, você favorece a força e a união entre as áreas das empresa, já que todas as ações pontuais implementadas estarão alinhadas a esses objetivos maiores.

Assim, além de analisar os resultados e as possibilidades dos projetos e dos processos, os fatores críticos de sucesso ajudarão também a definir diretrizes para a governança de TI, para a gestão de recursos humanos, para ações cotidianas dos departamentos etc.

Isso acontece porque, quando executados com eficácia e cuidado, eles se transformam em pontos-chave dentro da organização. Com isso, a empresa poderá crescer e se desenvolver a partir do alcance de seus objetivos principais.

Por outro lado, ao ignorar os fatores críticos, você contribui fortemente para o fracasso da companhia, seja em curto, médio ou longo prazo. Afinal, no contexto mercadológico atual, é preciso estar em constante aprimoramento para sobreviver.

Cada empresa conta com uma gama diferente dos fatores críticos de sucesso que devem ser analisados. Isso varia de acordo com a área do mercado em que o negócio se situa e também com os seus objetivos.

Quais são os fatores críticos de sucesso em processos?

No ambiente de negócios, os processos podem ser classificados como as estratégias sequenciais implementadas para que a empresa possa alcançar o sucesso — o que, é claro, exige que ela primordialmente atinja seus objetivos.

Quando os processos são analisados pelo viés dos fatores críticos de sucesso, essas atividades, ferramentas e demandas, que acontecem de forma cotidiana, podem cumprir seu papel com mais eficiência e com um nível de eficiência mais elevado.

Os fatores críticos de sucesso em processos visam otimizar os gastos, aprimorar o planejamento, deixar a equipe alinhada e melhorar a execução do projeto, além de permitir que eles realmente alcancem seus objetivos.

Se houver gargalos, problemas ou obstáculos antes que isso aconteça, os fatores críticos poderão identificá-los antes que seja tarde demais.

Em comparação com os fatores críticos de sucesso em projetos, fatores de processos são consideravelmente mais variantes de empresa para empresa. Conheça os principais.

1. Produtividade

A produtividade deve ser uma das maiores preocupações da sua empresa em qualquer processo. Para tanto, é preciso analisar se o tempo investido vale a pena ser gasto comparado aos resultados que podem ser observados.

A partir daí, analise as maneiras com que a equipe e/ou as ferramentas podem otimizar seus níveis de produtividade. Com isso, os resultados desejados chegarão mais rápido e com mais eficiência, o que representa mais lucro e mais economia.

2. Custo-benefício

Aquela máxima de que “o barato sai caro” se encaixa muito bem também no mundo empresarial. Portanto, especialmente quando o assunto é corte de custos, é essencial entender que simplesmente reduzir as despesas nem sempre é uma boa opção para o seu negócio.

O que deve ser avaliado, no lugar disso, é o custo-benefício do processo em questão. De que maneira o processo traduz o valor investido em resultados concretos? Ao analisar esse fator crítico de sucesso, você compreenderá melhor o que está sendo alcançado a partir do dinheiro gasto ali — e poderá, então, decidir se vale ou não a pena.

3. Adequação aos objetivos gerais da empresa

Isso deve ser mantido em mente antes de tirar qualquer projeto do papel, mas é especialmente relevante quando se trata dos fatores críticos de sucesso. Como esse processo em específico vai ajudar a sua empresa a vender melhor, fidelizar um cliente e cumprir uma missão com sucesso de acordo com seu objetivo principal?

As metas maiores da empresa, pelas quais as equipes trabalham em conjunto, jamais podem ser ignoradas. Caso contrário, seu negócio corre o risco de dedicar tempo, dinheiro e conhecimento a algo que pode até parecer eficiente, mas que, em médio e longo prazo, se mostrará pouco relevante para o sucesso do negócio como um todo.

4. Tecnologia

Vamos supor que você e os demais gestores desenharam um processo que tem tudo para conquistar resultados incríveis para a organização. Entretanto, ele exige tecnologia de ponta pra ser executado da maneira como deve ser — tecnologia à qual vocês, no presente momento, não têm acesso na empresa.

Será que esse processo desempenhará todo o seu potencial caso vocês decidam seguir em frente sem providenciar a tecnologia de que ele precisa?

Seja para tentar reduzir as despesas ou por receio de investir em novas tecnologias (o que exige instalações, planejamento, treinamentos etc.), tomar esse caminho seria um erro. Em uma realidade em que a tecnologia não para de evoluir, não é aconselhável tentar cumprir demandas com máquinas ou sistemas ultrapassados.

Além do impacto nos resultados, na produtividade e na própria modernização da companhia, lembre-se também de que seus colaboradores terão que lidar com essa tecnologia ineficiente (ou menos eficiente) em seu dia a dia. Isso pode gerar frustração e descontentamento, o que diminui a motivação da sua equipe.

Retomando o que citamos sobre o custo-benefício, qualquer processo que exija uma tecnologia mais avançada do que você já tem deve ser estudado com cuidado. Ao estudar suas reais necessidades, você poderá decidir se vale a pena ou não investir em tecnologias superiores nesse momento.

No entanto, antes da decisão final, lembre-se de que a tecnologia dificilmente será utilizada para apenas um processo. Ou seja, na grande maioria dos casos, o investimento vale, sim, muito a pena em curto, médio e longo prazo.

5. Automação dos processos

A automação de processos está diretamente relacionada ao fator crítico anterior, mas sua importância faz com que ele mereça um espaço exclusivo. Ser automatizado, afinal, diz respeito não somente ao uso da tecnologia em si, mas em como essas ferramentas e sistemas são utilizados de maneira conjunta em prol da eficiência e dos resultados.

Quando os processos da sua empresa tornam-se automatizados, tudo passa a acontecer de forma mais eficaz, ágil e dinâmica dentro da organização.

Isso é percebido porque a automação proporciona uma maior integração entre cada departamento envolvido com determinado projeto, que poderá ficar sabendo de tudo o que for necessário de maneira instantânea.

Além disso, a automação de processos diminui a chance de erros humanos e aproveita ao máximo o trabalho da equipe, que poderá dedicar seus esforços àquilo que realmente importa. Logo, implementar essa tecnologia na empresa renderá excelentes resultados.

6. Gerenciamento de processos

gerenciamento de processos é outro dos fatores críticos de sucesso mais importantes entre os que fazem parte desse grupo. Independentemente da tecnologia disponível, do talento e dedicação da equipe e do potencial da empresa para atingir seu público-alvo e conquistar o sucesso, tudo isso pode ser mal aproveitado caso a gerência não esteja devidamente alinhada aos processos que tomam parte ali dentro.

Gestores, gerentes e demais superiores precisam entender a fundo a forma com que cada processo funciona, quais são seus objetivos para contribuir para o progresso da empresa e de que maneira o processo alcançará isso.

Mantenha um diálogo aberto com os colaboradores envolvidos diretamente em cada um dos processos. Isso cria um espaço em que eles se sentirão à vontade para conversar com a gerência sobre os problemas, gargalos e dificuldades que possam vir a enfrentar — conversar sobre eles com sua equipe pode permitir que sejam solucionados com ainda mais rapidez.

Esse diálogo com seu time também permite que você tenha relatos em primeira mão da eficácia de um processo e perceba a forma com que os colaboradores seguem suas orientações. Tudo isso contribui para uma melhoria não apenas em relação a um processo em específico, mas em todos.

7. Business Intelligence

Nunca se produziu tanta informação quanto hoje. Mas o que fazemos com tudo isso? A informação pela informação não tem tanta relevância quando não possuímos formas de organizá-las, consultá-las e utilizá-las para a evolução crescente do negócio.

