O propósito central de qualquer negócio é conquistar um espaço sólido no mercado e estabelecer uma lucratividade em ascensão. O segredo para atingir esse objetivo é a criação, a implementação e a manutenção de um plano de ação focado em alinhamento estratégico. Mas como fazer isso?

A resposta para essa pergunta é simples, porém a sua execução exige muita articulação e capacidade administrativa de todo o corpo de gestores e de funcionários. Estamos falando do monitoramento estratégico de projetos! 

Na sequência explicaremos como você pode monitorar os seus projetos empresariais com melhor planejamento estratégico. Preparado? Continue com a gente!

1. Estabeleça uma rotina

O primeiro passo para um monitoramento estratégico de projetos é estabelecer um planejamento para a rotina de atividades a serem desenvolvidas. Nessa fase serão realizadas previsões, determinadas metas diárias e periódicas, além de serem calculados os custos e recursos a serem despendidos e, é claro, quais serão os prazos estabelecidos.

Com esses dados organizados, será o momento de criar um checklist para todos os gestores e colaboradores. Todas as áreas do projeto deverão ser envolvidas para que, com isso, o monitoramento consiga determinar as diferenças entre o que foi previsto e planejado do que foi efetivamente colocado em prática.

Acompanhando diariamente o checklist será muito mais fácil corrigir falhas ou deficiências no planejamento antes que elas representem perigos ou danos maiores.

2. Utilize indicadores de performance

Após identificadas as metas e os objetivos globais de um projeto, é preciso associá-los às métricas que avaliem a evolução do planejamento, que são os KPI’s (Key Perfomance Indicator) ou indicadores de performance.

Os KPI’s realizam um monitoramento das atividades realizadas, apontando o quanto já foi cumprido e o que falta para que cada meta seja cumprida. Os KPI’s são uma ferramenta fundamental para que um negócio se mantenha sempre bem monitorado e, consequentemente, apresente bons resultados.

Afinal, com ele, todos os colaboradores poderão acompanhar, em tempo real, a evolução dos projetos em andamento na empresa.

3. Aposte no Business Intelligence (BI)

O Business Intelligence é uma ferramenta estratégica amplamente reconhecida e aplicada no meio empresarial. Ela permite a coleta de grandes montantes de dados e informações em questão de segundos. Logo, trata-se de um grande trunfo para o controle da gestão de projetos.

O BI tem a capacidade de detectar padrões e tendências na análise de dados que, em muitos casos, passariam despercebidos pelos funcionários. Na prática, a ferramenta aponta falhas recorrentes em processos semelhantes de modo a determinar a raiz de cada problema.

Por esse motivo, quando o assunto é a detecção de falhas estratégicas, utilizar o Business Intelligence é uma escolha certeira.

4. Promova reuniões de monitoramento

Após estabelecidos os indicadores de performance utilizados no negócio, bem como coletados os pareceres analíticos oferecidos pelo Business Intelligence, todos os colaboradores envolvidos no projeto deverão se reunir.

A reunião servirá para que haja a comunicação da evolução das metas individuais e para que as falhas e os desvios encontrados tenham as suas possibilidades de solução discutidas. Tudo que for levantado e conversado na reunião deverá ser documentado e os registros deverão ser disponibilizados a todos.

5. Amplie os canais de comunicação

Além das reuniões e os seus respectivos registros disponibilizados, é interessante que a empresa também tenha um canal de comunicação interno que permita a troca de ideias e informações remotamente.

Para tanto, poderão ser utilizados chats, grupos de discussões, salas de bate-papo ou aplicativos para troca de mensagem, de preferência algum modelo adaptado especificamente para a realidade corporativa.

6. Mantenha a equipe focada

Por mais que seja essencial detectar falhas ou problemas no cronograma de atividades estipuladas, a equipe jamais poderá perder tempo se atendo às falhas pretéritas. Ou seja: se a entrega de um resultado atrasou, corrija o necessário e readapte a entrega o quanto antes. Jamais perca tempo demasiado com o que já passou.

Portanto, ao perceber que uma meta não foi cumprida como previsto ou no prazo estipulado, procure soluções para compensar os erros ou o tempo perdido, e organize mais uma vez a agenda do projeto.

7. Utilize o Gráfico de Gantt

O Gráfico de Gantt é uma estrutura amplamente utilizada no gerenciamento de projetos. Em síntese, podemos explicá-la como um diagrama que ilustra o progresso das etapas de um projeto. No gráfico os intervalos de tempo são ilustrados apontando o início e o final de cada etapa em barras coloridas na horizontal do gráfico.

Mas como o diagrama de Gantt pode auxiliar no monitoramento estratégico de projetos? — você pode se perguntar. A resposta é simples: ele funcionará como uma espécie de linha do tempo com representações didáticas das tarefas distribuídas entre os colaboradores, ou seja: trata-se de um esquema visual que aponta claramente a evolução da equipe e do projeto.

Com ele será possível controlar o progresso estratégico, e será muito mais fácil e ágil corrigir eventuais falhas ou atrasos de cronograma.

8. Saiba ajustar os imprevistos

Todo projeto está sujeito a enfrentar atrasos e problemas inesperados. Portanto, preparar-se para elas é imprescindível. A premissa maior deve ser: manter a calma e não perder o foco. Não fazer alarde nem perder tempo excessivo em discussões acerca dos desvios da agenda é essencial.

Além da avaliação constante dos indicadores de desempenho, dos dados coletados pelo Business Intelligence e da observância constante do diagrama de Gantt, você deverá se certificar de que todas essas estratégias estejam sempre alinhadas e sendo constantemente aprimoradas.

9. Foque nos resultados

Se estamos falando de monitoramento estratégico de projetos, você deve sempre avaliar as condições que envolvem o seu progresso e determinar especificamente onde deseja chegar. Quando se sabe exatamente quais são os resultados esperados fica muito mais fácil ajustar qualquer desajuste e alinhar as estratégias de cada frente do projeto.

Para isso, é importante que os seus objetivos sigam a regra SMART, ou seja, que atendam os cinco requisitos para um plano de ação inteligente, como a própria tradução da sigla já indica. A regra dita é que toda meta deve ser:

  • específica (do inglês specific);

  • mensurável;

  • atingível;

  • relevante;

  • temporal.

Em outras palavras: ao estabelecer objetivos, eles devem ser os mais precisos possíveis, passíveis de mensuração em números, realistas (atingíveis), relevantes para o propósito global da empresa e com prazo estabelecido para concretização.

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