Em um mercado competitivo, as empresas precisam de eficiência. A necessidade de garantir a qualidade de produtos e serviços vem acompanhada da pressão para reduzir custos e o tempo de entrega, gerando um desafio colossal para gestores.
Nesse contexto, a automação de processos tem se mostrado uma parte importante da solução pelos benefícios que agrega ao negócio.
Você está buscando alternativas para tornar a gestão empresarial mais eficiente? Quer descobrir quais são as vantagens que a automação oferece e como elas podem contribuir para melhorar a competitividade de uma organização? Então continue a leitura deste artigo!
Os principais desafios na otimização da gestão
As tendências de mercado mudam constantemente. O consumidor de hoje é conectado, conhece uma série de opções e está cada vez mais exigente em suas escolhas, o que impõe aos negócios a necessidade de adaptação rápida.
Por isso, o primeiro desafio da otimização da gestão é ter informação confiável e no momento certo para a tomada de decisão. Dados precisos levam a investimentos certeiros, enquanto pequenas falhas no timing podem produzir perdas enormes.
Além disso, a gestão eficiente necessita de ferramentas adequadas para controlar processos, garantindo sua eficácia. Processos enxutos agilizam a entrega, promovem a qualidade e evitam gargalos que levam a perdas e prejuízos.
Finalmente, uma gestão eficiente precisa de pessoas aptas a executarem as atividades demandadas. Essa afirmação indica que a seleção de profissionais precisa ser criteriosa, mas que sua alocação é ainda mais importante.
Sabemos que o custo da mão de obra no Brasil é alto. Por isso, muitas empresas nem sempre têm as pessoas necessárias em cargos relevantes. Na tentativa de realizar o urgente, elas optam por alocar recursos humanos em funções operacionais. Dessa forma, perdem competitividade em áreas importantes, como as atividades estratégicas.
Como vencer esses desafios? É sobre isso que vamos falar nos próximos tópicos. Acompanhe!
O papel da automação de processos na gestão eficaz
Felizmente, várias das situações que representam um grande desafio para a gestão podem ser solucionadas com a automação de processos.
A primeira vantagem da automação é o estabelecimento de papéis e responsabilidades claros e bem definidos, o que favorece a comunicação entre os envolvidos no processo.
Além disso, ao implementar a automação, a empresa toma plena consciência de seus processos. Ela visualiza gargalos, identifica a demanda por recursos, torna as instâncias rastreáveis e obtém dados que embasam a tomada de decisão em tempo real.
Os benefícios da automação de processos
Entenda alguns dos principais benefícios da automação de processos e como ela contribui para a gestão empresarial eficiente.
Aumento da produtividade
As máquinas e os equipamentos apresentam uma velocidade de trabalho superior à do ser humano. O mapeamento dos processos ajuda a identificar e eliminar gargalos. Portanto, a automação acelera a produção.
Padronização dos serviços
Quando um trabalho é realizado por máquinas, a padronização ocorre tanto em relação ao produto quanto em termos de desempenho. Todos os setores trabalham no mesmo ritmo, evitando desajustes no fluxo produtivo.
Otimização de custos
A produção é mais ágil, o desperdício de recursos é eliminado e os gargalos são solucionados. Dessa forma, mesmo que mantenha o mesmo patamar de custos, a empresa passa a produzir mais, tornando a operação mais lucrativa.
Acesso facilitado à informação
Os painéis de sistemas de automação exibem uma série de informações a respeito do processo, tanto no aspecto global quanto em relação a detalhes. Dessa forma, eles facilitam a gestão à medida que embasam a tomada de decisões com dados fornecidos em tempo real, evitando uma série de riscos.
Facilidade de comunicação entre agentes do processo
A automação permite a integração entre os diferentes bancos de dados da empresa. Dessa forma, todos os envolvidos no processo têm acesso às informações pertinentes a sua área de atuação, evitando erros causados pela falta de comunicação.
Redução de rupturas
Com o fluxo automatizado, os gestores têm uma visão de cada etapa do processo. Eles conseguem analisar o consumo de suprimentos e providenciar a reposição em tempo hábil, evitando a ruptura na produção e no estoque.
Qualidade das entregas
As máquinas não são apenas mais velozes: sua programação permite que o produto tenha melhor qualidade. Isso é muito claro nas linhas de produção, em que a montagem de peças e componentes por máquinas é evidentemente melhor do que a realizada por pessoas.
No entanto, mesmo em processos internos isso é válido. Vamos tomar como exemplo controles de produção, estoque, faturamento e financeiro, realizados por meio de diversas planilhas.
É possível que, quando um ou mais funcionários precisam alimentar esses dados manualmente, muitos erros aconteçam — a inserção pode ser errada ou o colaborador pode se esquecer de registrar o mesmo dado em diferentes documentos, gerando divergências.
Os sistemas integram todos esses controles, fazendo com que uma única informação seja aproveitada por diferentes departamentos. Sendo assim, a automação promove a qualidade, evita erros e retrabalho.
Satisfação dos clientes
A automação garante qualidade do produto, agilidade na entrega e preços competitivos. Portanto, trata-se da tríade perfeita para garantir a satisfação dos clientes e melhorar a imagem da marca.
Redução de estresse da equipe
A automação faz com que a equipe fique livre de atividades repetitivas e/ou burocráticas, tendo mais tempo para realizar tarefas que contribuem de forma decisiva para o faturamento do negócio.
Além disso, a automação reduz muito a quantidade de erros e de retrabalho. Isso evita que o grupo fique estressado com o acúmulo de tarefas e correções, além de dados divergentes que exigem conferências contínuas.
Alocação da mão de obra
À medida que as atividades operacionais, repetitivas ou burocráticas são automatizadas, a empresa pode aproveitar melhor seus colaboradores em funções táticas, estratégicas ou no atendimento ao cliente.
Como implementar a automação de processos
Não existe uma fórmula única que todos os negócios possam aplicar. As demandas, necessidades e os mercados são diferentes, bem como a estrutura de cada organização. Portanto, a implementação precisa ser personalizada.
O primeiro passo para implementar a automação e obter ganhos na eficiência da gestão é entender a organização. É preciso compreender quais são os processos envolvidos e como eles se interrelacionam.
A partir dessa análise, o gestor identificará os processos críticos da organização. A otimização desse conjunto deve ser priorizada, sempre levando em consideração o custo-benefício da transformação.
Como falamos em outro tópico, é essencial que, nessa adaptação, os papéis sejam definidos claramente. No entanto, as responsabilidades não devem ser atribuídas pela ótica funcional tradicional, mas orientadas pela visão de processos.
Outra medida essencial é a implantação de uma plataforma de automação de processos capaz de atender às necessidades da organização. O BPMS adequado facilita a automação, alivia o setor de TI, contribui para integrar sistemas e validar técnicas específicas.
Realmente, a automação de processos é uma das principais estratégias usadas atualmente para tornar a gestão empresarial mais eficiente.
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