Foi nesse contexto que surgiu o Business Intelligence (BI), que é formado por uma série de práticas e ferramentas para a gestão e utilização de toda a informação produzida pela sua organização — seja diária, semanal, mensal ou anualmente, por exemplo.

Essa informação, tratada pelo BI no formato de dados, poderá então ser utilizada para a otimização dos processos. Essa metodologia também atua no sentido de deixar os processos, a equipe e a tecnologia melhor alinhados, garantindo assim resultados mais eficientes e uma maior produtividade.

O conceito também influencia no todo. Isso acontece por que o Business Intelligence compreende que gerir informação tem a ver com a identificação de padrões. Quando isso de fato acontece, a empresa pode compreender melhor a maneira com que trabalha, suas forças e fraquezas. Tudo isso contribui para processos mais eficazes.

Quais são os fatores críticos de sucesso em projetos?

Ao lado dos processos, os projetos também são parte integrante de qualquer empresa dedicada ao aprimoramento e ao crescimento constante. Mas como garantir que eles sejam colocados em prática com eficiência e que consigam cumprir os objetivos propostos? Por meio da análise dos fatores críticos de sucesso em projetos.

Muitas das metas dos fatores críticos em projetos são comuns àquelas aplicadas aos processos, como otimização dos recursos e alinhamento da equipe aos objetivos da empresa. Enquanto isso, há, também, fatores específicos de projetos, como cumprimento de prazos, elaboração de um plano e definição de patrocinadores.

Conheça agora quais são os fatores críticos de sucesso que devem ser levados em consideração antes, durante e após um projeto acontecer dentro da sua empresa.

1. Objetivos, resultados e benefícios bem definidos

Muitas vezes pode acontecer de você, outro gestor ou mesmo um colaborador da empresa ter uma ideia promissora sobre um projeto que parece incrível para a organização. Ao divagar sobre ele e até mesmo desenhar seu esboço, o potencial para o sucesso é enorme. Mas o que exatamente o projeto conquistará para a empresa?

Antes de qualquer projeto sair do papel e ser posto em prática, deve acontecer um estudo aprofundado de seus objetivos (de curto, médio e longo prazo), dos possíveis resultados, do que espera-se atingir com ele e dos seus benefícios para a organização.

Dessa maneira, você garante que todas as empreitadas da empresa estejam alinhadas aos objetivos maiores do negócio, sobre os quais já discutimos anteriormente. Com isso, os colaboradores e gestores não desperdiçam tempo se dedicando a projetos que terão poucos ou nenhum resultado concreto para a empresa.

Esse fator crítico de sucesso também diminui os gastos com projetos de baixo potencial ou cujos objetivos estejam longe daqueles que mais importam para a empresa. Por outro lado, manter esses pontos em mente contribui para a elaboração de projetos mais alinhados à gestão, já que você logo identificará o quanto ele pode fazer a diferença para seu negócio.

2. Patrocínio confiável

Trabalhar ao lado de patrocinadores é comum e muito importante quando falamos de projetos. Afinal, essas parcerias podem ser extremamente benéficas para a sua empresa tanto em projeto pontuais como junto à organização como um todo.

Para que isso realmente aconteça, é fundamental que você possa confiar no patrocinador. Ele deve ser alguém (uma pessoa física ou outra empresa) que você saiba que vai manter seu patrocínio, apoio e compromisso, e que realmente cumpra o que foi combinado entre cada uma das partes.

O patrocinador também deve estar alinhado aos objetivos, à missão e aos valores da sua empresa. Caso contrário, ambos os lados certamente apresentarão gargalos e dificuldades durante o tempo em que o projeto acontece.

Devido às exigências crescentes do consumidor, contar com o patrocínio de uma organização ou de um profissional contrário à mensagem que você transmite pode trazer complicações à imagem da sua empresa diante dos clientes já fidelizados e do seu público-alvo. E hoje, mais do que nunca, você tem a obrigação de prezar por essa imagem.

3. Equipe eficaz

Para que o projeto possa ser desenvolvido e executado com sucesso, a qualidade da equipe responsável por ele é fundamental.

Isso diz respeito à dedicação dos colaboradores envolvidos e também à forma com que os conhecimentos de cada um deles são colocados em prática. Por isso, forme times cujas habilidades e experiências sejam complementares.

Por consequência, cada um poderá contribuir de forma concreta para o sucesso do projeto e você ainda criará uma oportunidade para que os colaboradores aprendam uns com os outros, algo bastante valioso para a qualidade do trabalho em equipe.

4. Plano cuidadosamente elaborado

Desde o início, o projeto precisa de um plano cuidadosamente elaborado para que todas as suas fases possam ser compreendidas com clareza e objetividade. Assim, você e sua equipe entenderão como cada etapa contribui para as seguintes e, de forma mais ampla, para os objetivos finais do projeto.

Sem isso, o projeto vai se desenrolar de forma bagunçada e sem planejamento. Isso leva ao desperdício de recursos, contribui para a diminuição da produtividade e abre espaço para que problemas e lacunas sejam descobertos apenas quando for tarde demais.

Usado de maneira consciente, um plano bem estruturado permite que você entenda os os riscos possíveis e calcule se eles valem a pena ou não de acordo com os benefícios que podem ser conquistados.

5. Consultoria em gestão de negócios

A consultoria em gestão de negócios é uma excelente maneira de colocar esses fatores críticos de sucesso e diversos outros pontos em prática no que diz respeito aos projetos da sua empresa.

Ao oferecer uma visão externa e sem vícios, ela é capaz de analisar a fundo a forma com que todos os recursos — humanos, financeiros e de tempo, por exemplo — estão sendo ou serão utilizados em cada projeto. Com isso, a gestão de negócios poderá otimizar esses recursos e aproveitá-los ao máximo para que os projetos apresentem os melhores resultados possíveis.

Outra preocupação da consultoria em gestão de negócios é a forma com que o projeto está inserido na empresa como um todo e como cada equipe, ferramenta e processo envolvido encontra-se ou não alinhado para maior produtividade e eficiência.

De acordo com o volume e a intensidade dos projetos da sua empresa, pode valer a pena formar uma parceria com um fornecedor especializado em gestão de negócios ou, até mesmo, formar uma equipe de consultoria dentro da sua própria organização. O ideal é contar com profissionais prontos e capacitados para ajudar sua empresa a crescer.

Quais são os fatores críticos de sucesso em uma empresa?

Há, ainda, alguns fatores críticos de sucesso que não se encaixam nas categorias tradicionais de projetos e processos.

Eles são mais diretamente relacionados aos produtos, serviços e demandas da sua empresa e, por isso, dependem de uma análise aprofundada de tudo o que acontece nesses ambientes. Considere, também, os objetivos e o funcionamento de cada produto/serviço, as exigências e dúvidas dos clientes e as metas da empresa como um todo.

Em seguida, traduza esses fatores críticos em indicadores que possam ser acompanhados de forma concreta. Ao acompanhá-los constantemente, você se sentirá capaz de interferir com otimizações visando o crescimento da sua empresa.

Quais são os exemplos genéricos desses fatores?

Há preocupações comuns a toda empresa. Alguns fatores críticos de sucesso a qualquer negócio são:

  • equipamentos e tecnologias disponíveis;
  • reputação de solidez financeira;
  • imagem perante o público;
  • imagem perante os stakeholders;
  • potencial competitivo;
  • qualificação da administração e da gestão;
  • expertise no controle de custos;
  • localização do ponto e/ou da sede;
  • relacionamento com os fornecedores;
  • qualidade e expertise das campanhas promocionais.

Quais são os exemplos específicos desses mesmos fatores?

