A automação de processos é uma realidade cada vez mais presente no ambiente empresarial, tendo se expandido do setor de produção para os demais departamentos graças a novas soluções tecnológicas. Além disso, o avanço das plataformas dessa área, ano após ano, tem tornado acessível o seu uso por companhias de diversos portes.

Porém, é preciso deixar claro que, para o melhor aproveitamento de suas potencialidades, é vital adotar sistemas úteis, eficientes e que possam ser adaptados às necessidades do seu negócio. Para ajudar você a fazer uma escolha acertada, listamos adiante os principais tipos de soluções de automação de processos do mercado.

Também apontamos vantagens que elas entregam para a gestão estratégica dos negócios e para o cotidiano nas empresas, incluindo informações sobre como afetam positivamente o trabalho dos gestores. Portanto, não deixe de conferir!

Quais os principais tipos de soluções de automação?

Existe uma variedade de ferramentas e tipos de soluções voltadas para a automação de fluxos de trabalho e de outras atividades dentro das empresas. A seguir, separamos alguns dos mais usados nas organizações:

Business Process Reengineering (BPR)

Business Process Reengineering, ou Reengenharia de Processos de Negócio, consiste na análise e no redesenho de processos dentro e entre as organizações, visando a otimização de fluxos de trabalho de ponta a ponta. Também tem por foco a automação de atividades que não agregam valor às tarefas principais.

O BPR engloba uma avaliação criteriosa dos processos de um empreendimento, buscando e encontrando aqueles que são ineficientes, além de modificá-los ou eliminá-los. Dessa forma, um sistema BPR colabora na reestruturação de camadas gerenciais improdutivas.

No entanto, uma estratégia que envolva esse tipo de análise pode necessitar de muitos investimentos para novos recursos de TI e treinamentos, uma vez que os processos podem ser profundamente alterados.

Business Process Improvement (BPI)

Business Process Improvement, ou Melhoria do Processo de Negócio, é uma metodologia de gestão focada na otimização da eficiência e precisão de processos organizacionais.

Ela se distingue do BPR na escala das atividades pois, em vez de buscar alterar toda a estrutura de fluxos de trabalho existentes, centra-se em aperfeiçoamentos pontuais. Dessa forma, um software BPI é focado em configurações incrementais que objetivam retocar processos existentes para melhorá-los.

Business Process Modeling Notation (BPMN)

A Notação de Modelagem de Processos de Negócio (BPMN) envolve uma gama de ícones padronizados para o desenho de fluxos de trabalho, o que ajuda a simplificar o entendimento deles.

Essa fase é importante para a automação, já que é nela que os processos são descobertos, identificados e desenhados. Também é possível executar alterações no percurso de alguns fluxos com o propósito de otimizá-los.

Basicamente, o BPMN consiste em uma metodologia de ilustração de processos de negócio no formato de diagramas similares a fluxogramas.

Business Process Management (BPM)

O Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) consiste na prática de alinhar metas e fluxos de trabalho na proporção em que as companhias evoluem. Também auxilia as empresas a definirem as etapas necessárias para a execução de tarefas corporativas, mapeando-as para os processos existentes e, depois, simplificando-as ou melhorando-as para que as fases sejam feitas de modo mais eficiente.

Um software que se baseia na metodologia BPM colabora para que todos os tipos de funções empresariais sejam integrados, inclusive os existentes na interação com fornecedores e no atendimento a clientes.

Business Process Management System (BPMS)

O Business Process Management System (ou Suíte), traduzido como Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio, corresponde a um conjunto de soluções que automatiza a gestão dos fluxos de trabalho de uma empresa. Isso inclui atividades de modelagem, controle, execução e monitoramento.

Dessa forma, BPMS na verdade corresponde a um grupo de softwares usados com base na metodologia BPM, que é a técnica empregada para a gestão de processos. Normalmente, o BPMS inclui as seguintes atividades e recursos:

  • mapeamento dos processos de negócio de ponta a ponta;

  • desenho dos fluxos de trabalho e formulários eletrônicos;

  • estabelecimento de regras de negócio;

  • definição de workflow;

  • integradores;

  • monitoramento estratégico e em tempo real das atividades executadas;

  • alertas sobre eventos relacionados aos processos etc.