Diferentes áreas do mercado possuem diferentes exigências. Veja alguns exemplos específicos de fatores críticos de sucesso:

  • treinamento e recursos humanos: qualidade e reconhecimento dos instrutores, eficiência do time de vendas, qualidade dos materiais de apoio;
  • indústria alimentícia: eficácia na distribuição e armazenamento, capacidade de inovação, higiene e limpeza;
  • indústria automobilística: economia de combustível, investimento na inovação e na tecnologia, custo-benefício, segurança dos produtos, estilo dos veículos.

Viu só? Os fatores críticos de sucesso têm tudo para revolucionar a sua gestão e garantir o sucesso contínuo da sua empresa. Com isso, a organização conseguirá manter-se competitiva e chegar cada vez mais longe.

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Como entender os impactos de influências externas em uma empresa?

A análise do macroambiente de uma empresa é o único caminho para que o sucesso do empreendimento não dependa do acaso e da sorte. Do contrário, qualquer estratégia que pareça promissora pode surpreender negativamente e, em muitos casos, comprometer seriamente o negócio.

Isso porque as empresas estão sujeitas a uma série de variáveis de influência. As internas, como boas práticas de gestão operacional, são perfeitamente controláveis. Já as externas não dependem exclusivamente da ação das equipes internas e de suas lideranças.

No post de hoje, você vai conhecer as principais influências externas que precisam ser consideradas, como analisá-las e que resultado esperar disso. Se considerá-las com cuidado, seu trabalho vai ficar mais fácil e você poderá exercê-lo com maior segurança.

O que esperar da análise do macroambiente de uma empresa?

Vamos começar com um exemplo. Imagine que você é a pessoa encarregada de encontrar a melhor opção de um sistema de controle financeiro. Sua recomendação é comprar a solução mais produtiva, segura, com menor custo de suporte e investimento de mais rápida recuperação.

Você faz uma boa pesquisa, testes diversos, conversa com especialistas e encontra facilmente o sistema mais adaptado para o seu caso. A contratação é feita e, alguns meses após a conclusão da implantação, você tem notícia de que a concorrência está migrando para um novo sistema, recentemente lançado.

Os riscos

Uma nova tecnologia utilizada vai permitir uma operação mais eficiente e 30% mais barata em relação a que pode conseguir com a solução que acaba de implantar. Essa é uma influência externa sobre a qual você não tinha controle, mas que vai ter impacto no resultado operacional e na produtividade. No caso, houve uma interferência do ambiente tecnológico.

Da mesma forma, poderia ter ocorrido uma mudança no ambiente legal. Uma nova lei que proibisse a comercialização de um produto ou um aumento de imposto, por exemplo. Vamos descrever outros ambientes neste texto para você. Por enquanto, é importante perceber que, apesar de não ter controle sobre esses casos, é possível se proteger dessas influências.

Na primeira situação, se você soubesse de uma nova tecnologia em desenvolvimento poderia recomendar a protelação da contratação do sistema; no segundo, a lei certamente já estava em processo de aprovação e a empresa poderia encontrar alternativas para superar a perda se soubesse disso.

As oportunidades

Assim, quanto maior o número de variáveis que uma empresa monitora, menor o risco que ela corre. Mas não vamos pensar apenas no lado negativo. Muitas das influências também são positivas. Afinal, foi o caso da empresa concorrente que comprou o melhor sistema. Da mesma forma, quantas oportunidades não estão disponíveis agora para você e sua empresa?

Mesmo na recente crise econômica muitos negócios cresceram. Alguns até alcançaram um privilegiado posicionamento no mercado por identificar oportunidades. Quer um exemplo? As microfranquias.

Com o aumento do desemprego muitas pessoas precisaram encontrar uma nova fonte de renda e a maioria não tinha muito para investir. Várias empresas franqueadoras passaram a oferecer a opção de pequenos negócios — alguns no próprio domicílio, sem a necessidade de abrir uma loja —, e cresceram exponencialmente.

Quais são as influências externas que impactam em uma empresa?

Nesse momento você já deve estar refletindo sobre a melhor forma de levantar as influências externas. Já vamos esclarecer isso. Mas antes, vamos conhecer as principais. Os macroambientes também são chamados de ambientes de marketing e costumam ser divididos em 7, são eles:

  • demográfico: a nossa população está envelhecendo, o percentual de jovens já foi muito maior e isso influencia o perfil de consumo, assim como a taxa de natalidade, o percentual de homens, mulheres e crianças, da população urbana e outras características;
  • econômico: envolve a renda, inflação, a taxa de desemprego, de juros e outras questões econômicas;
  • sociocultural: os valores sociais, o estilo de vida e a formação de grupos sociais, por exemplo, também influenciam o perfil de consumo;
  • legal: já o usamos de exemplo e envolve a criação de barreiras, mudanças na legislação e regulação;
  • político: também tem origem no governo, mas envolve o sistema político e os grupos que conquistam poder junto ao Estado;
  • ambiental: implica em questões como o nível de degradação, zonas protegidas e a legislação ambiental;
  • tecnológico: também foi usado de exemplo e, além das inovações, envolve questões de infraestrutura e patentes.

Algumas divisões incluem o ambiente tributário e natural, por exemplo. Você pode optar por uma classificação mais especifica se desejar. Mas o importante é considerar o máximo de influências possíveis e principalmente aquelas que podem fazer mais diferença no seu segmento.

Como fazer uma boa análise do macroambiente de uma empresa?

O primeiro passo para analisar e se proteger das influências externas é pesquisar sobre cada um dos ambientes e as possíveis mudanças a que estão sujeitos. Você pode contar com ajuda especializada nesse levantamento, o que costuma facilitar bastante. Afinal, quem está o tempo todo trabalhando com esses dados já tem muita informação prévia.

Além dos especialistas, muitas entidades, como o IBGE e o SEBRAE, fazem pesquisas periódicas, principalmente sobre o ambiente demográfico. Também existem publicações  interessantes que abordam tendências de mudanças. Um exemplo é o livro: “Megatrends 2010: O poder do capitalismo responsável”, de Patricia Aburdene.

A autora é uma futurista respeitada que, em conjunto com nomes como John Naisbitt,  publicam obras regulares sobre tendências de cada década que são usadas por vários profissionais de marketing. Contudo, não basta ter essas informações em mãos, é preciso organizá-las de forma que possam ser consultadas e ajudar a empresa nas decisões estratégicas e definição de objetivos.

A metodologia mais utilizada para isso é a Matriz SWOT. Você provavelmente já ouviu falar e, basicamente, ela relaciona pontos fortes e pontos fracos (influências internas, como preço competitivo e necessidade de capacitação da equipe), e ameaças e oportunidades (influências externas).

Os quatro quadrantes (forças, fraquezas, ameaças e oportunidades) são posicionados lado a lado em uma apresentação gráfica e descritos em detalhes na forma de texto. Assim, os decisores podem facilmente estabelecer prioridades e definir as melhores políticas, inclusive em relação à disrupção digital.

Como notou, a análise do macroambiente de uma empresa é fundamental para que ela diminua a influência das ameaças externas no seu desempenho. Certamente, você já ouviu algumas frases que evidenciam a necessidade de assumirmos a responsabilidade sobre o que acontece na nossa vida, no lugar de responsabilizar os outros pelos nossos problemas. Com uma empresa acontece a mesma coisa. Por isso, é importante nos mantermos informados.

Você pode obter muitas dessas informações nas redes sociais. Confira nossa página no Facebook e visualize nossas publicações em primeira mão!

Os processos na gestão pública: uma visão geral sobre esse cenário

Contar com uma boa gestão de processos no setor público é fundamental para a população — que pode receber serviços mais eficientes — e para o próprio governo, que pode otimizar custos e melhorar sua eficiência. No entanto, o enfoque em gerenciamento eficaz de processos, rotinas e práticas nem sempre é algo que encontramos em entidades e órgãos governamentais.

Por conta disso, costumamos observar atendimentos ineficientes, fluxos de trabalho burocráticos e lentos, além de estruturas internas pouco otimizadas, que não contribuem para a circulação eficaz de recursos e informações.

Neste post, você verá o que é a gestão de processos, quais são seus principais desafios e como ela pode ser aprimorada para gerar benefícios para a administração pública. Confira!

No que consiste a gestão de processos no setor público?

Uma gestão de processos eficiente na área pública envolve a identificação, monitoramento e melhora dos fluxos de trabalho existentes no meio público.

Esse tipo de gerenciamento tem o intuito de modificar e otimizar processos de uma organização governamental para que fluam de forma rápida, eficiente, produtiva e em sintonia com os seus objetivos. Também busca excluir ou “arrumar” etapas nos processos que sejam lentas, desnecessárias ou muito burocráticas.

Quais são os seus maiores desafios?

A gestão de processos, tanto na administração pública como na privada, tem desafios similares, entre eles a necessidade de alinhamento a uma cultura organizacional positiva e a busca de investimentos, recursos financeiros e mão de obra.

Além disso, há ainda na área pública a questão das legislações e etapas obrigatórias que atuam 100% nos processos, impedindo que melhorias sejam implementadas ou fazendo com que transcorram de maneira mais demorada. Também é preciso mencionar as limitações políticas, outro desafio particular desse campo.

Como está o cenário da gestão de processos no setor público?

A gestão de processos se encontra em crescimento constante nas empresas, porém, particularmente no campo público, ainda está bem no início, embora tenha uma demanda ampla.

Ela também não é tão comum no âmbito da administração pública devido, em certa medida, aos desafios já citados. Isso também se deve à falta de visão estratégica em relação à necessidade de deixar os processos mais ágeis para o cidadão e menos onerosos para o próprio Estado, possibilitando fluxos de melhor qualidade.

Contudo, é preciso destacar que existem iniciativas do Governo para alcançar a modernização dos processos da gestão pública. Tal fato pode ser observado em Prefeituras, Detran e órgãos federais, como a PRF, que contam com projetos de automação e melhoria de processos.

Que recursos são utilizados para qualificar essa gestão?

Existem muitos recursos e instrumentos empregados para qualificar a gestão de processos, aperfeiçoando-a no setor público. A primeira delas parte do reconhecimento do valor agregado obtido pelas implantações de projetos de melhorias de processos, salientando o progresso desse tipo de gerenciamento na área pública. Além disso, a qualificação é obtida:

Desenvolvendo estratégias e adotando metodologias especializadas

O desenvolvimento de estratégias de adoção e implementação de processos mais eficientes é fundamental, uma vez que é preciso alinhar o que já existe com o desejado. Para tanto, deve-se lançar mão de ações que minimizem o maior número de riscos e problemas possíveis devido às mudanças ou migração de processos lentos e ineficazes para os mais ágeis e eficientes.

A adoção de metodologias especializadas também colabora para aprimorar a gestão de processos no setor público, sendo que alguns são usados para padronização dos procedimentos e normas desejados. Além disso, a absorção dessas metodologias por parte dos colaboradores ajuda a reforçar as boas práticas no gerenciamento de processos.

Adotando suporte tecnológico para automação de processos

O uso de tecnologia para dar suporte à gestão de processos no âmbito público também é necessário, uma vez que automatiza atividades burocráticas, repetitivas e manuais, tornando-as mais ágeis e eficientes. Para tanto, o comum é empregar um sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, conhecido como BPM (Business Process Management).

Essa ferramenta tem o intuito de aperfeiçoar os resultados organizacionais por meio da otimização dos processos. Além de aumentar a rapidez de execução do fluxo das atividades, ela alia um bom custo-benefício à modernização do gerenciamento público.

O BPM possibilita definir diretrizes e metodologias que objetivam a integração de procedimentos internos, deixando mais fácil a tomada de decisão e a visualização dos resultados.

Implantando o Escritório de Processos

O chamado Escritório de Processos é responsável por promover a harmonia entre a automação e a gestão de processos de forma aprimorada. Ele é coordenado por um comitê de gerenciamento de processos e utiliza o BPM.

Esse comitê atua no planejamento das ações de cada serviço a ser feito, na coordenação de sua realização e na avaliação crítica dos resultados gerados em cada ciclo. Também age de forma ampla na implementação dos processos de negócio, sejam eles novos, sejam eles modificados.

O Escritório de Processos tende a ser o elo entre as diretrizes estratégicas e o ambiente operacional, fazendo com que as iniciativas tecnológicas fiquem alinhadas com as necessidades de expansão da organização pública.

Investindo em capacitação

É importante investir em capacitação, o que envolve treinamentos de gestão de processos que abordam conceitos e técnicas. Graças a eles, será possível fazer com que todos os profissionais da organização pública consigam se adaptar aos processos otimizados e, além disso, contribuam para que eles sejam melhorados.

Contratando consultorias e buscando parcerias

Buscar consultorias e formar parcerias que colaborem para o aperfeiçoamento da gestão de processos no setor público também é necessário. Muitas vezes, por mais que desejem aprimorar os fluxos dentro de um ou mais órgãos governamentais, os gestores não sabem por onde começar ou o que fazer primeiro.

Nesses casos, é essencial procurar os serviços de uma consultoria em gerenciamento de negócios, que também atue com capacitação em gestão de projetos (PMO) e processos.

Ela poderá apontar os caminhos a seguir, além de contribuir com experiência e conhecimento específico da área para melhorar e acelerar a adoção/implantação de uma gestão de processos eficiente.

Como o aperfeiçoamento desses processos impacta na gestão pública?

Uma boa gestão de processos envolve a organização e coordenação de um tripé importante para qualquer entidade: os processos, as pessoas e a tecnologia. Esses atuam em diversas áreas dentro do ambiente organizacional, de modo que os resultados da gestão dependem da interação entre eles.

Nesse contexto, é preciso destacar que o aperfeiçoamento gerado pelo gerenciamento de processos pode impactar diretamente na parte operacional e no âmbito estratégico. Isso permite que se repense esses dois lados da organização com vistas ao aprimoramento de ambos.

Quais os benefícios da otimização desses processos?

De certo modo, há o aumento da agilidade e da qualidade dos serviços prestados à população. Além disso, existe a chance de reduzir significativamente o custo para o Estado e para os servidores, devido ao aproveitamento mais eficiente de suas atividades.

É preciso, sobretudo, que o conhecimento seja compartilhado e que as ferramentas e parcerias gratuitas sejam divulgadas para que tenhamos uma administração pública eficiente e transparente, não apenas no papel e sim na realidade cotidiana das instituições.

Como visto, contar com uma boa gestão de processos no setor público pode trazer benefícios não só para o público, como também para o governo e para os gestores/colaboradores da organização que investe nisso.

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Veja por que implementar um PMO em sua organização

A estrutura de processos utilizada em diversas empresas tem se adaptado a uma nova realidade profissional. Se antes as organizações se baseavam na divisão de tarefas e rotinas, hoje há muito mais ênfase na elaboração de projetos, em ações mais direcionadas e com objetivos específicos. Porém, várias dessas empresas também não conseguem aproveitar ao máximo seus projetos, principalmente pela falta de um Project Management Office (PMO) em sua empresa.