Graças a esses exemplos, além de outras funcionalidades que tornam a automação de processos mais simples e eficiente, o BPMS se caracteriza como uma poderosa ferramenta de gestão, sendo uma das mais completas da área. Ele assegura que os fluxos de trabalho sejam efetivamente executados como foram modelados, colaborando, assim, para o alcance dos objetivos da organização.

Uma suíte de softwares BPM pode ser comercializada de diferentes formas, como SaaS (Software as a Service). Esse modelo possibilita às companhias contratarem um BPMS por meio da web a partir de pagamentos mensais. Consequentemente, não serão precisos investimentos em infraestrutura de TI  e ainda se evitam custos com manutenção.

Um exemplo desse tipo de solução é a Lecom BPM, que se destaca por ser uma plataforma 100% nacional que já foi premiada internacionalmente. Sua desenvolvedora foi a única empresa no mundo a vencer o “Global Awards for Excellence in BPM and Workflow” com dois cases de sucesso em uma única edição.

Esse sistema também apresenta grande facilidade de automação de processos por profissionais de negócios (não técnicos). Também é 100% web e conta com maior praticidade para a modelagem e automação, fazendo com que a maneira de trabalhar dentro da empresa se torne mais simples.

Por que adotar um sistema de automação de processos nas empresas?

A adoção de um sistema de automação de processos, especialmente uma plataforma de BPMS, traz vantagens como:

  • otimização de processos de modo ágil;

  • aperfeiçoamento do controle de prazos e custos;

  • melhora na gestão dos processos e suas regras;

  • identificação de gargalos e restrições operacionais;

  • maior racionalidade na alocação de recursos ao longo dos processos;

  • obtenção de informações para tomada de decisão em tempo real;

  • suporte para outras atividades, como gerenciamento de projetos;

  • facilitação da comunicação entre agentes de um processo etc.

Quando é o momento de buscar uma solução desse tipo?

Existem situações em que uma plataforma de BPMS pode mostrar resultados expressivos, ajudando negócios a superarem desafios e melhorarem seus processos. Isso pode ocorrer, por exemplo, com empresas em crescimento, em que processos estão em constantes mudanças e precisam ser adequados rapidamente.

Organizações com atividades executadas manualmente, apoiados pelo uso de papel e de planilhas, também conseguem ser otimizadas por um sistema BPMS. Isso porque ele substitui essas tarefas demoradas por rotinas automatizadas mais ágeis.

Outras companhias que podem encontrar vantagens no uso de BPMS são as que contam com processos automatizados por sistemas ERP e que necessitam de altos investimentos para integração e customização. Uma suíte de automação é capaz de otimizar esses dois fatores, podendo ser usada em conjunto com um sistema ERP para melhorar o aproveitamento das potencialidades de ambas as soluções.

Quais benefícios a automação de processos pode trazer para a empresa?

A automação de processos reduz erros comuns nas empresas que não gerenciam seus fluxos de trabalho de forma organizada. Entre eles, temos as desconexões e rupturas ocorridas ao longo dos processos, gerando níveis elevados de estresse e de desgaste das equipes e dos clientes.

Também diminui a alta dependência de profissionais de TIC para o aperfeiçoamento e automatização dos fluxos de trabalho. Além disso, um BPMS minimiza o esforço e o custo necessário para a personalização de sistemas e integrações, o que ajuda na obtenção de maior fluidez nos processos.

Ainda há maior produtividade com a eliminação de atividades improdutivas e retrabalhos, bem como maior facilidade e menor investimento para integração com os sistemas legados.

Quais são as vantagens para o gestor/decisor do negócio?

Com o apoio de uma plataforma BPMS, os gestores de processos podem tomar decisões mais acertadas e em tempo real. Em vez de escolhas realizadas por intuição ou com base em dados inconsistentes, os líderes contam com informações precisas entregues pelos BPMS, como as geradas em ações de monitoramento. Isso aumenta a chance de escolhas mais eficientes e em sintonia com as necessidades e estratégias da empresa.

Por outro lado, é preciso deixar claro que para um bom aproveitamento das potencialidades de um BPMS, faz-se necessário muito estudo e, se possível, o apoio de uma consultoria de processos especializada na área.

Ela pode ajudar o gestor a melhorar o uso dessa ferramenta, possibilitando a ele focar suas ações em aspectos mais estratégicos e relevantes para o desenvolvimento e crescimento do negócio.

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