Talvez você ainda não conheça esse termo, mas ele já é altamente difundido em diversas empresas, especialmente naquelas de grande porte, que precisam lidar com várias pequenas mudanças regularmente. Se você está, por exemplo, com dificuldades para implementar novas práticas, adotar essa área em seu negócio pode ser uma boa solução.

Para que você entenda do que estamos falando, aprenda como colocar essas ideias em prática e consiga melhorar ainda mais o seu negócio, vamos explicar o que esse termo significa, qual é a importância desse setor e como você pode implementá-lo. Acompanhe.

Definição de Project Management Office — Escritório de projetos

Costumamos nos referir ao “Escritório de Gerenciamento de Projetos” pela sigla PMO, do inglês “Project Management Office”. Como o nome dá a entender, esse é um setor da empresa, terceirizado ou próprio, que trabalha para melhorar o desempenho de todos os projetos realizados na organização. Por meio de uma equipe capacitada e experiente, com as devidas certificações de projetos, é possível auxiliar as demais áreas do negócio para que todas tenham um melhor desempenho em seus objetivos.

As funções específicas dessa área dentro da empresa podem variar um pouco de acordo com o tipo de PMO em questão e com as demandas do seu negócio, mas falaremos disso em mais detalhes a seguir. De forma geral, essa área atua como apoio e direcionamento das outras áreas, para que seus projetos não entrem em conflito com as demais ações da empresa.

Importância do PMO

Obviamente, esse setor traz diversos benefícios para a organização da empresa e seu gerenciamento de projetos, tanto no curto quanto no longo prazo. Em muitos casos, pode ser um investimento básico para garantir a sobrevivência do negócio. Para esclarecer isso, listamos aqui alguns de seus principais benefícios:

1. Otimização dos projetos

Vale sempre lembrar que a implementação de projetos faz parte dos investimentos da empresa. E como em qualquer outro negócio, você quer obter o máximo de rentabilidade para cada centavo investido. Isso vale para a busca de novos mercados, programas de fidelização e capacitação de equipe, entre outras coisas.

Além de otimizar os custos financeiros, o PMO também pode contribuir para a otimização do tempo da equipe. Não é raro ver profissionais perdendo horas ou mesmo dias ao tentar lidar com situações para as quais não estavam devidamente preparados ou que não fazem parte de seu campo de conhecimento. O auxílio de administradores de projetos especializados pode cortar consideravelmente esse tempo desperdiçado.

2. Mais espaço para os gestores do projeto

Apesar de ter um papel muito relevante dentro da elaboração de projetos, o setor de PMO não é aquele que comanda todo o processo. Pelo contrário, eles apenas prestam seu conhecimento para facilitar sua implementação, agindo quase como uma consultoria de projetos. Isso dá aos gestores do setor específico mais tempo e energia para se dedicarem a tarefas mais produtivas em vez de se preocuparem com os pormenores desses projetos.

3. Redução de custos por falhas

Uma pesquisa da PricewaterhouseCoopers feita com mais de 1.500 organizações revelou que 30% das falhas em diversos projetos são resultado da falta de estimativas adequadas e planejamento. Outros 16% são causados pela falta de apoio da empresa, e 12%, por objetivos mal estabelecidos. Em resumo, um total de 58% dos negócios observados nessa pesquisa desperdiçam energia pela falta de gerenciamento adequado de seus projetos, o que gera grandes custos para a empresa.

Além de elevarem a taxa de sucesso, o que já contribui para a redução de custos, os profissionais do PMO também podem elaborar uma melhor gestão de riscos para cada projeto. Com um plano de contingência e critérios de atuação bem claros, cada ação dentro da sua empresa custará bem menos no médio e longo prazos.

PMO na performance dos negócios

Já mencionamos como um escritório de projetos pode beneficiar o negócio de forma geral, ajudando a organizar seus processos e melhorando o desempenho das equipes na hora de criar alguma mudança estrutural. Porém, essa área também tem um efeito direto na atuação diária da empresa, mesmo no nível mais básico.

Para entender isso, basta pensar que cada processo diário da empresa pode ser compreendido como um projeto menor. Afinal, a organização integrada de diferentes rotinas sempre exige bastante conhecimento de administração, além de uma perspectiva bem específica diante do resto da empresa. Muitos profissionais têm dificuldade em entender a repercussão de suas ações em outros setores ou mesmo para o cliente final, por exemplo.

Funções de um PMO

Como já mencionamos, há várias modalidades de atuação para o escritório de projetos que contam com atribuições específicas. Porém, há várias funções gerais que são executadas independentemente do contexto específico. Na realidade, sua atuação já é bem abrangente em qualquer empresa. Veja aqui algumas dessas funções:

1. Gestão estratégica

Fazer o monitoramento estratégico de projetos é uma das partes mais importantes do processo. Mesmo que o planejamento seja feito com todo o cuidado, sempre haverá momentos em que você deve intervir e mudar o rumo do projeto, ou ele não atingirá seu objetivo final. E graças à sua perspectiva abrangente em relação aos vários projetos da empresa, esse setor tem a melhor estrutura para observar, auxiliar e mesmo assumir responsabilidades nesses momentos.

É importante lembrar que essa área não toma todas as decisões pela alta gestão. Esses profissionais apenas administram a parte prática e repassam relatórios para os superiores, que decidem quais projetos devem ou não ser continuados.

2. Monitoramento de desempenho

Mesmo com tudo seguindo de acordo com o plano, isso não significa que o resultado final será o esperado. Por isso a maioria das empresas dá tanta ênfase ao uso de métricas e ferramentas de análise para tomar boas decisões e descobrir quais ações geram melhores resultados. Da mesma forma, o PMO precisa acompanhar o desempenho dos projetos com os quais ele atua, evitando investir mais do que o ideal em qualquer procedimento.

3. Administração de recursos

Falando em investimentos, este setor também trabalha para aplicar corretamente os recursos humanos, financeiros e de tempo que serão utilizados em cada projeto. Afinal, a forma como o dinheiro da empresa é aplicado é o que define sua capacidade de manter a própria estrutura, pagar salários e continuar atendendo corretamente seus clientes. Seja para monitoramento de projetos na administração pública ou gerenciamento de projetos em empresas, aplicar seus recursos corretamente é imperativo.

4. Comunicação entre setores

Por fim, mas não menos importante, esse setor também é o principal responsável por facilitar a troca de informações entre outras áreas da empresa no que diz respeito à implementação de projetos. Como você já sabe, esse setor trabalha com a estruturação de projetos para toda a empresa, tendo a melhor perspectiva para dizer quais ações afetam quais áreas e como. Ao atuar como ponte entre as demais equipes, é possível facilitar o entendimento de todos, além de manter o foco no benefício geral do negócio.

Tipos de PMO

Como mencionamos no começo, pode haver mais de um tipo de escritório de projetos dentro da empresa. Ao longo de seu trabalho com esse setor e suas ideias, você certamente encontrará diversas subcategorias, mas há pelo menos 3 delas que se destacam. Estes setores são:

1. Organizacional ou Departamental

Tudo começa com a administração correta do dia a dia da empresa e seus setores. Afinal, os problemas de atuação em uma área sempre repercutem em todas as outras que são diretamente dependentes delas, chegando até o cliente final em algum momento. Para isso servem os PMOs departamentais ou organizacionais.

Essa é a modalidade mais simples, atuando diretamente com uma área específica da empresa, com TI, jurídico, atendimento etc. Suas funções são mais próximas do operacional, criando os esquemas a serem seguidos, mensurando resultados e facilitando a administração do setor como um todo. É a partir desses pequenos ajustes que o desempenho do negócio tende a crescer.

2. Corporativo

Em comparação com o anterior, este é um modelo de PMO bem mais abrangente. Se o organizacional atua diretamente com uma área da empresa, o corporativo desenvolve os padrões gerais a serem seguidos por todos os setores da empresa. Aqui são estabelecidos os padrões gerais de desenvolvimento de projetos que ajudarão as demais equipes a se manterem no caminho certo.

Em geral, esse tipo de PMO é subordinado direto da alta gestão da empresa, como a presidência. Dessa forma, seus integrantes podem se reportar diretamente aos principais tomadores de decisão do negócio, oferecendo as informações mais importantes imediatamente e sempre mantendo um canal aberto para o resto da empresa.

3. De fins especiais

Em qualquer organização, sempre há tarefas específicas demais para serem encaixadas em qualquer categoria. Porém, elas ainda precisam de um nome para diferenciá-las do resto dos procedimentos. Nesses casos, o setor é categorizado apenas como de “fins especiais”.

De forma geral, essas equipes existem por um período específico na empresa, já que muitas de suas tarefas são pontuais. Por um lado, isso facilita a redistribuição do time de acordo com a necessidade e permite que o grupo se foque em um objetivo de cada vez. Há dificuldades, no entanto, de motivação da equipe, pois não há uma rotina à qual recorrer.

Construindo um PMO

Depois de entender as vantagens da implementação desse setor, é hora de começar a sua criação. Porém, esse estágio pode ser um pouco mais complicado do que aparenta à primeira vista, especialmente se você ainda não tem muita experiência para lidar com essa área. Para ajudar, listamos aqui alguns passos que podem facilitar o seu trabalho. Confira:

1. Definir os objetivos iniciais

Tente pensar na criação desse setor como um projeto em si. Quanto mais claro for o objetivo da equipe no decorrer do processo, maior tende a ser seu foco e capacidade de atingi-lo. Como em qualquer área de atuação, o PMO precisa ter um objetivo claro para conseguir entregar algum valor para a empresa e para o cliente final.

A forma como esses objetivos são criados pode variar bastante, tanto de acordo com a categoria do PMO em questão quanto com as metas gerais da empresa. Pode haver um foco maior em redução de custos, otimização de tempo, adaptação a novas ferramentas, entre outras coisas. E, claro, sempre é possível mudar a sua ordem de prioridades à medida que novas condições surgem.

2. Estabelecer funções e responsabilidades

Com um objetivo em mente, já é possível listar as principais tarefas envolvidas em sua concretização. Nesse momento, você precisa avaliar quais funções serão necessárias ao seu escritório de projetos, desde o mais operacional até o mais estratégico e conceitual. Sem a combinação correta de todos os componentes, será bem mais difícil cumprir suas metas.

Além de distribuir tarefas e funções diárias, você também deve estabelecer quais são as responsabilidades do setor, de seus componentes e de todas as demais áreas que trabalham em conjunto: quem deve prestar contas a quais superiores, quem emitirá os relatórios, quais indivíduos têm poder de decisão final sobre os demais etc. Se necessário, documente tudo isso antes de começar.

3. Adotar estratégias que atendam à maior parte das demandas

Um erro comum em diversas empresas é criar estratégias de atuação voltadas para a perspectiva de apenas um setor, sem refletir como elas impactam as demais funções do negócio no médio e longo prazos. Alguns setores podem ter prioridade devido ao seu impacto no resultado final, mas o ideal é que todas as áreas possam progredir no mesmo ritmo.

Diante disso, a estratégia adotada pelo seu PMO deve sempre ser voltada para o benefício geral da empresa, sem se restringir a apenas um pequeno grupo. Essa é uma mudança filosófica na forma como seus profissionais devem atuar, não apenas uma alteração de procedimentos. É vital que você passe essa mensagem adiante e capacite sua equipe para pensar sempre no bem da maior parte da empresa.

4. Definir os KPIs a serem medidos

Como também já mencionamos diversas vezes, para ter certeza do sucesso ou não de um investimento, você precisa tomar nota de diversas variáveis que indiquem seu desempenho. Para isso servem os KPIs, “Key Performance Indicators” ou “Indicadores Chave de Performance”. Como o nome indica, essas são as variáveis que melhor representam a qualidade do trabalho realizado pelo setor em questão.

É importante lembrar que os KPIs de um setor não são necessariamente o seu faturamento e custos. Claro, todas as atitudes devem impactar essas duas variáveis de alguma forma, mas elas nem sempre são o foco. Elementos como o tempo de espera por um documento ou o índice de satisfação da equipe também são indicadores de performance em diversos contextos.

5. Buscar apoio dos clientes internos

Por fim, mas não menos importante, os profissionais do PMO só podem atuar plenamente em qualquer área quando contam com o devido apoio de seus clientes internos. Em outras palavras, os outros setores da empresa precisam reconhecer e apoiar as funções do escritório de projetos no dia a dia, oferecendo o apoio necessário, acatando algumas de suas sugestões e respeitando sua autoridade.

Uma forma simples de conseguir esse apoio é envolver os profissionais que serão coordenados na elaboração do PMO e dos projetos em si. De forma ideal, suas sugestões podem ajudar a encontrar diversas falhas nos procedimentos diários, oferecendo o material necessário para desenvolver um projeto eficaz. Sem a cooperação desses grupos, será muito mais difícil atingir qualquer resultado significativo.

Consolidação do PMO

Após estabelecer os critérios básicos para a implementação do escritório de projetos na sua empresa, é hora de consolidá-lo como um setor. Não basta ter um cargo formal para isso. Você precisará de coisas mais palpáveis, especialmente se pretende envolver outras áreas já ativas. Veja aqui alguns dos procedimentos que podem ajudar:

1. Estabelecer uma estrutura

Nenhum setor é realmente visível na empresa antes de receber uma sala, alguns equipamentos e material. Apesar de sua natureza mais distante, os profissionais dessa área também precisam de uma estrutura para executar suas funções, desde as mais operacionais até as puramente administrativas. Computadores, papel, documentos, entre outras coisas importantes.

O tamanho adequado do local também pode variar bastante, principalmente de acordo com o tipo de PMO e com o tamanho da sua empresa. Em alguns casos, é possível mesclar esses profissionais dentro de um setor, caso sejam vinculados a um departamento. Porém, se for um grupo de atuação geral, é provável que eles tenham a própria sala, próxima ao escritório da alta gestão. Aqueles que atuam com demandas especiais, por outro lado, podem utilizar instalações temporárias, caso seja necessário.

2. Capacitar os envolvidos

Claro, nenhuma equipe está realmente consolidada sem o preparo básico para atuar em sua área específica. Mesmo os profissionais mais renomados precisam aprender a lidar com uma dinâmica única de trabalho quando chegam a uma nova empresa, adotam novas ferramentas e encontram novos colegas. Para isso serve o treinamento inicial na criação de qualquer área dentro da empresa.

Primeiramente, você deve ter certeza de listar todos os conhecimentos exigidos para atuar no PMO em questão. Aqueles que forem específicos da sua empresa, como capacidade de operar com determinado software, devem ser transmitidos pela própria organização. Não pense nisso como um gasto, mas sim como um investimento de médio e longo prazo. Afinal, quanto mais capacitada for sua equipe, mais valor eles tendem a entregar no futuro.

3. Definir os procedimentos de atuação

Um planejamento rígido pode ser extremamente frágil nos dias atuais. O mercado muda constantemente, e as empresas precisam se adaptar cada vez mais rápido. Porém, isso não significa que um protocolo tenha menos valor do que costumava ter antes. Afinal, quando as alterações são quase constantes, é melhor ter algo em que se apegar, para evitar instabilidade e desperdício de energia.

Sendo assim, da mesma foram que você distribuiu as responsabilidades dentro do PMO, você agora deve criar um procedimento de atuação regrado para a implementação dos projetos. Isso pode envolver desde o padrão para sua elaboração até seus critérios de aceitação. Dessa forma, todos terão um ponto de partida quando quiserem implementar mudanças, além de orientações para evitar investimentos ruins.

4. Aplicar a metodologia a projetos-piloto

Não há melhor maneira de começar um novo procedimento do que fazendo testes. Em um ambiente seguro e controlado, é muito mais fácil cometer e identificar erros sem alarme, desenvolvendo procedimentos mais eficazes para serem colocados em prática oficialmente. Para isso servem os projetos-piloto.

Como o nome indica, esses são projetos sem uma aplicabilidade de larga escala na empresa. Eles servem como ponto de partida para realização de experimentos, confirmação de hipóteses e, claro, avaliação da capacitação da equipe. Claro que isso consumirá alguns recursos inicialmente, mas o risco de perda envolvido aqui é consideravelmente menor do que em um projeto efetivo.

Metodologia PMO Value Ring

Para finalizar, vamos falar sobre um método de atuação de escritório de projetos que pode ser um bom ponto de partida para você e sua empresa: o Value Ring, ou “Anel de Valor”. Trata-se de um modelo ideal de atuação de PMO para a maioria das empresas, mas que em que ainda há flexibilidade para diferentes negócios. Ele se baseia em 8 passos para melhor implementação desse método, seguido de sua repetição:

  • definir funções;

  • equilibrar expectativas;

  • definir processos;

  • definir KPIs;

  • definir competências;

  • elaborar um plano de evolução;

  • calcular o ROI;

  • acompanhar o desempenho estratégico.

Seguindo esse procedimento, você terá um caminho mais bem estruturado para começar a desenvolver seu escritório de projetos de forma eficaz.

Com todas essas informações, você já deve estar um pouco mais preparado para adotar um Project Management Office (ou PMO) em sua empresa e usufruir de todas as vantagens que ele pode oferecer.

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5 ações para ter mais efetividade operacional nas empresas

Em um mercado cada vez mais competitivo, lidamos ainda com mudanças profundas no perfil dos clientes e com o avanço contínuo e intenso da tecnologia. Como, então, garantir que a sua empresa permaneça à frente da concorrência e continue evoluindo? Para alcançar esses objetivos, é imprescindível investir na efetividade operacional.

A efetividade operacional é conquistada por meio de ações estratégicas e ferramentas alinhadas com os processos da organização. Dessa forma, é possível ter mais eficiência e produtividade em todos os aspectos operacionais da empresa, permitindo a redução de custos e uma melhoria do desempenho ao longo do tempo.

Mas, então, como chegar lá? É o que você verá neste post, em que mostramos as melhores ações para você aplicar nas áreas de gestão, capacitação, sistemas e Recursos Humanos e, com isso, ter mais efetividade operacional. Continue a leitura!

1. Analise todos os atuais processos da empresa

Para que seja possível aprimorar, corrigir, eliminar e atualizar processos, é fundamental que você e a equipe entendam como a empresa funciona no momento atual. Dessa forma, vocês conseguirão identificar as lacunas, as fraquezas e as forças do negócio e da forma com que ele é operado, podendo então tomar ações mais eficazes.

Cada processo atual deve ser analisado de acordo com sua eficiência em termos como retorno financeiro, satisfação do cliente e produtividade. Se você identificar algo que conquiste bons resultados, mas que demande tempo demais da equipe, por exemplo, poderá pensar em como tornar esse processo mais ágil e moderno.

2. Capacite os colaboradores

Quando a empresa investe na efetividade operacional, muitos aspectos mudam na rotina da equipe. Não tomar atitudes para reverter esse quadro mostra-se contraprodutivo, já que os colaboradores não serão capazes de colocar em prática as novas ferramentas e processos — fazendo, então, com que eles não alcancem todo o seu potencial.

A chave, portanto, é investir na capacitação dos colaboradores. Uma equipe bem alinhada e preparada para dar conta dos novos desafios e demandas será mais produtiva e fará toda a diferença nos resultados finais da empresa.

Sendo assim, organize treinamentos e workshops para falar sobre o assunto e orientá-los quanto ao uso/manuseio de ferramentas e programas novos na organização.

A capacitação também pode ser feita por meio de palestras, por exemplo, destacando a importância da efetividade operacional, da modernização e da produtividade. Com isso, a equipe se sentirá mais envolvida com o novo momento da empresa, o que fará com que os colaboradores tenham maior motivação e dedicação para dar o seu melhor.

3. Invista na integração dos sistemas

A tendência é que as empresas se automatizem cada vez mais, aproveitando tudo o que a tecnologia atual e as tendências do momento têm a oferecer. Mas, como fazer com que todos os sistemas, ferramentas e máquinas trabalhem lado a lado, otimizando os processos, melhorando a qualidade do serviço e aumentando a produtividade?

Isso é alcançado por meio da integração dos sistemas, algo fundamental para a gestão que deseja se manter modernizada e à frente da concorrência. Com isso, os diferentes departamentos conseguirão “conversar” entre si de forma automatizada, fazendo com que a empresa conquiste mais dinamismo, agilidade, fluidez e, é claro, lucro.

Portanto, ao buscar programas para a empresa, verifique sempre quais são as suas possibilidades de integração com os demais softwares que já são utilizados na organização ou que devem ser instalados dentro das estratégias de efetividade operacional.

4. Conquiste o engajamento da equipe

Como já mencionamos algumas vezes nos itens anteriores, o engajamento e a motivação dos colaboradores é algo muito importante para que eles produzam mais e melhor em seu dia a dia de trabalho. Portanto, ter mais efetividade operacional requer que isso seja uma preocupação constante dentro da empresa.

Colaboradores engajados dedicam-se com mais garra, levando-os a alcançar melhores resultados com mais rapidez. Além disso, um time motivado é mais proativo e bem alinhado, já que o espírito de equipe fará com que cada trabalhador e cada departamento atue melhor e com mais harmonia ao lado uns com os outros.

Para conquistar esse engajamento você e o RH devem valorizar a elaboração de planos de carreira e de benefícios para os colaboradores, o que trará mais qualidade de vida para eles — algo que afeta diretamente o engajamento — e ainda ajudará a manter os maiores talentos dentro da sua empresa.

Outro fator importante é trabalhar para que o ambiente de trabalho seja confortável e receptivo ao compartilhamento de ideias dos colaboradores, por exemplo. Além disso, eles devem receber feedbacks regulares para que possam compreender sua performance, reforçando pontos positivos e agindo para corrigir o que pode melhorar.

5. Trabalhe a competitividade da empresa

A empresa precisa manter-se competitiva para ficar à frente da concorrência e permanecer em atividade a longo prazo. Isso deve ser uma preocupação diária e, portanto, é um dos pontos das ações de efetividade operacional.

Quando uma empresa é competitiva, isso quer dizer que ela tem capacidade de permanecer na disputa com seus oponentes — ou seja, os negócios concorrentes. Nesse sentido, trabalhar a competitividade requer que você pense em maneiras de superar essa concorrência, atingindo resultados melhores do que eles.

Dessa maneira, sua empresa torna-se mais atraente aos olhos do consumidor que pode, então, deixar outra organização de lado e passar a fazer negócios com você. Não se trata de uma tarefa fácil, já que a competitividade não para de crescer e, hoje, características que antes eram diferenciais, como eficácia e agilidade, são obrigações.

A competitividade também tem tudo a ver com o valor percebido pelos clientes, ou seja, o que seu público-alvo valoriza quando pensa no serviço e/ou produto que sua empresa oferece. Quando você se destaca em meio à concorrência, os clientes percebem um valor maior na sua empresa do que nas demais e, então, escolhem você.

É fundamental, então, compreender a fundo o que seus consumidores desejam e precisam e de que forma a sua concorrência oferece, ou não, isso a eles. A partir daí, você conseguirá reavaliar a maneira com que atende as expectativas do público-alvo, tanto em relação ao produto em si quanto ao atendimento ao cliente, por exemplo.

Viu só? No contexto mercadológico atual, quem não reformula seus processos fica para trás. Com as ações que mostramos aqui, sua empresa conseguirá alcançar uma maior efetividade operacional e, assim, conquistar resultados cada vez melhores.

Gostou de entender melhor essas estratégias e ferramentas que vão fazer a diferença na organização? Então, compartilhe este post em suas redes sociais e espalhe essas ideias!

Seguindo tendências de mercado: uma compreensão da terceirização de serviços compartilhados

Conhecer as tendências de mercado se tornou uma atividade chave devido a rapidez com que o ambiente empresarial muda atualmente. Dentre elas, a terceirização de serviços compartilhados merece toda atenção de quem se preocupa com a lucratividade e a melhora de processos.

A adoção dessa estratégia pode proporcionar altos ganhos de redução de custo. Além disso, melhora a qualidade de serviços, reduz prazos e facilita o crescimento, já que diminui a necessidade de estruturação interna para viabilizar a ampliação de atividades.

Porém, como a maioria das boas ideias, o sucesso da iniciativa envolve vários fatores. Pois é justamente o que oferecemos para você nesta postagem: o entendimento sobre a melhor forma de adotar esse modelo e se beneficiar dele.

A Terceirização de Serviços Compartilhados

Antes de tudo, vamos descrever o que é a terceirização de serviços compartilhados. Shared Services — se preferir o termo em inglês — se caracterizam pela execução de serviços de forma colaborativa entre partes de uma empresa.

Assim, as organizações podem estruturar os chamados Centros de Serviços Compartilhados (CSC), que são unidades que realizam tarefas e processos para vários departamentos da organização. Esse modelo permite que atividades como as de TI, contabilidade, transporte, recursos humanos, segurança patrimonial e outras, sejam realizadas de forma centralizada, especializada e colaborativa.

Portanto, a terceirização dessas unidades é que caracteriza a prática que é tema desta postagem. Dito isso, você pode estar se perguntando: mas o que diferencia a prestação de um serviço de recursos humanos nesse formato da simples terceirização? Ou mesmo de um departamento de RH?

Se for para usar uma única palavra para definir a diferença, podemos usar: colaboração. O sucesso da iniciativa está na mudança da cultura organizacional com o objetivo de criar um ambiente favorável para que ela ocorra. Algo importante para garantir o ajuste fino entre as necessidades e particularidades de cada área de negócios — o que demanda por consenso entre as partes.

Desse modo, os serviços compartilhados têm como objetivo a elaboração de processos padronizados que possam ser repetidos para atender várias áreas do negócio. Por isso, é fundamental que eles possam ser medidos por meio de indicadores capazes de refletir necessidades interdepartamentais.

Esse cuidado permite a formalização de acordos de colaboração que ajudam a garantir o comprometimento, a integração, o alinhamento e a sinergia entre às áreas envolvidas. Principalmente quando o serviço é realizado por terceiros.

O fim das fronteiras como uma das tendências de mercado 

O livro de Thomas Friedman: “O mundo é Plano – Uma breve história do século XXI”, foi publicado em 2005. Naquela época, o autor já descrevia como algumas empresas indianas estavam prestando serviços para clientes corporativos em todo o mundo.

De serviços contábeis de declaração de imposto de renda até atendimento de Call Center, vários procedimentos eram realizados com excelência. As empresas indianas treinavam seus colaboradores até em cursos de neutralização de sotaque.

Assim, se você perdesse sua bagagem em um aeroporto de Nova York e ligasse para o serviço de atendimento, poderia ser atendido por um indiano contente por ter a oportunidade sem precisar abrir mão de almoçar um prato típico, já que estava na Índia — e você nem se daria conta.

Além disso, devido à diferença de fuso-horário, serviços rápidos como a declaração de imposto podiam ser solicitados no final da tarde e entregues no dia seguinte pela manhã.

Por que isso é relevante? Porque os custos de estrutura e mão de obra variam muito de região para região. Também parece relevante que, com a aproximação de fronteiras que a Transformação Digital proporciona, praticamente não existem barreiras de distância.

O único fator limitante poderia ser a necessidade de realização de reuniões presenciais periódicas para garantir a sinergia entre as partes. Contudo, o sucesso de algumas iniciativas demonstra que é possível neutralizar os efeitos da distância — já era assim anos atrás.

Obviamente, o método de transição do modelo tradicional para o que será adotado faz uma enorme diferença. Além disso, contar com a ajuda especializada e garantir uma boa gestão de fluxo de processos é fundamental. Se eles não estiverem minimamente definidos previamente, a adoção da terceirização de serviços compartilhados pode ser prejudicada ao se concentrar em resolver problemas no lugar de perseguir ganhos.

A evolução dos serviços compartilhados

No decorrer dos anos em que a terceirização de serviços compartilhados vem sendo adotada, o modelo evoluiu de uma abordagem com a função única de atingir metas de redução de custos. Inicialmente, assumindo um papel multifuncional no qual foram agregadas funções adicionais ao portfólio de serviços.

Hoje, o modelo opera como uma estrutura de negócios globais. Ele envolve uma integração plena de atividades para entregar uma organização consistente de serviços, realizados com independência e foco em processos. Na prática, as vantagens de custo são ainda maiores. Elas são impulsionadas:

  • pela utilização de uma estrutura comum;
  • eliminação de tarefas redundantes;
  • melhora da sinergia em diferentes funções do negócio; e
  • gestão integrada dos serviços.

Ainda que esse ganho com a diminuição de custos seja importante, aspectos mais subjetivos também passaram a ser considerados. Há um foco permanente na melhoria contínua dos processos que eleva o nível de excelência com a adoção de procedimentos padronizados, forçando o desenvolvimento de uma inteligência de processos baseada numa visão centrada no cliente.

Além disso, essas estruturas possuem alta demanda pela automação de processos e, por isso, são bastante receptivas a RPA (Robotic Process Automation), que, nos últimos dois anos, cresceu mais de 10 vezes. Um crescimento plenamente justificado pelos ganhos que proporciona.

A RPA automatiza processos executados pelos sistemas legados das empresas sem a necessidade de substituí-los por soluções mais modernas. Os softwares robô podem ser programados para, por exemplo, iniciar aplicativos, extrair dados de documentos, copiar e colar dados, abrir e-mail’s ou anexos e mover arquivos e pastas.

Funções de inteligência artificial (IA) podem ser agregadas permitindo a execução de tarefas praticamente como um humano. Por isso, a estrutura de serviços compartilhados tende a manter e até acelerar na melhora de desempenho de produtividade e redução de custos, pois, como adiantamos, realiza muitas das tarefas que podem ser automatizadas.

Por fim, não é a toa que a terceirização de serviços compartilhados é apontada como uma das tendências de mercado na atualidade. Considere que os ganhos de lucratividade, competitividade e de eficiência são objetivos estratégicos fundamentais para qualquer organização, mas poucas iniciativas são capazes de alcançá-los ao mesmo tempo, como no caso das estruturas compartilhadas.

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